Déménagement des employés 101

Tout ce que vous devez savoir

Qu'est-ce que la réinstallation des employés ?

La relocalisation d'un employé se produit lorsqu'une entreprise choisit de déplacer un employé, nouveau ou existant, d'un site à un autre, et lui offre souvent certains avantages pour faciliter le déménagement et le rendre plus abordable. Les raisons de la relocalisation d'un employé Il peut s'agir de l'ouverture d'un nouveau site, du pourvoi d'un poste vacant dans un autre site, de l'évolution de carrière, etc.

La relocalisation des employés, également connue sous le nom de mobilité mondiale et de relocalisation d'entreprise, est une tâche importante qui permet aux employeurs comme vous de rester compétitifs dans leur recherche des meilleurs talents. Le secteur de la relocalisation existe pour vous aider à gérer et à déplacer vos meilleurs et plus brillants talents là où ils doivent se trouver afin d'augmenter les performances personnelles et les revenus de l'entreprise.

Les avantages liés à la réinstallation comprennent souvent des conseils préalables à la prise de décision (par exemple, ce déménagement leur convient-il ?), une assistance au départ et à l'arrivée (par exemple, pour la vente d'une maison, la recherche d'un nouveau logement) et le déménagement des biens domestiques (qui peut se faire par location de camion, par van line ou par fret aérien). Cependant, vous pouvez choisir le niveau d'avantages dont bénéficiera chaque employé qui déménage en fonction de critères importants pour vous, comme le niveau d'emploi, le statut de propriétaire ou tout autre critère que vous jugez essentiel pour créer ce que nous appelons des politiques de relocalisation. Les politiques de relocalisation sont comme des flux de travail qui dictent ce que chaque employé recevra comme avantages, généralement en fonction du niveau.

Les mythes entourant la relocalisation Les mythes qui entourent la relocalisation sont nombreux, mais il n'est pas nécessaire d'être un expert ou de travailler pour une société de gestion de la relocalisation (RMC) pour comprendre ce qui se passe. tout comprendre. Le secteur évolue constamment en fonction des tendances actuelles et des meilleures pratiques sur le lieu de travail mondial, ce qui explique pourquoi les entreprises passent généralement un contrat avec une RMC pour gérer les relocalisations pour elles.

Historique de la relocalisation des employés

Le secteur de la relocalisation des employés s'est développé après la Seconde Guerre mondiale, à la suite de la montée en flèche des affaires et de l'augmentation des besoins en personnel dans tous les États-Unis. La demande s'est intensifiée dans les années 1960, les entreprises se développant pour aider les "transférés" qui, parfois, devaient se trouver dans un nouveau lieu avec très peu de préavis.

L'Employee Relocation Real Estate Advisory Council (ERREAC) (aujourd'hui le Worldwide ERC®) a été fondé en 1964 à Chicago pour répondre aux besoins croissants d'une nation qui déplaçait de plus en plus ses employés dans un souci de développement et de productivité accrue. Les années 1980 et 1990 ont vu l'apogée du volume de relocalisation, les entreprises continuant à se développer et relocalisant des milliers d'employés par an.

Après le tournant du siècle, et en raison de l'amélioration de la technologie et des coûts, l'activité de délocalisation s'est atténuée, mais elle restait un avantage important dans de nombreuses industries, en particulier dans le gouvernement américain. L'activité internationale s'est considérablement développée, avec des avantages considérables et la nécessité de fournir un service client extraordinaire à ceux qui sont prêts à accepter ces missions uniques.

Aujourd'hui, quarante-cinq pour cent des employeurs disent ne pas pouvoir trouver les compétences dont ils ont besoin. C'est pourquoi WHR Global aide ses clients à étendre leurs recherches d'emploi au-delà des régions locales, car la meilleure personne pour le poste n'est pas toujours dans votre ville.

Services de relocalisation des employés

Les services de réinstallation des employés, ou les avantages, sont généralement décrits dans une politique de réinstallation. Cela permet d'éviter les approximations dans le traitement de chaque réinstallation individuelle et d'assurer la cohérence de votre programme.

