Heeft uw organisatie de inspanningen van degenen die betrokken zijn bij wereldwijde mobiliteit effectief gecoördineerd en afgestemd met degenen die verantwoordelijk zijn voor talentacquisitie? Of voelen uw teams zich in een isolement met verschillende prioriteiten en inzichten?
In dit bericht verkennen we zes manieren om organisaties te helpen hun teams voor wereldwijde mobiliteit en talentwerving op één lijn te brengen, inclusief inzichten van Reda Belabed, GMS, een leider op het gebied van wereldwijde mobiliteit en immigratie die voorheen bij Honeywell en General Electric werkte, en Sean Thrun, Strategic Initiatives Manager bij WHR Global.
Als u het gevoel hebt dat uw teams voor wereldwijde mobiliteit en talentacquisitie niet dezelfde doelstellingen nastreven, dan bent u niet de enige! Gelukkig zijn er een aantal eenvoudige stappen die u kunt nemen om uw talentmobiliteitsproces te verbeteren en ervoor te zorgen dat deze belanghebbenden samenwerken als een hecht team.
Wanneer teams voor wereldwijde mobiliteit en talentacquisitie samenwerken, zorgt dit voor een meer samenhangende strategie voor het werven, overplaatsen en integreren van talent op internationale markten. Deze afstemming kan het rekruteringsproces stroomlijnen, redundanties verminderen en de algemene efficiëntie van het inzetten van talent verbeteren. Door inzichten te delen en samen te werken aan een strategie kunnen beide teams efficiënter inspelen op de wereldwijde behoeften aan talent, betere beslissingen nemen en het bedrijf beter in staat stellen om wereldwijd toptalent aan te trekken en te behouden.
1. Distribueer "Hoe te" Relocatiegidsen naar je Global Mobility en Talent Acquisition Teams voor kernlocaties
Werk samen met uw Relocation Management Company (RMC) om "How To"-gidsen op te stellen en te verspreiden onder uw teams voor talentacquisitie en wereldwijde mobiliteit. Deze gidsen moeten missiekritieke zaken bevatten die ze moeten weten voor de belangrijkste locaties van uw bedrijf. De gids moet essentiële zaken bevatten zoals een overzicht van het beleid en de relocatievoordelen, wettelijke en compliancevereisten (zoals werkvisa en belastingimplicaties), culturele overwegingen, strategieën voor kostenbeheer, logistieke checklists en effectieve communicatieprotocollen tussen teams. Daarnaast moet het een overzicht geven van ondersteunende diensten voor werknemers, prestatiemetingen, diversiteitsinitiatieven (indien van toepassing), inzichten in de wereldwijde talentmarkt, noodprotocollen en succesverhalen om samenwerking te inspireren en de verhuis- en aanwervingsprocessen op meerdere locaties te stroomlijnen.
Bijvoorbeeld:
Uw bedrijf neemt regelmatig executives aan om in uw Nederlandse Global Center of Excellence te werken. Doen uw teams een beroep op de Nederland 30%-regeling? Is uw talentacquisitieteam er verantwoordelijk voor dat elke sollicitant voldoet aan de eisen van de 30%-regeling voordat het een baan aanbiedt? Uw vertegenwoordiger voor talentacquisitie moet er bijvoorbeeld voor zorgen dat de kandidaat over specifieke expertise beschikt, meer dan 150 km van de Nederlandse grens wordt geworven en meer.
Door de zeer gespecialiseerde aard van uw bedrijf werft u interne en externe kandidaten voor een functie in de V.S. Is uw talentacquisitieteam bekend met Amerikaanse visumtypes, zoals het L-1 visum voor overplaatsingen binnen een bedrijfof het H-1B-visum voor speciale beroepen? Uw talentacquisitieteams moeten de basisvereisten voor elk type visum kennen voordat ze buitenlands talent proberen te werven.
