Alles, was Sie wissen müssen
Mitarbeiterumzug 101
Wenn ein Unternehmen beschließt, einen neuen oder bestehenden Mitarbeiter von einem Standort an einen anderen zu versetzen, lockt es ihn oft mit bestimmten Vorteilen, um den Umzug reibungsloser und kostengünstiger zu gestalten. Die Gründe für die Versetzung eines Mitarbeiters können die Eröffnung eines neuen Standorts, die Besetzung einer offenen Stelle an einem anderen Standort, die berufliche Weiterentwicklung und vieles mehr sein.
Was ist die Versetzung von Mitarbeitern?
Der Umzug von Mitarbeitern, auch bekannt als globale Mobilität und Unternehmensumzug, ist eine wichtige Aufgabe, die es Arbeitgebern wie Ihnen ermöglicht, bei der Suche nach Spitzenkräften wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Relocation-Branche hilft Ihnen dabei, Ihre besten und klügsten Talente dorthin zu bringen, wo sie gebraucht werden, um die persönliche Leistung und den Unternehmensumsatz zu steigern.
Zu den Umzugsvorteilen gehören häufig:
Vor-Entscheidungs-Beratung
Das heißt, ist dieser Schritt für Sie richtig?
Abreise & Zielort
z. B. Verkauf einer Wohnung, Suche nach einer neuen Wohnung
Umzug von Haushaltswaren
Kann per Miet-LKW, Van Line oder Luftfracht erfolgen
Vor-Entscheidungs-Beratung
Das heißt, ist dieser Schritt für Sie richtig?
Abreise & Zielort
z. B. Verkauf einer Wohnung, Suche nach einer neuen Wohnung
Umzug von Haushaltswaren
Kann per Miet-LKW, Van Line oder Luftfracht erfolgen
Sie können jedoch die Höhe der Leistungen, die jeder umziehende Mitarbeiter erhält, nach den für Sie wichtigen Kriterien auswählen, wie z. B. Beschäftigungsgrad, Status als Hausbesitzer oder jedes andere Kriterium, das Sie bei der Erstellung der so genannten Umzugsrichtlinien für wichtig erachten. Umzugsrichtlinien sind wie Arbeitsabläufe, die festlegen, welche Leistungen jeder Mitarbeiter erhält, in der Regel auf der Grundlage einer bestimmten Stufe.
Die Mythen rund um die Umsiedlung sind groß, aber man muss kein Experte sein oder für eine Relocation Management Company (RMC) arbeiten, um alles verstehen. Die Branche verändert sich ständig auf der Grundlage aktueller Trends und bewährter Praktiken in der globalen Arbeitswelt, weshalb Unternehmen in der Regel einen Vertrag mit einem RMC abschließen, um Umzüge für sie zu verwalten.
Relocation-Dienstleistungen für Mitarbeiter
Die Umzugsdienstleistungen oder -vorteile für Mitarbeiter werden in der Regel in einer Umzugsrichtlinie festgelegt. Dies erspart das Rätselraten bei der Abwicklung jedes einzelnen Umzugs und sorgt für Konsistenz innerhalb Ihres Programms.