Pour les employés qui déménagent aux États-Unis, ces services peuvent inclure une combinaison des éléments suivants :

Pour les personnes qui s'installent à l'étranger, les services peuvent inclure une combinaison des éléments suivants :

Conformité fiscale internationale

Qu'il s'agisse d'une réinstallation internationale permanente ou d'une simple affectation de courte durée, toutes les dépenses liées à la réinstallation sont susceptibles de soulever des problèmes fiscaux dans les pays de départ et de destination. C'est pourquoi il est essentiel de surveiller l'exposition fiscale potentielle des remboursements de la réinstallation afin de pouvoir remplir des déclarations d'impôts précises dans l'ancien et le nouveau pays.

Les citoyens américains sont tenus de déclarer l'impôt sur leur revenu global, quel que soit le lieu où il a été gagné, en plus des déclarations fiscales requises dans le pays d'affectation. Lorsqu'un employé est transféré hors des États-Unis, il doit toujours remplir une déclaration de revenus fédérale américaine. Toutefois, les États-Unis accordent un crédit d'impôt étranger qui peut être appliqué à la déclaration de l'employé, ce qui signifie que le montant dû aux États-Unis peut être nul ou négligeable, mais que l'employé doit quand même remplir une déclaration.

Il est fortement conseillé à l'employeur de prévoir une péréquation fiscale pour les employés qui s'installent à l'étranger. Cela permet aux employés de payer des impôts comme ils le feraient dans leur pays d'origine, la différence étant couverte par l'employeur.

Élaboration d'une politique de relocalisation

Maintenant que vous en savez un peu plus sur le secteur de la relocalisation, vous pouvez commencer à réfléchir à la manière de structurer ces politiques de relocalisation. Deux des approches les plus courantes pour créer des politiques de relocalisation réussies sont l'approche à plusieurs niveaux et l'approche à la carte.

L'approche par paliers

Une politique à plusieurs niveaux donne à l'entreprise la possibilité de choisir facilement quel employé recevra quel ensemble d'avantages. Nos recherches indiquent qu'il y a en moyenne quatre niveaux dans une politique de relocalisation. Cela permet une variation suffisante entre chaque ensemble d'avantages sans créer trop de complexité pour l'administration.

Si une politique à plusieurs niveaux permet à une entreprise d'être sélective quant aux avantages offerts et à qui, certains avantages peuvent être offerts à tous les paquets. Par exemple, un déménagement d'articles ménagers peut être offert à tous les employés qui déménagent, mais seuls certains employés peuvent bénéficier d'un avantage lié à la vente de maisons. Vous devrez déterminer quels avantages sont les plus pertinents pour vos différents niveaux d'employés.

Les entreprises utilisent également des niveaux de police pour garder un œil sur les coûts de réinstallation. Certaines entreprises offrent des avantages liés à la vente de maisons à tous les propriétaires qui déménagent, tandis que d'autres préfèrent limiter cette offre aux employés de haut niveau, car la vente de maisons est l'un des avantages les plus coûteux et les plus complexes (mais néanmoins utiles) que vous puissiez offrir.

Construire vos paliers

Les compagnies utilisent plusieurs facteurs différents lorsqu'elles créent une police à plusieurs niveaux. En fait, la plupart des entreprises utilisent plusieurs facteurs. Le critère le plus courant pour déterminer l'indemnité de réinstallation d'un employé est le niveau d'emploi. Ce critère est en grande partie lié à la rareté de l'ensemble des compétences requises et à l'impact que la personne aura sur l'organisation dans son nouveau rôle. Le deuxième facteur le plus courant est le statut de propriétaire, car les coûts et les délais de déménagement des locataires et des propriétaires diffèrent systématiquement.

L'approche à la carte

Une autre approche consiste à utiliser une politique à la carte, ou menu, plutôt qu'une politique à plusieurs niveaux. Cette approche est idéale pour les entreprises qui souhaitent être extrêmement sélectives quant aux avantages accordés sur une base individuelle.

Avantages du bâtiment à la carte

Le choix des avantages à offrir est laissé à votre discrétion pour chaque réinstallation et peut être basé sur la nécessité pour l'employé de déménager, la distance à parcourir ou simplement le budget.

Les salariés eux-mêmes peuvent également être chargés de décider des avantages dont ils bénéficient. L'entreprise peut offrir à un employé un montant forfaitaire spécifique ou utiliser un système de "points". L'employé peut alors déterminer, en fonction des dollars ou des points reçus, les avantages qu'il souhaite obtenir de l'employeur et ceux qu'il souhaite gérer lui-même.

