Tout ce que vous devez savoir
Employee
Déménagement 101
Employee relocation occurs when a company chooses to move a new or existing employee from one location to another. This can include across the US or across the world! The reasons for relocating an employee have benefits for both the employer and employee including taking on a new role, support business expansion, or enhancing operational efficiencies. The relocation process typically encompasses various logistical, financial, and personal aspects, including arranging housing, covering moving expenses, and providing support to help employees and their families adapt to their new environment.
Employee Relocation 101 provides valuable information and resources for both U.S. Domestic and International assignments:
Qu'est-ce que la réinstallation des employés ?
Employee relocation, also known as global mobility and corporate relocation services, is an important task that allows employers like you to remain competitive in your search for top talent. Understanding the fundamentals of employee relocation is crucial for organizations aiming to retain talent and ensure a smooth transition for their workforce. The relocation industry exists to help you manage and move your best and brightest talent to wherever they need to be in order to increase personal performance and company revenue.
Typical benefits offered to employees for relocation (may differ if move is the move is U.S. Domestic or International) and often include:
Conseil pré-décisionnel
Helps employees assess and plan for a potential relocation by providing information and guidance on feasibility, impact, and logistics of moving
Services de départ
These can include property vacating services such as
selling a home, renting,
termination of a lease
or purchasing a new home
Déménagement d'articles ménagers
Assistance for household goods moves can be via a rental truck (self-move), van line, or air freight (typically for international assignments)
Services de destination
Services include
Area Orientation,
Logement temporaire
and Settling-In Services
What is a Relocation Policy and why do I need one?
A relocation policy is a set of guidelines and procedures that a company establishes to manage and support the process of moving an employee from one location to another or on a temporary assignment overseas. It outlines what is covered and provided by the company, including financial support, services offered, and responsibilities of both the employer and employee during the relocation.
Essentially, a relocation policy is like a workflow that dictates what each employee will receive for benefits, typically based on what are commonly known as “tiers.” Tiers determine the level of benefits each relocating employee will receive based on criteria important to you, such as employment level (manager/executive), homeowner status (owner/renter), or any other criteria you deem critical.
A well written relocation policy provides consistency in your program, clarity as to what the employee can expect, and helps manage and control relocation expenses.
Visit our Relocation Toolbox for a wealth of information to help get your relocation program on the right track!
What are typical Employee Relocation Services?
Employee relocation services, or benefits, are typically outlined in a relocation policy.
This takes the guesswork out of handling each individual relocation and allows consistency within your program.
Services and policy tier typically differ for those employees who are relocating domestically or internationally.
Services de relocalisation aux États-Unis
For employees relocating within the U.S., services might include a combination of 7 categories (based on the policy tier):
1) Employee Counseling
-
- Initial Consultation
- Policy/Benefits Review
- Needs Assessment
2) Household Goods
-
- Movement of Household Goods
- Storage (SIT/Long Term)
- Automobile Transportation
- Transport des animaux
- Claims Administration
3) Home Sale
-
- Home Marketing Assistance
- Option de valeur pour l'acheteur (OVB)
- Guaranteed Buy Out (GBO)
- Remboursement direct
4) Home Finding
-
- Rental Assistance
- Achat du logement
- Assistance hypothécaire
5) Destination Services
-
- Preview Trip
- Orientation de la zone
- Logement temporaire
- School Search
- Spouse/Partner Assistance
- Settling In Assistance
6) Quality
-
- In Process Surveys
- Overall Satisfaction Surveys
7) Financial
-
- Gestion des exceptions
- Expense Management
Curious how industry specific relocation services compare?
Services de relocalisation internationale
For employees relocating internationally, services might include a combination of 7 categories (based on the policy tier):
1) Employee Counseling
-
- Initial Consultation
- Policy/Benefits Review
- Needs Assessment
- Immigration Assistance
- Language Training
- Cultural Training
- On Assignment Support
2) Household Goods
-
- Movement of Household Goods
- Storage (SIT/Long Term)
- Freight Forwarding/Customs Assistance
- Transport des animaux
- Claims Administration
3) Home Sale
-
- Home Marketing Assistance
- Buyer Value Option (BVO – US Only)
- Guaranteed Buy Out (GBO – US Only)
- Property/Tenancy Management
- Lease Cancellation Assistance
4) Home Finding
-
- Rental Assistance
- Achat du logement
- Assistance hypothécaire
- Closing/Title Assistance
5) Destination Services
-
- Preview Trip
- Orientation de la zone
- Logement temporaire
- School Search
- Spouse/Partner Assistance
- Settling In Assistance
- Furniture Rental
- Home Leave
- Services de départ
6) Quality
-
- In Process Surveys
- Overall Satisfaction Surveys
7) Financial
-
- Gestion des exceptions
- Expense Management
- Lump Sum Assistance
Curious how industry specific relocation services compare?