U.S. Inlandsumzugsdienste
Für Arbeitnehmer, die innerhalb der USA umziehen, können diese Dienste eine Kombination der folgenden Leistungen umfassen:
- Beratung bei der Abreise und am Zielort
- Unterstützung beim Hausverkauf
- Marketing-Unterstützung
- Entwicklung der Politik
- Koordinierung von Gruppenumzügen
- Abschließende Dienstleistungen
- Ortsbesichtigungen und Wohnungssuche
- Hilfe beim Hauskauf
- Verwaltung von Pauschalbeträgen
- Management von Beurteilungen
- Inventarverwaltung
- Hilfe für Mieter
- Unterstützung bei Hypotheken
- Temporäre Unterkünfte
- Finanzverwaltung
- Entsorgen & Spenden Dienstleistungen
- Umzug von Haushaltswaren
- Transport von Haustieren
- Unterstützung für Doppelkarrieristen
- Berechnungen zur Steueraufrechnung
Internationale Umzugsdienste
Für diejenigen, die ihren Wohnsitz ins Ausland verlegen, können die Dienstleistungen eine Kombination aus den folgenden Punkten umfassen:
- Vorentscheidung & Kostenvoranschlag
- Bewertung der Kandidaten
- COLA-Berechnung
- Verwaltung des Heimverkaufsprogramms
- Mietvertragskündigung Dienstleistungen
- Koordinierung von Einwanderung und Steuern
- Umzug von Haushaltswaren
- Globales Vergütungsmanagement
- Bereich Orientierungs- und Zielgebietsdienste
- Wohnen auf Zeit
- Sprach- und Kulturtraining
- Unterstützung für Doppelkarrieristen
- Laufende Unterstützung bei Entsendung und Rückführung
- Spesenmanagement & Rückerstattung in lokaler Währung
- Verwaltung von Mietverhältnissen
Umzugskostenstruktur und -transparenz
Wir sind uns ziemlich sicher, dass Ihr Unternehmen so strukturiert ist, dass es Einnahmen erzielt, aber wie wird bei einem Umzug Geld verdient? Deshalb haben wir diese Liste mit den üblichen Gebühren erstellt, damit Sie einen angemessenen Vertrag für Umzugsdienstleistungen aushandeln können. Obwohl die Gebühren von Unternehmen zu Unternehmen variieren, sind sie im Allgemeinen bei allen RMCs ähnlich.
Service-Gebühren
Kosten, die von einem RMC für die gesamte Programmverwaltung berechnet werden, einschließlich Gehälter, Gemeinkosten und Gewinn.
Referral-Gebühren
Einnahmen, die Sie oder das RMC für Aufgaben wie die Vermittlung eines Immobilienmaklers oder einer auf Unternehmensumzüge spezialisierten Transportfirma erhalten.
Festpreis
Diese Art von Gebühr, die in der Regel in öffentlichen Verträgen zu finden ist, spiegelt die erwarteten Betriebskosten beim Wiederverkauf der Immobilie wider und umfasst die Kosten für die Betreuung des Umzugs.
Gebühr für Nichteinhaltung der Vorschriften
Zusätzliche Gebühr, die erhoben werden kann, wenn eine Immobilie nicht den Bestimmungen Ihrer Umzugsrichtlinie oder Ihres RMC-Vertrags entspricht.
Andere Gebühren
Gebühren für die Übernahme, Annullierung oder Verlängerung der Marktzeit.
Internationale Steuerkonformität
Unabhängig davon, ob es sich bei einem internationalen Umzug um einen dauerhaften oder nur um einen kurzfristigen Einsatz handelt, werfen alle umzugsbedingten Ausgaben wahrscheinlich sowohl im Abgangs- als auch im Zielland steuerliche Fragen auf. Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung, dass das potenzielle steuerliche Risiko von Umzugskostenerstattungen überwacht wird, damit sowohl im alten als auch im neuen Land genaue Steuererklärungen eingereicht werden können.
US-Bürger müssen ihr weltweites Einkommen versteuern, unabhängig davon, wo es erwirtschaftet wurde, und zusätzlich zu den im Entsendungsland vorgeschriebenen Steuererklärungen. Wenn ein Arbeitnehmer aus den USA versetzt wird, muss er dennoch eine US-Bundeseinkommensteuererklärung abgeben. Die USA gewähren jedoch eine ausländische Steuergutschrift, die auf die Steuererklärung des Arbeitnehmers angerechnet werden kann, was bedeutet, dass der in den USA geschuldete Betrag nichts oder nur einen geringfügigen Betrag ausmachen kann, der Arbeitnehmer aber dennoch zur Abgabe verpflichtet ist.
Es wird dringend empfohlen, dass der Arbeitgeber einen Steuerausgleich für Mitarbeiter, die ins Ausland umziehen, anbietet. Dies ermöglicht es den Arbeitnehmern, die gleichen Steuern wie in ihrem Heimatland zu zahlen, wobei Sie die Differenz übernehmen.
