Votre organisation a-t-elle efficacement coordonné et aligné les efforts des personnes impliquées dans la mobilité mondiale avec ceux des personnes responsables de l'acquisition des talents ? Ou bien vos équipes se sentent-elles isolées, avec des priorités et des conceptions différentes ?
Dans cet article, nous explorons six façons d'aider les organisations à harmoniser leurs équipes chargées de la mobilité internationale et du recrutement, notamment grâce aux les idées de Reda Belabed, GMS, responsable de la mobilité internationale et de l'immigration chez Honeywell et General Electric, et Sean Thrun, responsable des initiatives stratégiques chez WHR Global.
Si vous avez l'impression que vos équipes chargées de la mobilité internationale et de l'acquisition des talents ne travaillent pas pour atteindre les mêmes objectifs, vous n'êtes pas seul ! Heureusement, il existe plusieurs mesures faciles à prendre pour améliorer votre processus de mobilité des talents et faire en sorte que ces parties prenantes travaillent ensemble comme une équipe cohésive.
Lorsque les équipes chargées de la mobilité mondiale et de l'acquisition de talents travaillent ensemble, elles contribuent à garantir une stratégie plus cohérente de recherche, de relocalisation et d'intégration des talents sur les marchés internationaux. Cet alignement permet de rationaliser le processus de recrutement, de réduire les redondances et d'améliorer l'efficacité globale du déploiement des talents. Le partage des connaissances et la collaboration sur la stratégie permettent aux deux équipes de contribuer à une réponse plus efficace aux besoins mondiaux en matière de talents, de favoriser une meilleure prise de décision et d'améliorer la capacité de l'entreprise à attirer et à retenir les meilleurs talents dans le monde entier.
1. Distribuer des guides de relocalisation "Comment faire" à vos équipes de mobilité mondiale et d'acquisition de talents pour les sites principaux.
Travaillez avec votre société de gestion de la relocalisation (RMC) pour créer et distribuer des guides pratiques à vos équipes chargées de l'acquisition des talents et de la mobilité mondiale. Ces guides doivent comprendre les éléments essentiels à connaître pour les principaux sites de votre entreprise. Le guide doit inclure des éléments essentiels tels qu'une vue d'ensemble des politiques et des avantages liés à la relocalisation, des exigences légales et de conformité (comme les visas de travail et les implications fiscales), des considérations culturelles, des stratégies de gestion des coûts, des listes de contrôle logistiques et des protocoles de communication efficaces entre les équipes. En outre, il doit présenter les services d'aide aux employés, les mesures de performance, les initiatives en faveur de la diversité (le cas échéant), des informations sur le marché mondial des talents, les protocoles d'urgence, et inclure des exemples de réussite afin d'inspirer la collaboration et de rationaliser les processus de relocalisation et d'embauche sur plusieurs sites.
Par exemple :
Votre entreprise recrute régulièrement des cadres pour travailler dans votre centre d'excellence mondial aux Pays-Bas. Vos équipes demandent-elles à bénéficier de la décision néerlandaise de 30 % ?? Votre équipe chargée de l'acquisition des talents doit-elle s'assurer que chaque candidat satisfait aux exigences de la règle des 30 % avant de présenter l'offre d'emploi ? Par exemple, votre représentant chargé de l'acquisition des talents doit s'assurer que le candidat possède une expertise spécifique, qu'il est recruté à plus de 150 km de la frontière néerlandaise, etc.
En raison de la nature hautement spécialisée de votre activité, vous recrutez des candidats internes et externes pour un poste aux États-Unis. Votre équipe d'acquisition de talents est-elle familiarisée avec les types de visas américains, tels que le visa L-1 pour les transferts intra-entrepriseou le visa H-1B pour les professions spécialisées? Vos équipes d'acquisition de talents doivent connaître les exigences de base pour chaque type de visa avant d'essayer de trouver des talents étrangers.
Votre CMR doit fournir de manière proactive des conseils sur le niveau d'aide à la relocalisation nécessaire par pays pour vos principaux sites. Par exemple, ce Rapport de référence sur les services de destination 2023 indique le niveau minimum, moyen et recommandé d'aide à la destination par pays, par taille de famille et par niveau d'emploi. Le rapport indique également si les baux doivent être personnels ou d'entreprise, combien de temps il faut pour recevoir le remboursement d'un dépôt de garantie, et quels sont les éléments les plus difficiles à gérer.