La culture de votre entreprise, les stratégies de développement des talents et bien d'autres éléments encore doivent être pris en considération lorsque vous décidez de l'élaboration de votre politique de relocalisation des employés. Offrir trop d'avantages peut s'avérer coûteux pour votre entreprise, tandis que ne pas en offrir assez peut avoir un impact négatif sur le recrutement et la fidélisation de vos employés.

Pourquoi vous devriez externaliser vos efforts de relocalisation des employés

À l'époque où les volumes étaient faibles, les professionnels des ressources humaines pouvaient aisément gérer la relocalisation de quelques employés clés sans l'aide d'un spécialiste. Ces déménagements pouvaient prendre la forme d'une somme forfaitaire généreuse et d'un accès à un transporteur de biens ménagers privilégié, mais si cela fonctionnait dans le passé, les meilleures pratiques en matière de relocalisation et le secteur de la main-d'œuvre lui-même ont considérablement changé.

Afin de trouver les meilleurs talents pour le poste, il est devenu essentiel pour les entreprises de disposer d'un programme de relocalisation internationale qui respecte les meilleures pratiques actuelles tout en restant à jour sur les exigences fiscales et juridiques.

Créer et gérer avec succès un programme de relocalisation qui soit compétitif sur le marché mondial actuel est une tâche exigeante qui nécessite plus de temps et de compréhension que jamais auparavant, ce qui explique pourquoi les départements RH externalisent traditionnellement le processus de relocalisation. L'utilisation d'un CMR allège le fardeau de répondre à la demande de talents de haut niveau en offrant ces avantages fondamentaux :

  1. Accès à des experts en relocalisation bien informés
  2. Vous disposez de plus de temps pour vous consacrer à vos autres tâches professionnelles.
  3. Connexion à un vaste réseau de tiers, à des tarifs réduits, pour des services tels que la recherche de logement, le logement temporaire et le déménagement d'articles ménagers.
  4. La possibilité de comparer votre programme de relocalisation avec celui d'autres clients afin de garantir les meilleures pratiques et la compétitivité pour les meilleurs talents.
  5. Des économies accrues grâce à l'utilisation de tiers à prix réduit et à des avantages fiscaux.
  6. Accès à une technologie dédiée à la relocalisation pour que votre programme fonctionne de manière optimale

Pour mieux comprendre les avantages de confier votre programme de relocalisation à un expert en relocalisation comme WHR Global, consultez nos 7 avantages de l'externalisation de votre programme de relocalisation.

Choisir un fournisseur de services de relocalisation des employés

Avant même de commencer à chercher une société de relocalisation des employés, vous et les autres décideurs de votre entreprise devez définir ce que vous recherchez le plus chez un fournisseur.

Dressez une liste de vos principaux désirs et besoins, et tenez-vous-en à cette liste tout au long de votre processus de sélection. Commencez par considérer votre propre entreprise : Le coût est-il le principal facteur de motivation de votre entreprise ? Est-ce la satisfaction du service ? Est-ce les deux, ou quelque chose d'autre, comme la structure de gestion du CMR ou ses années d'expérience ?

Prenez également en considération la taille de votre entreprise et le nombre prévu de déménagements par an. Les PMR peuvent compter des milliers d'employés répartis sur plusieurs continents ou des entreprises regroupées dans un seul bureau afin de rationaliser la livraison et les communications. Voulez-vous être un petit poisson dans un grand étang, ou avez-vous besoin d'être un grand poisson dans un petit étang ? Allez au cœur de ce que votre entreprise apprécie le plus chez un fournisseur.

Pour vous aider à démarrer, voici quelques éléments importants à rechercher lors de la sélection d'un CMR :

  1. Si le CMR fonctionne comme un fournisseur de plus pour votre entreprise ou comme un partenaire dans vos efforts de relocalisation.
  2. La capacité du CMR à rester flexible et à s'adapter aux changements au fur et à mesure que votre entreprise ou les besoins de vos employés évoluent.
  3. Des efforts pour se surpasser en matière de service à la clientèle, car il est plus coûteux d'embaucher un nouvel employé que de déplacer un employé exceptionnel.
  4. La capacité de combiner les efforts de service à la clientèle avec les initiatives de réduction des coûts pour justifier les dépenses d'une ressource aussi importante pour vos employés.
  5. Expérience de la gestion de la chaîne d'approvisionnement, car les PMR utilisent leur propre réseau de fournisseurs sur le terrain pour des tâches telles que les visites d'appartements, le transport d'animaux domestiques et la formation linguistique de vos employés.