Erfahrung mit Relocation
Erfahrungen des Arbeitgebers mit Relocation
Wenn Sie Ihr Umzugsprogramm auslagern, wird Ihnen Ihr RMC einen Kundenbetreuer zuweisen. Diese Person ist Ihr persönlicher Ansprechpartner für das Programmmanagement, die Überwachung der Leistungserbringung und die laufende Beratung und das Benchmarking von Richtlinien. Diese einfallsreiche und sachkundige Kontaktperson ist eines der wichtigsten Elemente für ein erfolgreiches Relocation-Programm.
Zu den Aufgaben Ihres Kundenbetreuers könnten gehören:
- Kontoüberwachung und Qualitätssicherung
- Kenntnisse über bewährte Praktiken, Trends, Steuer- und Rechtsfragen in der Branche
- Monatliche, vierteljährliche und jährliche Kundengespräche
- Berichterstattung
- Politikberatung
- Benchmarking der Politik
- Beaufsichtigung durch Dritte (z. B. den Immobilienmakler der Mitarbeiter oder den Umzugsunternehmer)
Sie können von Ihrem Kundenbetreuer erwarten, dass er Sie regelmäßig über VIP-Mitarbeiter/umziehende Führungskräfte auf dem Laufenden hält, Ausnahmeanträge zu Ihrer Richtlinie stellt (z. B. wenn ein Mitarbeiter einen zusätzlichen Monat Speicherplatz benötigt) und bei der Koordinierung von benutzerdefinierten Berichten hilft.
Ihr Hauptziel ist es, proaktiv zu sein und während des gesamten Umzugs in Ihrem besten Interesse zu arbeiten.
Erfahrungen der Mitarbeiter mit Relocation
Umziehenden Mitarbeitern wird ein Relocation Counselor zugewiesen, der sie bei der Erläuterung, Verwaltung und Erbringung aller Dienstleistungen unterstützt, die sie im Rahmen der Richtlinien des Arbeitgebers erhalten. Dieser Berater ist der Hauptansprechpartner des versetzenden Mitarbeiters während des gesamten Relocation-Prozesses. Sein Hauptziel ist es, konsistente Richtlinien und Programmkenntnisse zu vermitteln und sicherzustellen, dass alle Dienstleistungen und Fristen zur Zufriedenheit des Mitarbeiters und gemäß den vertraglichen Anforderungen verwaltet werden. Durch den Einsatz von Relocation-Technologien werden die Berater durch alle anfallenden Aufgaben und Leistungen geführt, von der Unterstützung bei der Vermarktung der Wohnung über die Wohnungssuche bis hin zur Hilfe bei der Suche nach einem Arbeitsplatz am neuen Standort.
Erste Erfahrungen
Der eigentliche Relocation-Prozess beginnt, nachdem Sie einem Mitarbeiter die Genehmigung für einen Umzug erteilt haben - in der Regel über die Technologie des RMC oder per E-Mail. Innerhalb von 24 Stunden wird sich der zugewiesene Berater mit dem Mitarbeiter in Verbindung setzen, sich als Hauptansprechpartner vorstellen und einen Termin für ein ausführliches erstes Telefonat vereinbaren.
Während dieses Gesprächs führt der Berater eine Bedarfsanalyse des Mitarbeiters und/oder der Familie durch und erläutert alle in Frage kommenden Leistungen. Dies bietet dem Berater die Gelegenheit, die Erwartungen des Arbeitnehmers mit Ihren Richtlinien abzugleichen, wie z. B.:
- Unterstützung beim Verkauf oder der Vermietung von Wohnungen
- Wohnungsmarketing und Wohnungssuche
- Umzug von Haushaltsgütern, sei es durch eine Lkw-Vermietung, eine Full-Service-Van-Linie oder ein internationales Frachtunternehmen
- Übersicht über die Dienstleistungen am Zielort, einschließlich Lagerung, vorübergehende Unterbringung und Sprachunterricht
- Endgültige Eigenkapitalfinanzierung, falls zutreffend
- Erstattungsfähige Ausgaben oder Steuerbefreiungen
Nach dem ersten Telefonat stellt der Berater sicher, dass alle Informationen in der Relocation-Technologie gespeichert und gesichert werden, um den Prozess bis zum Abschluss der letzten Dienstleistung zu steuern.