Uw RMC moet proactief richtlijnen geven over het niveau van ondersteuning bij verhuizing dat per land nodig is voor uw kernlocaties. Bijvoorbeeld dit 2023 Destination Services Benchmark Report geeft het minimale, gemiddelde en aanbevolen niveau van bestemmingsondersteuning per land, gezinsgrootte en werknemersniveau. Het rapport geeft ook aan of huurcontracten persoonlijk of zakelijk moeten zijn, hoe lang het duurt om een borgsom terug te krijgen en welke onderdelen de grootste uitdaging vormen.
2. Metrics voor talentacquisitie zoals time-to-fill evalueren
Helaas wordt TA (talentacquisitie) niet alleen gemeten op basis van het volume/kwaliteit van de ingevulde functies, maar vooral op basis van de Time-To-Fill (TTF) die vaak de kritieke kloof vergroot tussen de behoeften van de organisatie, de ervaring van de kandidaten en de harde realiteit van compliance.
Ik heb een functieoverschrijdend pre-assessmentproces geïmplementeerd voor wat ik "Immigration Hire-ability" (inhuurbaarheid voor immigranten) heb genoemd, waar dat wettelijk is toegestaan. Daar waar het is toegepast, ben ik erg tevreden over het niveau van samenwerking tussen de twee functies (en uiteindelijk het verminderen van de risico's van "slechte aanwervingen"). Op andere plaatsen bleken de regels voor gegevensprivacy en eerlijke arbeidspraktijken hindernissen te zijn bij de implementatie. Er is niet veel flexibiliteit op het gebied van arbeid en werkgelegenheid, via ondernemingsraden en dergelijke, en dat is echt een uitdaging geweest.
Een van de pleisters waar we ons in deze gevallen op hebben gericht, is meer (en herhaalde) training en opleidingssessies met de recruiters om hen op de hoogte te brengen van "waar ze op moeten letten/hoe ze rode vlaggen moeten herkennen" en om de algemene communicatiestrategie te herzien (tot de aanvaarding van het aanbod), zodat alle belanghebbenden een beter inzicht krijgen in de potentiële risico's die inherent zijn aan de aanwerving van kandidaten met een immigratiestatus en/of sponsorvereisten en verantwoordelijkheden (inclusief kosten, tijdlijnen, immigratielevenscycli en talentmanagementstrategieën).
Ik denk dat we allemaal vooruitgang boeken, maar er is nog een lange weg te gaan voordat we kunnen zeggen dat we tevreden zijn met het niveau van samenwerking en partnerschap, met een 100% tevredenheid van de kandidaten, een verbeterde TTF-metriek en een bevredigende beoordeling van de naleving van de immigratiewetgeving vóór indiensttreding.
3. Pre-acceptatie checkpoints implementeren om slagingspercentages te verhogen
Zoals hierboven al werd vermeld, kunnen mobiliteitsprogramma's de aanvaardings- en succespercentages van opdrachten aanzienlijk verhogen door verschillende controlepunten vóór aanvaarding in te voeren.
- Om ervoor te zorgen dat de belastingwetgeving wordt nageleefd, is het belangrijk dat je een beroep doet op een gerenommeerd belastingkantoor met ervaring in wereldwijde relocatie. Naast het geven van landenbriefings aan werknemers, kunnen ze ook waardevolle begeleiding bieden aan talentacquisitieteams. Zorg er op zijn minst voor dat uw talentacquisitieteams vertrouwd zijn met de concepten van fiscale bijstand en egalisatieen totalisatieovereenkomsten. alle buitenlandse sollicitanten vóór hun aanwerving te briefen over belastingen.