Ressources pour la relocalisation
Étude de référence sur la mobilité mondiale
Guide des avantages de la vente à domicile
Boîte à outils de la relocalisation
Générateur de demande de proposition de relocalisation
Concepteur de la politique intérieure des États-Unis
Estimateur de coûts de relocalisation aux États-Unis
Lettre type de relocalisation aux États-Unis
Modèle de lettre de relocalisation internationale
What to expect from your Relocation Management Company?
When partnering with a relocation service provider (RMC), companies should expect comprehensive support that includes expert guidance on polices, best practices, and compliance, while offering customized services designed to meet the individual needs of your relocating employees. A reliable RMC will facilitate a seamless relocation by managing everything from household goods transportation to home sale, destination, and settling-in services, ensuring your employees have a positive experience throughout the relocation process.
Relocation Management Team
and Employer
Lorsque vous externalisez votre programme de réinstallation, votre CMR vous attribuera un gestionnaire de compte. Cette personne est votre interlocuteur privilégié pour la gestion du programme, le suivi de la performance du service et la consultation et l'analyse comparative continues des politiques. Le fait d'avoir ce point de contact plein de ressources et bien informé est l'un des éléments les plus importants d'un programme de réinstallation réussi.
Les responsabilités de votre gestionnaire de compte peuvent inclure :
-
- Suivi des comptes et assurance qualité
- Connaissance des meilleures pratiques, des tendances, de la fiscalité et de la législation du secteur.
- Réunions mensuelles, trimestrielles et annuelles avec les clients
- Reporting
- Conseil en politique
- Analyse comparative des politiques
- Third-party oversight (e.g., employees’ real estate agent or household goods mover)
You can expect your account manager to provide regular updates on VIP employees/relocating executives, exception requests to your policy (e.g., an employee needing an extra month of storage), and help coordinate custom reports.
Their main goal is to be proactive and work in your best interest throughout your relationship with the RMC.
Ready to learn how WHR Global can partner with you?
Relocation Management Team
and Transferring Employee
Relocating employees are assigned a relocation counselor to help explain, manage, and deliver all services being received as part of the employer’s policy. This relocation counselor serves as the transferring employee’s main point of contact throughout the lifecycle of the relocation, and their main goal is to provide consistent policy guidance, program knowledge, and to ensure that all services and timelines are managed to the satisfaction of the employee plus contract requirements. Leveraging relocation technology, counselors are guided through all outstanding tasks and deliverables from home marketing assistance to home-finding to helping your significant other find employment in the new location.
The relocation experience itself begins after you authorize an employee for a relocation—usually through the RMC’s technology or by email. Within 24 hours, the assigned relocation counselor will reach out to the employee, introduce themselves as the main point of contact, and schedule a time for an in-depth initial phone call.
Initial Employee Communication
Au cours de cet appel, le conseiller procède à une évaluation des besoins de l'employé et/ou de sa famille tout en expliquant tous les services admissibles. C'est l'occasion pour le conseiller d'aligner les attentes de l'employé sur votre politique, par exemple :
- Aide à la vente ou à la location d'un logement
- Marketing et recherche de logement
- Processus de déménagement des biens ménagers, que ce soit par la location d'un camion, par une société de transport à service complet ou par un transporteur international de marchandises.
- Aperçu des services à destination, y compris l'entreposage, le logement temporaire et la formation linguistique
- Financement final par fonds propres, le cas échéant
- Dépenses éligibles à un remboursement ou à une exonération fiscale
Après le premier appel téléphonique, le conseiller s'assure que toutes les informations sont stockées et sécurisées dans la technologie de relocalisation afin de conduire le processus jusqu'à la clôture du dernier service.
Ongoing Employee Support
Throughout the relocation process, the Relocation Counselor coordinates each service as the employee’s advocate, setting appointments, confirming status updates, and ensuring they provide consistent and timely updates on each service along the way, such as:
- Trouver un logement temporaire
- Réservation d'un agent immobilier ou de location
- Recherche d'évaluateurs et d'inspecteurs immobiliers
- Réserver et superviser l'équipe de transport des biens ménagers et des marchandises.