Laufende Erfahrung
Während des gesamten Umzugs koordiniert der Berater jeden Dienst als Anwalt des Mitarbeiters, legt Termine fest, bestätigt Status-Updates und stellt sicher, dass er während des Umzugs konsistente und rechtzeitige Updates zu jedem Dienst liefert, wie z. B:
- Suche nach einer vorübergehenden Unterkunft
- Buchung eines Immobilienmaklers oder Vermieters
- Vermittlung von Gutachtern und Hausinspektoren
- Buchung und Beaufsichtigung des Haushaltswaren-/Speditionsteams
Umzugsressourcen
Globale Mobilitäts-Benchmark-Studie
Leitfaden für Hausverkaufsvorteile
Umzugs-Toolbox
Generator für Umzugsausschreibungen (Request for Proposal)
Designer der US-Innenpolitik
U.S. Inlandsumzugskostenschätzer
Whitepapers:
Muster eines Umzugsschreibens für die USA im Inland
Muster für einen internationalen Umzugsbrief
Musterraster für die Umzugsrichtlinie
Häufig gestellte Fragen und mehr
Wie erstelle ich eine Relocation Policy?
Jetzt, da Sie ein wenig mehr über die Relocation-Branche wissen, können Sie sich Gedanken darüber machen, wie Sie diese Relocation-Richtlinien strukturieren können. Zwei der gebräuchlichsten Ansätze zur Erstellung erfolgreicher Relocation Policies sind der abgestufte Ansatz und der A-la-carte-Ansatz.
Der mehrstufige Ansatz
Eine festgelegte, abgestufte Politik gibt einem Unternehmen die Möglichkeit, auf einfache Weise auszuwählen, welcher Mitarbeiter welches Leistungspaket erhalten soll. Unsere Untersuchungen haben ergeben, dass es im Durchschnitt vier Stufen innerhalb einer Versetzungspolitik gibt. Dies ermöglicht eine ausreichende Variation zwischen den einzelnen Leistungspaketen, ohne die Verwaltung zu sehr zu verkomplizieren.
While a tiered policy gives the ability for a company to be selective regarding which benefits are offered and to whom, some benefits may be offered to all packages. For instance, a household goods move may be offered to all relocating employees, but only certain employees might receive a home sale benefit. You will need to consider which benefits make the most sense for your different levels of employees.
Companies also use policy tiers to keep an eye on relocation costs. Some companies offer home sale benefits to all relocating homeowners while others prefer to restrict that offering to higher-level employees, as home sale is one of the most expensive and complex (yet helpful) benefits you can offer.
Aufbau Ihrer Ebenen
There are several different factors companies use when creating a tiered policy. In fact, most companies use multiple factors. The most common criteria for determining an employee’s relocation benefit is job level. This is largely tied into the rarity of the skill set required and impact the individual will make to the organization in the new role. The next most common factor is homeowner status, as the costs and timeline to move renters versus homeowners consistently differ.
Der A La Carte-Ansatz
Ein alternativer Ansatz zu einer gestaffelten Police ist eine A-la-carte- oder Menü-Police. Dies kann ideal für Unternehmen sein, die sehr wählerisch sein wollen, welche Leistungen sie auf individueller Basis gewähren.
Gebäude A La Carte Vorteile
The discretion used in deciding which benefits to offer are up to you for each relocation. This can be based on the need for the employee to relocate, the distance in which the employee is moving, or simply based on budget.
The employees themselves can also be in charge of deciding which benefits they receive. The company may offer an employee a specific lump sum amount or use a “points” system. The employee can then determine, based on the dollars or points being received, which benefits they would like provided by the employer versus what the employee would like to manage on their own.
Your company’s culture, talent development strategies, and much more need to be taken into consideration when you’re deciding how to develop your employee relocation policy. Offering too many benefits can prove costly to your organization, while not offering enough can negatively impact your success in recruiting and retaining your employees.
Warum sollte ich meinen Mitarbeiterumzug auslagern?
In den Tagen, als das Volumen noch gering war, konnten Personalverantwortliche den Umzug einiger weniger wichtiger Mitarbeiter bequem ohne die Hilfe eines Spezialisten bewältigen. Diese Umzüge konnten mit einem großzügigen Pauschalbetrag und dem Zugang zu einem bevorzugten Spediteur für Haushaltswaren abgewickelt werden, aber während dies in der Vergangenheit funktionierte, haben sich die bewährten Umzugsmethoden und die Personalbranche selbst erheblich verändert.