Pour plus d'aide dans le choix d'un fournisseur de services de relocalisation, consultez ces 8 éléments à rechercher chez un fournisseur de services de relocalisation.

Expérience de l'employeur en matière de relocalisation

Lorsque vous externalisez votre programme de réinstallation, votre CMR vous attribuera un gestionnaire de compte. Cette personne est votre interlocuteur privilégié pour la gestion du programme, le suivi de la performance du service et la consultation et l'analyse comparative continues des politiques. Le fait d'avoir ce point de contact plein de ressources et bien informé est l'un des éléments les plus importants d'un programme de réinstallation réussi.

Les responsabilités de votre gestionnaire de compte peuvent inclure :

  1. Suivi des comptes et assurance qualité
  2. Connaissance des meilleures pratiques, des tendances, de la fiscalité et de la législation du secteur.
  3. Réunions mensuelles, trimestrielles et annuelles avec les clients
  4. Reporting
  5. Conseil en politique
  6. Analyse comparative des politiques
  7. Surveillance par un tiers (par exemple, l'agent immobilier des employés ou le déménageur des biens domestiques)

Vous pouvez vous attendre à ce que votre gestionnaire de compte vous fournisse des mises à jour régulières sur les employés VIP/les cadres qui déménagent, les demandes d'exception à votre politique (par exemple, un employé qui a besoin d'un mois de stockage supplémentaire) et vous aide à coordonner des rapports personnalisés.

Leur principal objectif est d'être proactifs et de travailler dans votre meilleur intérêt tout au long de l'expérience de relocalisation.

L'expérience des employés en matière de réinstallation

Les employés transférés se voient attribuer un conseiller en réinstallation qui les aide à expliquer, gérer et fournir tous les services reçus dans le cadre de la politique de l'employeur. Ce conseiller est le principal point de contact de l'employé transféré tout au long du cycle de vie de la réinstallation, et son objectif principal est de fournir des conseils cohérents sur la politique, de connaître le programme et de s'assurer que tous les services et les délais sont gérés à la satisfaction de l'employé et des exigences du contrat. En s'appuyant sur la technologie de la relocalisation, les conseillers sont guidés dans toutes les tâches à accomplir, de l'aide à la commercialisation du logement à la recherche d'un logement, en passant par l'aide à la recherche d'un emploi pour votre conjoint dans le nouveau lieu de travail.

 

Première expérience

L'expérience de la réinstallation proprement dite commence après que vous ayez autorisé la réinstallation d'un employé, généralement par le biais de la technologie du CMR ou par courriel. Dans les 24 heures, le conseiller désigné contactera l'employé, se présentera comme le principal point de contact et fixera un moment pour un premier appel téléphonique approfondi.

Au cours de cet appel, le conseiller procède à une évaluation des besoins de l'employé et/ou de sa famille tout en expliquant tous les services admissibles. C'est l'occasion pour le conseiller d'aligner les attentes de l'employé sur votre politique, par exemple :

  • Aide à la vente ou à la location d'un logement
  • Marketing et recherche de logement
  • Processus de déménagement des biens ménagers, que ce soit par la location d'un camion, par une société de transport à service complet ou par un transporteur international de marchandises.
  • Aperçu des services à destination, y compris l'entreposage, le logement temporaire et la formation linguistique
  • Financement final par fonds propres, le cas échéant
  • Dépenses éligibles à un remboursement ou à une exonération fiscale

Après le premier appel téléphonique, le conseiller s'assure que toutes les informations sont stockées et sécurisées dans la technologie de relocalisation afin de conduire le processus jusqu'à la clôture du dernier service.

Expérience en cours

Tout au long de la réinstallation, le conseiller coordonne chaque service en tant que défenseur de l'employé, en fixant des rendez-vous, en confirmant les mises à jour du statut et en s'assurant qu'il fournit des mises à jour cohérentes et opportunes sur chaque service en cours de route, par exemple :

  • Trouver un logement temporaire
  • Réservation d'un agent immobilier ou de location
  • Recherche d'évaluateurs et d'inspecteurs immobiliers
  • Réserver et superviser l'équipe de transport des biens ménagers et des marchandises.