At the completion of service, your employee will have the opportunity to rate their satisfaction with the process, relocation counselor, and any third-party service providers. This process helps the RMC with maintaining quality standards and ensuring your employee has a positive relocation experience.
There are a lot of terms and jargon associated with employee relocation. We have assembled a comprehensive glossary with over 165 employee relocation and assignment management terms! See our Global Mobility Glossary.
What challenges are presented
in Employee Relocation?
Whether domestic or international, can relocation present several challenges for employees and employers.
Relocation Myths
The myths surrounding relocation are vast, however you are not required to be an expert or work for a Relocation Management Company, (RMC), to understand everything.
The relocation industry is constantly changing based on current trends and best practices in the global workplace, which is why companies typically contract with an RMC like WHR to manage relocations for them.
What kinds of costs are involved in managing an Employee Relocation?
Relocation costs should be transparent. There should never be a surprise when you review a relocation invoice, which is why we have created this list of common fees to help you better understand and negotiate a reasonable contract for relocation services.
While fees vary from company to company, they are, in general, similar across all Relocation Managment Companies (RMCs). Costs charged by an RMC for overall program administration, including salaries, overhead, and profit.
Transparency in these costs is crucial to ensure that you understand what is being charged and why, helping you to avoid unexpected expenses and maintain a cost-effective relocation program.
Frais de service
Service fees are the actual fees for the actual services provided to the employee either directly by the RMC or a 3rd party provider. (i.e., Temporary Housing Provider or Destination Services Provider)
Frais d'orientation
Revenu reçu par vous ou par le CMR pour des tâches telles que la recherche d'un agent immobilier ou d'une société de transport spécialisée dans la relocalisation d'entreprises.
Frais fixes
Ce type de frais, que l'on trouve généralement dans les contrats gouvernementaux, reflète les coûts d'exploitation prévus lors de la revente de la propriété et comprend les coûts liés à l'entretien du déménagement.
Frais de non-conformité
Frais supplémentaires qui peuvent être facturés lorsqu'une propriété ne répond pas aux stipulations de votre politique de réinstallation ou du contrat du CMR.
Autres frais
Frais de reprise, d'annulation ou de prolongation de la durée du marché.
Méthodologie de fixation des prix de WHR Global
Are International Relocation Policies tax compliant?
Regardless of whether an international relocation is permanent or simply a short-term assignment, all relocation-related expenses will likely raise tax issues in both departure and destination countries. This is why it is critical that the potential tax exposure from relocation reimbursements be monitored so that accurate tax returns can be filed in both the old and new country locations.
Les citoyens américains sont tenus de déclarer l'impôt sur leur revenu global, quel que soit le lieu où il a été gagné, en plus des déclarations fiscales requises dans le pays d'affectation. Lorsqu'un employé est transféré hors des États-Unis, il doit toujours remplir une déclaration de revenus fédérale américaine. Toutefois, les États-Unis accordent un crédit d'impôt étranger qui peut être appliqué à la déclaration de l'employé, ce qui signifie que le montant dû aux États-Unis peut être nul ou négligeable, mais que l'employé doit quand même remplir une déclaration.
It is strongly suggested that the employer provides tax equalization for employees relocating internationally. This allows employees to pay taxes as they would in their original country, with you covering the difference.
Your RMC will work with you, your preferred tax provider, and employees to assist with maintaining a tax compliant relocation program.
Questions fréquemment posées et autres
Comment élaborer une politique de relocalisation ?
Maintenant que vous en savez un peu plus sur le secteur de la relocalisation, vous pouvez commencer à réfléchir à la manière de structurer ces politiques de relocalisation. Deux des approches les plus courantes pour créer des politiques de relocalisation réussies sont l'approche à plusieurs niveaux et l'approche à la carte.
L'approche par paliers
Une politique à plusieurs niveaux donne à l'entreprise la possibilité de choisir facilement quel employé recevra quel ensemble d'avantages. Nos recherches indiquent qu'il y a en moyenne quatre niveaux dans une politique de relocalisation. Cela permet une variation suffisante entre chaque ensemble d'avantages sans créer trop de complexité pour l'administration.
While a tiered policy gives the ability for a company to be selective regarding which benefits are offered and to whom, some benefits may be offered to all packages. For instance, a household goods move may be offered to all relocating employees, but only certain employees might receive a home sale benefit. You will need to consider which benefits make the most sense for your different levels of employees.