Um die besten Talente für eine Stelle zu finden, ist es für Unternehmen unerlässlich geworden, ein globales Relocation-Programm zu haben, das den heutigen Best Practices entspricht und gleichzeitig über die steuerlichen und rechtlichen Anforderungen auf dem Laufenden bleibt.
Die Erstellung und erfolgreiche Durchführung eines Relocation-Programms, das auf dem heutigen globalen Markt wettbewerbsfähig ist, ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die mehr Zeit und Verständnis als je zuvor erfordert. Aus diesem Grund lagern Personalabteilungen den Relocation-Prozess traditionell aus. Die Inanspruchnahme eines RMC erleichtert es, die Nachfrage nach Spitzenkräften zu befriedigen, da es diese grundlegenden Vorteile bietet:
- Zugang zu sachkundigen Relocation-Experten
- Sie haben mehr Zeit, um sich auf Ihre anderen Aufgaben zu konzentrieren.
- Verbindung zu einem umfangreichen Netz von Drittanbietern zu ermäßigten Preisen für Dienstleistungen wie Wohnungssuche, vorübergehende Unterbringung und Umzug von Haushaltswaren
- Gelegenheiten zum Benchmarking Ihres Relocation-Programms mit anderen Kunden, um die besten Praktiken und die Wettbewerbsfähigkeit um Top-Talente sicherzustellen
- Erhöhte Kosteneinsparungen durch die Nutzung von vergünstigten Drittanbietern und Steuervorteilen
- Zugang zu einer auf den Standort abgestimmten Technologie, damit Ihr Programm so effizient wie möglich arbeitet
Um die Vorteile des Outsourcings Ihres Relocation-Programms an einen Relocation-Experten wie WHR Global besser zu verstehen, lesen Sie unsere 7 Vorteile des Outsourcings Ihres Relocation-Programms.
Wie sollte ich einen Anbieter von Umzugsdienstleistungen auswählen?
Bevor Sie überhaupt mit der Suche nach einem Umzugsunternehmen beginnen, müssen Sie und die anderen Entscheidungsträger Ihres Unternehmens festlegen, was Sie bei einem Anbieter am meisten suchen.
Erstellen Sie eine Liste mit Ihren wichtigsten Wünschen und Bedürfnissen, und halten Sie sich während des gesamten Auswahlprozesses an diese Liste. Betrachten Sie zunächst Ihr eigenes Unternehmen: Sind die Kosten der wichtigste Motivator für Ihr Unternehmen? Ist es die Zufriedenheit mit dem Service? Ist es beides oder etwas ganz anderes, wie z. B. die Managementstruktur des RMC oder die langjährige Erfahrung?
Berücksichtigen Sie auch die Größe Ihres Unternehmens und die voraussichtliche Anzahl der Umzüge pro Jahr. Die Größe von RMCs reicht von Tausenden von Mitarbeitern auf mehreren Kontinenten bis hin zu Unternehmen, die sich in einem einzigen Büro befinden, um die Lieferung und Kommunikation zu rationalisieren. Wollen Sie ein kleiner Fisch in einem großen Teich sein, oder müssen Sie ein großer Fisch in einem kleinen Teich sein? Bringen Sie wirklich auf den Punkt, was Ihr Unternehmen an einem Lieferanten am meisten schätzt.
Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie hier einige wichtige Elemente, auf die Sie bei der Auswahl eines RMC achten sollten:
- Ist das RMC nur ein weiterer Anbieter für Ihr Unternehmen oder ein Partner bei Ihren Umzugsanstrengungen?