- Voor landspecifieke belastingbriefings moeten sollicitanten op de hoogte zijn van hun opties voordat ze de functie aanvaarden, aangezien misverstanden het risico op een mislukte verhuizing of uitzending aanzienlijk kunnen vergroten. Gedetacheerden (vooral in executive of directeursfuncties) kunnen gecompliceerde beleggingsportefeuilles hebben van aandelen, aandelenopties, obligaties, onroerend goed, edele metalen zoals goud en nog veel meer. De opties van de werknemer variëren sterk afhankelijk van de locatie, de nationaliteit(en) en het type verhuizing. soort verhuizing (permanente overplaatsing, uitzending op lange termijn, uitzending op korte termijn, forens, zakenreiziger).
- Zoals hierboven vermeld in stap 2, probeer je eigen cross-functionele pre-assessment proces te ontwikkelen (ook wel immigration hire-ability guide genoemd) waar dit wettelijk is toegestaan. Je moet echter rekening houden met uitdagende rechtsgebieden zoals de Verenigde Staten en de Europese Unie, zoals Reda Belabed nader heeft toegelicht:
Landen zoals de VS, waar vragen beperkt kunnen zijn tot "hebt u of zult u in de toekomst sponsoring nodig hebben" en andere EU-landen, waar het opvragen van persoonlijke informatie/gegevens kan worden beschouwd als PII en een belemmering voor eerlijke arbeidspraktijken/discriminatie bij aanwerving. Geografische gebieden zoals het Midden-Oosten (met name de GCC) staan meer open voor deze beoordelingen.
Overheden met een lange geschiedenis van buitenlandse en diverse arbeidskrachten zijn geneigd om het gebruik van geschiktheidscontroles op basis van sponsorvereisten toe te staan/te bevorderen, maar pleiten ook voor meer transparantie op het gebied van "quota".
Niet dat nationaliteitsquota iets zijn om goed te keuren, maar de transparantie hieromtrent helpt bij het vooraf bepalen van de haalbaarheid – in plaats van met kandidaten in gesprek te gaan tijdens de aanbiedingsfase, om vervolgens te ontdekken dat het misschien niet mogelijk is.
Vanuit organisatorisch oogpunt is het proces vrij transparant en gestroomlijnd.
4. Pre-beslissingsgesprekken via uw Relocation Management Company (RMC)
Je internationale mobiliteitsteam en RMC kunnen er ook voor kiezen om pre-decision calls te implementeren. Bij relocatiemanagement zorgen gesprekken voorafgaand aan de beslissing ervoor dat de kandidaat het relocatiepakket begrijpt dat hij of zij zal ontvangen. Het is ook een gelegenheid om de mogelijke uitdagingen te bespreken, zowel persoonlijk als financieel, waar de werknemer misschien geen rekening mee heeft gehouden.
Een pre-beslissingsprogramma kan ook een beoordeling van de kandidaat, woningwaardering, hypothecaire prekwalificatie en een bezichtigingsreis omvatten om de werknemer te helpen een weloverwogen beslissing te nemen en het risico op een mislukte verhuizing te verkleinen. Inzichten uit gesprekken voorafgaand aan de beslissing kunnen recruiters helpen een realistischer beeld te schetsen van de functie en de locatie, zodat kandidaten goed geïnformeerd zijn voordat ze een verbintenis aangaan.
Daarnaast is het ook een kans voor uw RMC om uw bedrijf en uw arbeidsvoorwaardenpakket te promoten en eventuele zorgen van de werknemer of familie weg te nemen.
Gesprekken voorafgaand aan de beslissing voorkomen ook discrepanties of misverstanden zodra de werknemer het aanbod accepteert en het relocatieproces begint. Na het gesprek voorafgaand aan de beslissing weet de werknemer bijvoorbeeld precies welk pakket hij zal ontvangen, hoeveel elke relocatietoelage zal bedragen en nog veel meer. Vaak is er een verschil tussen het relocatiepakket dat wordt aangeboden door een talentacquisitie- of HR-businesspartner en het relocatiepakket dat daadwerkelijk wordt geïmplementeerd door het RMC. Dit kan neerkomen op een menselijke fout of iemand die werkt met een oud/verouderd beleid. Deze discrepanties kunnen geminimaliseerd worden wanneer de RMC zowel het relocatiepakket vóór de beslissing uitlegt als het relocatiepakket na de acceptatie implementeert.