Companies also use policy tiers to keep an eye on relocation costs. Some companies offer home sale benefits to all relocating homeowners while others prefer to restrict that offering to higher-level employees, as home sale is one of the most expensive and complex (yet helpful) benefits you can offer.
Construire vos paliers
There are several different factors companies use when creating a tiered policy. In fact, most companies use multiple factors. The most common criteria for determining an employee’s relocation benefit is job level. This is largely tied into the rarity of the skill set required and impact the individual will make to the organization in the new role. The next most common factor is homeowner status, as the costs and timeline to move renters versus homeowners consistently differ.
L'approche à la carte
Une autre approche consiste à utiliser une politique à la carte, ou menu, plutôt qu'une politique à plusieurs niveaux. Cette approche est idéale pour les entreprises qui souhaitent être extrêmement sélectives quant aux avantages accordés sur une base individuelle.
Avantages du bâtiment à la carte
The discretion used in deciding which benefits to offer are up to you for each relocation. This can be based on the need for the employee to relocate, the distance in which the employee is moving, or simply based on budget.
The employees themselves can also be in charge of deciding which benefits they receive. The company may offer an employee a specific lump sum amount or use a “points” system. The employee can then determine, based on the dollars or points being received, which benefits they would like provided by the employer versus what the employee would like to manage on their own.
Your company’s culture, talent development strategies, and much more need to be taken into consideration when you’re deciding how to develop your employee relocation policy. Offering too many benefits can prove costly to your organization, while not offering enough can negatively impact your success in recruiting and retaining your employees.
Pourquoi devrais-je externaliser la relocalisation de mes employés ?
À l'époque où les volumes étaient faibles, les professionnels des ressources humaines pouvaient aisément gérer la relocalisation de quelques employés clés sans l'aide d'un spécialiste. Ces déménagements pouvaient prendre la forme d'une somme forfaitaire généreuse et d'un accès à un transporteur de biens ménagers privilégié, mais si cela fonctionnait dans le passé, les meilleures pratiques en matière de relocalisation et le secteur de la main-d'œuvre lui-même ont considérablement changé.
Afin de trouver les meilleurs talents pour le poste, il est devenu essentiel pour les entreprises de disposer d'un programme de relocalisation internationale qui respecte les meilleures pratiques actuelles tout en restant à jour sur les exigences fiscales et juridiques.
Créer et gérer avec succès un programme de relocalisation qui soit compétitif sur le marché mondial actuel est une tâche exigeante qui nécessite plus de temps et de compréhension que jamais auparavant, ce qui explique pourquoi les départements RH externalisent traditionnellement le processus de relocalisation. L'utilisation d'un CMR allège le fardeau de répondre à la demande de talents de haut niveau en offrant ces avantages fondamentaux :
- Accès à des experts en relocalisation bien informés
- Vous disposez de plus de temps pour vous consacrer à vos autres tâches professionnelles.
- Connexion à un vaste réseau de tiers, à des tarifs réduits, pour des services tels que la recherche de logement, le logement temporaire et le déménagement d'articles ménagers.
- La possibilité de comparer votre programme de relocalisation avec celui d'autres clients afin de garantir les meilleures pratiques et la compétitivité pour les meilleurs talents.
- Des économies accrues grâce à l'utilisation de tiers à prix réduit et à des avantages fiscaux.
- Accès à une technologie dédiée à la relocalisation pour que votre programme fonctionne de manière optimale
Pour mieux comprendre les avantages de confier votre programme de relocalisation à un expert en relocalisation comme WHR Global, consultez nos 7 avantages de l'externalisation de votre programme de relocalisation.
Comment choisir un fournisseur de services de relocalisation des employés ?
Avant même de commencer à chercher une société de relocalisation des employés, vous et les autres décideurs de votre entreprise devez définir ce que vous recherchez le plus chez un fournisseur.
Dressez une liste de vos principaux désirs et besoins, et tenez-vous-en à cette liste tout au long de votre processus de sélection. Commencez par considérer votre propre entreprise : Le coût est-il le principal facteur de motivation de votre entreprise ? Est-ce la satisfaction du service ? Est-ce les deux, ou quelque chose d'autre, comme la structure de gestion du CMR ou ses années d'expérience ?