2. Examiner les indicateurs de l'acquisition de talents, tels que le délai de recrutement (Time-To-Fill)
Malheureusement, l'acquisition de talents n'est pas seulement mesurée en fonction du volume/de la qualité des postes pourvus, mais surtout en fonction du délai de pourvoi, ce qui creuse souvent des écarts importants entre les besoins de l'organisation, l'expérience des candidats et la dure réalité de la conformité.
J'ai mis en œuvre un processus interfonctionnel d'évaluation préalable de ce que j'ai appelé l'"aptitude à l'embauche par les services d'immigration", lorsque la loi l'autorise. Là où il a été appliqué, je suis assez satisfait du niveau de partenariat qu'il a permis d'accroître entre les deux fonctions (et, en fin de compte, d'atténuer les risques de "mauvaises embauches"). Dans d'autres endroits, les réglementations en matière de protection des données et les pratiques d'emploi équitables semblent constituer des obstacles à la mise en œuvre. Il n'y a pas beaucoup de flexibilité en matière de travail et d'emploi, par le biais des comités d'entreprise et autres, et cela a vraiment été un défi.
L'un des remèdes sur lesquels nous nous sommes concentrés dans ces cas est l'augmentation (et la répétition) des sessions de formation et d'éducation avec les recruteurs pour les mettre au courant de "ce qu'ils doivent surveiller/comment identifier les signaux d'alarme" et revoir la stratégie de communication globale (jusqu'à l'acceptation de l'offre), pour permettre à toutes les parties prenantes de mieux comprendre les risques potentiels inhérents à l'embauche de candidats ayant un statut d'immigration et/ou des exigences et responsabilités de parrainage (y compris les coûts, les délais, les cycles de vie de l'immigration, ainsi que les stratégies de gestion des talents).
Je pense que nous progressons tous, mais il reste encore beaucoup de chemin à parcourir avant de pouvoir dire que nous sommes satisfaits du niveau de collaboration et de partenariat, avec un taux de satisfaction des candidats de 100 %, une amélioration de la métrique TTF et une évaluation satisfaisante de la conformité en matière d'immigration avant l'embauche.
3. Mettre en place des points de contrôle avant l'acceptation pour augmenter les taux de réussite
Comme indiqué plus haut, les programmes de mobilité peuvent considérablement augmenter les taux d'acceptation et de réussite des affectations en mettant en place divers points de contrôle préalables à l'acceptation.
- Pour garantir la conformité fiscale, il est important de faire appel aux services d'un cabinet fiscal réputé ayant de l'expérience dans le domaine de la relocalisation internationale. Outre les réunions d'information sur les pays pour les personnes affectées, ils peuvent fournir des conseils précieux aux équipes chargées de l'acquisition des talents. Au minimum, veillez à ce que vos équipes d'acquisition de talents soient familiarisées avec les concepts suivants d'assistance et de péréquation fiscaleset accords de totalisation. d'offrir des séances d'information sur la fiscalité avant l'acceptation à tous les candidats étrangers.
- Pour les briefings fiscaux spécifiques à un pays, les candidats doivent connaître leurs options avant d'accepter le poste, car tout malentendu peut augmenter considérablement le risque d'échec de la relocalisation ou de l'affectation. Les personnes affectées (en particulier celles qui occupent des postes de cadres ou de directeurs) peuvent avoir des portefeuilles d'investissement complexes composés d'actions, d'options d'achat d'actions, d'obligations, de biens immobiliers, de métaux précieux tels que l'or, etc. Les options dont dispose l'employé varient considérablement en fonction du lieu, de la nationalité et du type de relocalisation. type de transfert (transfert permanent, affectation à long terme, affectation à court terme, navette, voyage d'affaires).
- Comme indiqué ci-dessus à l'étape 2, essayez d'élaborer votre propre processus d'évaluation préalable interfonctionnel (ou guide d'aptitude à l'embauche en matière d'immigration) lorsque la loi l'autorise. Toutefois, vous devez être conscient des juridictions difficiles, telles que les États-Unis et l'Union européenne, comme l'explique Reda Belabed :
Des pays comme les États-Unis, où les questions peuvent se limiter à "avez-vous ou aurez-vous besoin d'un parrainage", et d'autres pays de l'UE, où le fait de demander des informations/données personnelles peut être considéré comme une IPI et comme un obstacle à des pratiques d'emploi équitables/à la discrimination à l'embauche. Des régions comme le Moyen-Orient (le CCG, en particulier) sont plus ouvertes à ces évaluations.
Les autorités qui ont une longue histoire de main-d'œuvre étrangère et diversifiée ont tendance à autoriser/promouvoir le recours à des contrôles d'employabilité basés sur les exigences de parrainage, mais aussi à préconiser une plus grande transparence en termes de « quotas ».