Wanneer kandidaten zich vanaf het begin gesteund voelen, is de kans groter dat ze een positieve verhuiservaring hebben, wat leidt tot een hoger behoudpercentage. Een gezamenlijke aanpak tussen talentacquisitie en wereldwijde mobiliteit helpt deze ondersteuning te bevorderen.
5. Optimaliseer uw HRIS voor maximale mobiliteit van talent
Het gebruik van technologie en gegevens is essentieel om wereldwijde mobiliteit af te stemmen op talentacquisitie.
Geïntegreerde systemen kunnen real-time inzicht geven in de beschikbaarheid van talent, de kosten van relocatie en de voorkeuren van werknemers. Deze gegevensgestuurde aanpak maakt betere besluitvorming mogelijk en verhoogt de efficiëntie van zowel mobiliteits- als wervingsprocessen. Tools zoals applicant tracking systems (ATS) en mobiliteitsmanagementsoftware kunnen de activiteiten stroomlijnen en de communicatie tussen teams verbeteren.
Met ADP kan je organisatie bijvoorbeeld een talentenpool opbouwen en beheren van sollicitanten die bereid zijn te verhuizen voor openstaande functies. Uw organisatie mag echter bestaande werknemers die bereid zijn te verhuizen voor een overplaatsing binnen het bedrijf niet over het hoofd zien. Bestaande werknemers begrijpen uw producten, diensten en verwachtingen al, waardoor de aanwervings- en trainingskosten lager uitvallen.
Volgens een benchmark van SHRM bedragen de gemiddelde kosten om een kaderlid aan te werven 28.329 USD. Veel werkgevers schatten echter dat de totale kosten om een nieuwe werknemer aan te werven drie tot vier keer het salaris van de functie kunnen bedragen. Dit is een combinatie van harde kosten, zoals recruiters, en zachte kosten, zoals de tijd die afdelingsleiders en managers nodig hebben om het aanwervings- en trainingsproces te ondersteunen.
Een manier om uw bestaande talentenpool aan te boren, is door met uw IT-afdeling te overleggen over het toevoegen van aangepaste velden, objecten en rapportages aan uw HRIS-systeem. Hierdoor kunnen bestaande werknemers in hun HR-profiel aangeven of ze bereid zijn te verhuizen voor een nieuwe functie. Binnen aangepaste rapportages kunt u filters toevoegen om uw talentenpool te beperken tot goed presterende werknemers die bereid zijn te verhuizen, in combinatie met eerdere prestatiebeoordelingen die al in het HRIS zijn geladen.
6. Houd regelmatig trainingssessies met teams voor talentacquisitie
Door regelmatig trainingen te organiseren voor uw talentacquisitieteams zorgt u ervoor dat iedereen toegang heeft tot dezelfde systemen, middelen en antwoorden op vragen die kandidaten vaak stellen voor en na hun aanstelling. Trainingen bieden nieuwe leden van het talentacquisitieteam ook de kans om meer te leren over de mobiliteitspakketten die uw werknemers ontvangen en versterken de boodschap dat alle talentacquisitieteams dezelfde gestandaardiseerde processen moeten volgen.
RMC organiseert regelmatig trainingssessies met talentacquisitieteams en relevante belanghebbenden om de mobiliteit van talent te verbeteren. Deze trainingssessies kunnen het volgende omvatten:
- On-site trainingssessies van het RMC voor mobiliteits-, TA- en HR-teams. Afhankelijk van de omvang van uw mobiliteitsprogramma kan uw RMC deze trainingssessies gratis verzorgen of uw bedrijf alleen vragen om de hotel- en reiskosten te vergoeden (afhankelijk van de afstand en de duur).
- Virtuele webinarachtige trainingssessies van het RMC.