Prenez également en considération la taille de votre entreprise et le nombre prévu de déménagements par an. Les PMR peuvent compter des milliers d'employés répartis sur plusieurs continents ou des entreprises regroupées dans un seul bureau afin de rationaliser la livraison et les communications. Voulez-vous être un petit poisson dans un grand étang, ou avez-vous besoin d'être un grand poisson dans un petit étang ? Allez au cœur de ce que votre entreprise apprécie le plus chez un fournisseur.
Pour vous aider à démarrer, voici quelques éléments importants à rechercher lors de la sélection d'un CMR :
- Si le CMR fonctionne comme un fournisseur de plus pour votre entreprise ou comme un partenaire dans vos efforts de relocalisation.
- La capacité du CMR à rester flexible et à s'adapter aux changements au fur et à mesure que votre entreprise ou les besoins de vos employés évoluent.
- Des efforts pour se surpasser en matière de service à la clientèle, car il est plus coûteux d'embaucher un nouvel employé que de déplacer un employé exceptionnel.
- La capacité de combiner les efforts de service à la clientèle avec les initiatives de réduction des coûts pour justifier les dépenses d'une ressource aussi importante pour vos employés.
- Expérience de la gestion de la chaîne d'approvisionnement, car les PMR utilisent leur propre réseau de fournisseurs sur le terrain pour des tâches telles que les visites d'appartements, le transport d'animaux domestiques et la formation linguistique de vos employés.
Pour plus d'aide dans le choix d'un fournisseur de services de relocalisation, consultez ces 8 éléments à rechercher chez un fournisseur de services de relocalisation.
Historique de la relocalisation des employés
Le secteur de la relocalisation des employés s'est développé après la Seconde Guerre mondiale, à la suite de la montée en flèche des affaires et de l'augmentation des besoins en personnel dans tous les États-Unis. La demande s'est intensifiée dans les années 1960, les entreprises se développant pour aider les "transférés" qui, parfois, devaient se trouver dans un nouveau lieu avec très peu de préavis.
L'Employee Relocation Real Estate Advisory Council (ERREAC) (aujourd'hui le Worldwide ERC®) a été fondé en 1964 à Chicago pour répondre aux besoins croissants d'une nation qui déplaçait de plus en plus ses employés dans un souci de développement et de productivité accrue. Les années 1980 et 1990 ont vu l'apogée du volume de relocalisation, les entreprises continuant à se développer et relocalisant des milliers d'employés par an.
Après le tournant du siècle, et en raison de l'amélioration de la technologie et des coûts, l'activité de délocalisation s'est atténuée, mais elle restait un avantage important dans de nombreuses industries, en particulier dans le gouvernement américain. L'activité internationale s'est considérablement développée, avec des avantages considérables et la nécessité de fournir un service client extraordinaire à ceux qui sont prêts à accepter ces missions uniques.
Aujourd'hui, quarante-cinq pour cent des employeurs disent ne pas pouvoir trouver les compétences dont ils ont besoin. C'est pourquoi WHR Global aide ses clients à étendre leurs recherches d'emploi au-delà des régions locales, car la meilleure personne pour le poste n'est pas toujours dans votre ville.
Technologie de relocalisation
RMC Technology
La plupart des PMR travaillent à partir d'une certaine forme de technologie spécifique à la relocalisation. Il peut s'agir de quelque chose que leurs propres développeurs ont créé, ou de produits prêts à l'emploi disponibles à l'achat, qui sont ensuite adaptés à la marque du CMR.
Le conseiller en relocalisation de l'employé travaille à partir de la technologie, qui déclenche généralement des actions pour chaque service autorisé. Qu'il s'agisse de l'aide à la commercialisation ou des services au conjoint/partenaire, chaque élément est mis en correspondance avec les points de contact et les déclencheurs du système afin de garantir un suivi cohérent de la part du conseiller.
Gardez à l'esprit que la technologie de votre CMR ne doit pas se substituer à une communication régulière et cohérente avec l'employé. Elle doit plutôt permettre une approche proactive du service plutôt que de réagir aux besoins, aux désirs ou aux préoccupations de l'employé. Le facteur sous-jacent de toute technologie de réinstallation est de conduire les services assignés et de fournir des résultats qui évitent les faux pas ou les retards avant qu'ils ne se produisent.
| Technologie pour les employeurs Vous et tout autre membre de votre équipe de gestion de la relocalisation devez bénéficier d'un accès sécurisé à une technologie client personnalisée. Cette technologie permettra d'accéder à des fonctionnalités telles que :
| Employee Technology
|