Ce n'est pas que les quotas nationaux soient une chose à tolérer, mais la transparence qui les entoure aide à déterminer à l'avance leur faisabilité, plutôt que de s'engager avec des candidats pendant les étapes de l'offre pour finalement découvrir que cela n'est peut-être pas possible.
D'un point de vue organisationnel, le processus est assez transparent et rationalisé.
4. Appels de pré-décision par l'intermédiaire de votre société de gestion de la relocalisation (RMC)
Votre équipe de mobilité mondiale et le CMR peuvent également choisir de mettre en place des appels de pré-décision. Dans le cadre de la gestion de la relocalisation, les appels de pré-décision permettent de s'assurer que le candidat comprend le package de relocalisation qu'il recevra. C'est également l'occasion de discuter des défis potentiels, tant personnels que financiers, que l'employé n'a peut-être pas envisagés.
Un programme de pré-décision peut également inclure une évaluation du candidat, une évaluation du logement, une pré-qualification hypothécaire et un voyage d'étude afin d'aider l'employé à prendre une décision éclairée et de réduire le risque d'échec de la relocalisation. Les informations recueillies lors des appels de pré-décision peuvent aider les recruteurs à présenter une image plus réaliste du poste et du lieu de travail, en veillant à ce que les candidats soient bien informés avant de s'engager.
C'est aussi l'occasion pour votre CMR de faire la promotion de votre entreprise et de vos avantages sociaux, et d'apaiser les inquiétudes éventuelles de l'employé ou de sa famille.
Les appels de pré-décision permettent également d'éviter les divergences ou les malentendus une fois que l'employé a accepté l'offre et entamé le processus de relocalisation. Par exemple, après l'appel de pré-décision, l'employé sait exactement quel package il recevra, quel sera le montant de chaque allocation de relocalisation, et plus encore. Il arrive souvent qu'il y ait un décalage entre l'offre de relocalisation proposée par un partenaire d'acquisition de talents ou de RH et l'offre de relocalisation effectivement mise en œuvre par le CMR. Il peut s'agir d'une erreur humaine ou d'une politique ancienne ou dépassée. Ces divergences peuvent être minimisées lorsque le CMR explique le programme de relocalisation avant la décision et le met en œuvre après l'acceptation.
Lorsque les candidats se sentent soutenus dès le début, ils sont plus susceptibles de vivre une expérience de relocation positive, ce qui se traduit par des taux de rétention plus élevés. Une approche collaborative entre le recrutement et la mobilité internationale contribue à favoriser ce soutien.
5. Optimisez votre SIRH pour une mobilité maximale des talents
Il est essentiel de tirer parti de la technologie et des données pour aligner la mobilité mondiale sur l'acquisition de talents.
Les systèmes intégrés peuvent fournir des informations en temps réel sur la disponibilité des talents, les coûts de relocalisation et les préférences des employés. Cette approche fondée sur les données permet de prendre de meilleures décisions et d'améliorer l'efficacité des processus de mobilité et de recrutement. Des outils tels que les systèmes de suivi des candidats (ATS) et les logiciels de gestion de la mobilité peuvent rationaliser les opérations et améliorer la communication entre les équipes.
Par exemple, dans ADP, votre organisation peut constituer et gérer un vivier de candidats prêts à déménager pour des postes à pourvoir. Cependant, votre organisation ne doit pas négliger les employés existants qui sont prêts à déménager pour un transfert au sein de l'entreprise. Les employés existants devraient déjà comprendre vos produits, vos services et vos attentes, réduisant ainsi les coûts d'embauche et de formation.
Selon l'étude comparative de la SHRM, le coût moyen de l'embauche d'un cadre est de 28 329 USD. Toutefois, de nombreux employeurs estiment que le coût total de l'embauche d'un nouveau salarié peut être trois à quatre fois supérieur au salaire du poste. Il s'agit d'une combinaison de coûts matériels, tels que les recruteurs, et de coûts immatériels, tels que le temps nécessaire aux chefs de service et aux responsables pour soutenir le processus d'embauche et de formation.
Une façon d'exploiter votre vivier de talents existant consiste à discuter avec votre service informatique de l'ajout de champs personnalisés, d'objets et de rapports à votre système HRIS. Cela permettrait aux employés actuels d'indiquer dans leur profil RH s'ils sont prêts à déménager pour occuper un nouveau poste. Dans les rapports personnalisés, vous pouvez ajouter des filtres pour restreindre votre vivier de talents aux employés très performants qui sont prêts à déménager, en combinaison avec les évaluations de performances passées déjà enregistrées dans le HRIS.