- Land- of regiospecifieke training voor de belangrijkste locaties van je organisatie of locaties met unieke moeilijkheden.
- Inzichten van DSP's (destination services providers) en verhuuragenten over marktupdates, culturele normen en best practices.
- Advies van immigratiebedrijven over rode vlaggen, quota, geschatte tijdlijnen, minimumsalarissen, vereisten voor arbeidsmarkttests en meer.
We hebben aanzienlijk succes geboekt bij de overgang van regionale structuren naar een gecentraliseerd wereldwijd mobiliteitsprogramma door regelmatig trainingssessies te organiseren met leiders op het gebied van talentwerving.
Deze sessies richten zich voornamelijk op journey maps en cruciale overwegingen tijdens het hele proces.
Door regionale TA-belanghebbenden actief te betrekken bij discussies over mobiliteitsvoordelen en gewenste resultaten, hebben we een merkbare toename gezien in hun bereidheid om gestandaardiseerde processen in te voeren.
6.5 Continue verbetering
Het creëren van een continue feedbackloop tussen Global Mobility en Talent Acquisition is essentieel voor het verfijnen van processen en het verbeteren van de ervaring van werknemers/kandidaten. Om waardevolle inzichten te verzamelen, kunt u enquêtes houden na de verhuizing, die niet alleen vragen bevatten over de algehele tevredenheid en de ondersteuning door het Global Mobility-team, maar ook vragen over het wervingsproces en hoe goed de verwachtingen ten aanzien van mobiliteit zijn gecommuniceerd. Analyseer deze feedback om veelvoorkomende problemen te identificeren, zoals onvoldoende informatie voorafgaand aan de verhuizing en mogelijke hiaten in de communicatie/ondersteuning.
Op basis van de bevindingen kunt u het verhuisbeleid verfijnen, trainingsprogramma's verbeteren en de toegankelijkheid van technologie voor verhuisbronnen vergroten. Breng beide teams regelmatig bijeen om inzichten te bespreken en initiatieven te ontwikkelen die de werknemerservaring verbeteren, zoals webinars of vraag-en-antwoordsessies. Implementeer doorlopende ondersteuning door middel van check-ins op verschillende momenten na de verhuizing om eventuele zorgen weg te nemen. Door verbeteringen op basis van feedback van werknemers te delen, bevorderen organisaties een cultuur van voortdurende verbetering, waarmee ze laten zien dat ze de inbreng van werknemers waarderen, wat uiteindelijk leidt tot een grotere tevredenheid en retentie van werknemers.
Organisaties kunnen samenwerking bevorderen en de effectiviteit van deze teams vergroten:
- door verhuisgidsen te verspreiden
- het evalueren van statistieken voor talentwerving
- implementatie van pre-acceptatiecontrolepunten
- het voeren van gesprekken voorafgaand aan een beslissing
- HRIS-systemen optimaliseren
- het geven van regelmatige trainingen
Het bereiken van afstemming leidt tot een snelle en conforme aanwerving van gespecialiseerde medewerkers, vermindert risico's, verbetert de tijd die nodig is om vacatures te vervullen en verhoogt uiteindelijk de algemene tevredenheid van kandidaten en de naleving van immigratiewetgeving. Voortdurende inspanningen en investeringen in het afstemmen van deze teams zullen bijdragen aan een meer gestroomlijnd en succesvol proces voor het werven van talent.
Meer weten over onze verhuisbeheerdiensten?
Met deze vijf tools kunt u een paar korte vragen beantwoorden over het programma voor wereldwijde mobiliteit van uw bedrijf en krijgt u een rapport op maat op basis van uw antwoorden
Kostenraming binnenlandse verhuizing in de V.S.
Interactieve terugbetalingsovereenkomst
Ontwerper binnenlands verhuisbeleid
Benchmarkvergelijking verhuizing
RFP - Verhuisaanvraag Generator