- Die Fähigkeit des RMC, flexibel zu bleiben und auf Veränderungen zu reagieren, wenn sich Ihr Unternehmen oder die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter weiterentwickeln
- Bemühungen, im Bereich des Kundendienstes über das normale Maß hinauszugehen, da es teurer ist, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, als einen hervorragenden Mitarbeiter zu versetzen
- Fähigkeit, die Bemühungen um den Kundenservice mit Initiativen zur Kosteneinsparung zu verbinden, um die Ausgaben für eine so wichtige Ressource für Ihre Mitarbeiter zu rechtfertigen
- Erfahrung im Lieferkettenmanagement, da RMCs ihr eigenes Netzwerk von Lieferanten vor Ort für Aufgaben wie Wohnungsbesichtigungen, Haustiertransporte und Sprachunterricht für Ihre Mitarbeiter nutzen
Weitere Hilfe bei der Auswahl eines Umzugsunternehmens finden Sie in den folgenden 8 Punkten, auf die Sie bei einem Umzugsunternehmen achten sollten.
Geschichte der Mitarbeiterverlagerung
Die Relocation-Branche entwickelte sich nach dem Zweiten Weltkrieg, als die Wirtschaft boomte und der Personalbedarf in den Vereinigten Staaten anstieg. In den 1960er Jahren stieg die Nachfrage, und die Unternehmen wurden immer stärker, um den "Transferee" zu unterstützen, von dem manchmal erwartet wurde, dass er innerhalb kürzester Zeit an einem neuen Standort ist.
Der Employee Relocation Real Estate Advisory Council (ERREAC) (jetzt der Worldwide ERC®) wurde 1964 in Chicago gegründet, um den wachsenden Bedürfnissen einer Nation gerecht zu werden, die zunehmend Mitarbeiter zur Weiterentwicklung und Produktivitätssteigerung versetzte. In den 1980er und 1990er Jahren erreichte das Relocation-Volumen seinen Höhepunkt, da die Unternehmen weiter wuchsen und jährlich Tausende von Mitarbeitern verlagerten.
Nach der Jahrhundertwende und aufgrund verbesserter Technologien und Kosten ging die Relocation-Aktivität zurück, war aber in vielen Branchen, insbesondere bei der US-Regierung, immer noch von großem Nutzen. Die internationale Tätigkeit hat erheblich zugenommen, da sie mit umfangreichen Vorteilen und der Notwendigkeit verbunden ist, denjenigen, die bereit sind, diese einzigartigen Aufgaben zu übernehmen, einen außergewöhnlichen Kundenservice zu bieten.
Heute geben fünfundvierzig Prozent der Arbeitgeber an, dass sie die von ihnen benötigten Qualifikationen nicht finden können. Deshalb unterstützt WHR Global seine Kunden bei der Ausweitung der Stellensuche über die lokale Region hinaus, denn die beste Person für eine Stelle befindet sich nicht immer in der eigenen Stadt.
Umzugs-Technologie
RMC Technology
Die meisten RMCs arbeiten mit einer Form von umzugsspezifischer Technologie. Dabei kann es sich um etwas handeln, das von den eigenen Entwicklern entwickelt wurde, oder es gibt Standardprodukte, die gekauft und an die Marke des RMC angepasst werden können.
Der Umzugsberater des Mitarbeiters arbeitet von der Technologie aus, die in der Regel Aktionspunkte für jede genehmigte Dienstleistung auslöst. Von der Marketingunterstützung bis hin zu Dienstleistungen für Ehegatten/Partner wird jedes Element mit Systemberührungspunkten und Auslösern entlang des Weges abgebildet, um eine konsequente Weiterverfolgung durch den Berater sicherzustellen.
Denken Sie daran, dass die Technologie Ihres RMCs nicht die regelmäßige und konsequente Kommunikation mit dem Mitarbeiter ersetzen sollte. Vielmehr sollte sie einen proaktiven Serviceansatz ermöglichen, anstatt auf die Bedürfnisse, Wünsche oder Bedenken der Mitarbeiter zu reagieren. Der zugrunde liegende Faktor jeder Umzugstechnologie ist es, zugewiesene Dienstleistungen voranzutreiben und Ergebnisse zu liefern, die Fehltritte oder verstrichene Zeiträume vermeiden, bevor sie auftreten.
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Arbeitgeber Technologie Sie und alle anderen Mitglieder Ihres Umzugsmanagementteams sollten sicheren Zugang zu kundenspezifischer Client-Technologie erhalten. Diese Technologie bietet Zugang zu Funktionen wie:
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Employee Technology
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