6. Organiser des sessions de formation régulières avec les équipes chargées de l'acquisition des talents
Des sessions de formation régulières avec vos équipes de recrutement permettent à chacun d'avoir accès aux mêmes systèmes, ressources et réponses aux questions fréquemment posées par les candidats avant et après leur acceptation. Les sessions de formation offrent également aux nouveaux membres de l'équipe de recrutement l'occasion d'en savoir plus sur les avantages liés à la mobilité dont bénéficient vos employés et de renforcer le message selon lequel toutes les équipes de recrutement doivent suivre les mêmes processus standardisés.
RMC organise régulièrement des sessions de formation avec les équipes chargées du recrutement et les parties prenantes concernées afin d'améliorer la mobilité des talents. Ces sessions de formation peuvent inclure :
- Sessions de formation sur site dispensées par le RMC pour les équipes chargées de la mobilité, de l'assistance technique et des ressources humaines. En fonction de l'ampleur de votre programme de mobilité, votre RMC peut dispenser ces sessions de formation gratuitement ou simplement demander à votre entreprise de prendre en charge les frais d'hôtel et de déplacement (en fonction de la distance et de la durée).
- Des sessions de formation virtuelles sous forme de webinaires organisées par le CMR.
- Formation spécifique à un pays ou à une région pour les sites clés de votre organisation ou les sites présentant des difficultés particulières.
- Les points de vue des fournisseurs de services de destination (DSP) et des agents de location sur les mises à jour du marché, les normes culturelles et les meilleures pratiques.
- Conseils de cabinets d'immigration sur les signaux d'alerte, les quotas, les délais estimés, les salaires minimums, les exigences en matière d'analyse du marché du travail, etc.
Nous avons obtenu des résultats significatifs dans la transition des structures régionales vers un programme mondial centralisé de mobilité professionnelle, grâce à l'organisation régulière de sessions de formation avec les responsables du recrutement.
Ces sessions se concentrent principalement sur les cartes de parcours et les considérations cruciales tout au long du processus.
En impliquant activement les acteurs régionaux de l'assistance technique dans les discussions sur les avantages de la mobilité et les résultats souhaités, nous avons constaté une augmentation notable de leur volonté d'adopter des processus standardisés.
6.5 Amélioration continue
Il est essentiel de créer une boucle de rétroaction continue entre la mobilité internationale et l'acquisition de talents afin d'affiner les processus et d'améliorer l'expérience des employés/candidats. Pour recueillir des informations précieuses, menez des enquêtes post-déménagement qui comprennent non seulement des questions sur la satisfaction globale et le soutien apporté par l'équipe de mobilité internationale, mais aussi sur le processus de recrutement et la manière dont les attentes en matière de mobilité ont été communiquées. Analysez ces commentaires afin d'identifier les problèmes courants, tels que le manque d'informations avant le déménagement et les éventuelles lacunes en matière de communication/soutien.
Sur la base des conclusions, affiner les politiques de relocalisation, améliorer les programmes de formation et renforcer l'accessibilité technologique des ressources de relocalisation. Réunir régulièrement les deux équipes pour discuter des idées et développer des initiatives qui améliorent l'expérience des employés, telles que des webinaires ou des sessions de questions-réponses. Mettre en place un soutien continu par le biais de contrôles à différents intervalles après la relocalisation afin de répondre à toutes les préoccupations. En partageant les améliorations apportées à partir des commentaires des employés, les organisations favorisent une culture d'amélioration continue, démontrant ainsi qu'elles accordent de l'importance à l'avis des employés, ce qui conduit finalement à une satisfaction et une fidélisation accrues des employés.
Les organisations peuvent favoriser la collaboration et améliorer l'efficacité de ces équipes :
- en distribuant des guides de déménagement
- examen des indicateurs de recrutement des talents
- mise en place de points de contrôle préalables à l'acceptation
- effectuer des appels préalables à la décision
- optimisation des systèmes SIHR
- organiser régulièrement des sessions de formation
La mise en place d'une coordination efficace permet de recruter rapidement et en toute conformité des employés spécialisés, de réduire les risques, d'améliorer les délais de recrutement et, au final, d'accroître la satisfaction globale des candidats et la conformité en matière d'immigration. Des efforts et des investissements continus dans la coordination de ces équipes contribueront à rationaliser et à améliorer le processus d'acquisition de talents.
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