Technologie de relocalisation

Technologie du CMR

La plupart des PMR travaillent à partir d'une certaine forme de technologie spécifique à la relocalisation. Il peut s'agir de quelque chose que leurs propres développeurs ont créé, ou de produits prêts à l'emploi disponibles à l'achat, qui sont ensuite adaptés à la marque du CMR.

Le conseiller en relocalisation de l'employé travaille à partir de la technologie, qui déclenche généralement des actions pour chaque service autorisé. Qu'il s'agisse de l'aide à la commercialisation ou des services au conjoint/partenaire, chaque élément est mis en correspondance avec les points de contact et les déclencheurs du système afin de garantir un suivi cohérent de la part du conseiller.

Gardez à l'esprit que la technologie de votre CMR ne doit pas se substituer à une communication régulière et cohérente avec l'employé. Elle doit plutôt permettre une approche proactive du service plutôt que de réagir aux besoins, aux désirs ou aux préoccupations de l'employé. Le facteur sous-jacent de toute technologie de réinstallation est de conduire les services assignés et de fournir des résultats qui évitent les faux pas ou les retards avant qu'ils ne se produisent.

Technologie pour les employeurs

Vous et tout autre membre de votre équipe de gestion de la relocalisation devez bénéficier d'un accès sécurisé à une technologie client personnalisée. Cette technologie permettra d'accéder à des fonctionnalités telles que :

  • Outil d'autorisation de relocalisation
  • Historique des factures
  • Outil d'estimation des coûts de déménagement
  • Rapports en temps réel
  • Vue d'ensemble de tous les déménagements avec possibilité d'analyse détaillée
  • Taux de satisfaction des employés
  • Autorisations à ce jour et par type de police
Technologie pour les employés
Les employés ont généralement accès à leur propre technologie de relocalisation. Cet accès est personnalisé pour ne présenter que les services qui leur sont accessibles. Les employés peuvent s'attendre à ce que leur accès à la technologie de relocalisation leur offre les avantages suivants :

  • Résumé de tous les services assignés
  • Calendrier des événements et des tâches à accomplir
  • Outil de gestion des dépenses permettant de soumettre les reçus de voyage applicables et d'en assurer le suivi en vue du remboursement.
  • Formulaires numériques et documents importants pour leur déménagement
  • Les coordonnées de leur conseiller
  • Les coordonnées des tiers désignés, tels que leur agent immobilier ou leur évaluateur.
  • Une expérience conviviale pour les mobiles

Structure des coûts de relocalisation et transparence

Nous sommes convaincus que votre entreprise a été structurée pour générer des revenus, mais comment fait-on de l'argent dans le cadre d'une délocalisation ?

Il ne devrait jamais y avoir de surprise lorsque vous examinez une facture de relocalisation, c'est pourquoi nous avons créé cette liste de frais courants pour vous aider à mieux comprendre et à négocier un contrat raisonnable pour les services de relocalisation. Bien que les frais varient d'une entreprise à l'autre, ils sont, en général, similaires dans tous les CMR.

Frais de service : Coûts facturés par un PMR pour l'administration globale du programme, y compris les salaires, les frais généraux et les bénéfices.
Commissions de recommandation : Revenus perçus par vous ou par le PCGR pour des tâches telles que la recherche d'un agent immobilier ou d'un transporteur spécialisé dans la relocalisation d'entreprises.
Frais fixes : Généralement présents dans les contrats gouvernementaux, ce type de frais reflète les coûts d'exploitation prévus lors de la revente de la propriété et comprend les coûts liés au déménagement.
Frais de non-conformité : Frais supplémentaires qui peuvent être facturés lorsqu'une propriété ne répond pas aux stipulations de votre politique de réinstallation ou du contrat du CMR.
Autres frais : Frais de reprise, d'annulation ou de prolongation de la durée du marché.

La transparence est un élément clé pour comprendre comment la chaîne d'approvisionnement tierce est rémunérée pour les services liés au déménagement de vos employés.

Étude de référence sur la mobilité mondiale

Guide des avantages de la vente à domicile

Boîte à outils Relo

Comparaison de référence en matière de relocalisation

Générateur de demande de proposition de relocalisation

Concepteur de la politique intérieure des États-Unis

Estimateur de coûts de relocalisation aux États-Unis

Livres blancs

Lettre type de relocalisation aux États-Unis

Modèle de lettre de relocalisation internationale

Exemples de grilles de politique de relogement

Vous êtes prêt à en savoir plus sur la façon dont nous pouvons vous aider avec vos services de relocalisation ?