Gestion des affectations - Livre blanc
Les missions internationales sont essentielles pour les entreprises qui pénètrent de nouveaux marchés, transfèrent des connaissances d'une région à l'autre et développent des filières de dirigeants au niveau mondial. Pour les équipes de mobilité, la gestion de ces missions est à la fois une fonction stratégique et un défi logistique.
Une mission internationale consiste généralement à transférer un employé dans un pays d'accueil pour une période déterminée, souvent de un à trois ans. Elle répond à divers objectifs de l'organisation, notamment l'expansion du marché, le soutien à un projet ou le développement du leadership. Pour un employé, il peut s'agir d'une opportunité déterminante pour sa carrière, qui favorise son développement personnel et professionnel, lui permet de vivre des expériences interculturelles et lui ouvre la porte à de futures fonctions de direction.
Le succès de la mission dépend d'une planification et d'une gestion méticuleuses.
Malgré les nombreux avantages qu'elles présentent, les missions internationales comportent également de nombreux éléments mobiles. Les employeurs doivent tenir compte de l'immigration, de la gestion des dépenses, du soutien à l'employé et à sa famille, et de la planification du rapatriement. C'est là qu'une société de gestion de la relocalisation (RMC) comme WHR Global devient un partenaire essentiel. Les sociétés de gestion de la relocalisation servent de point de coordination unique, gérant toutes les composantes logistiques et stratégiques d'une affectation internationale.
6 Phases de la gestion des affectations
Le cycle de vie de la gestion des affectations peut être divisé en six phases clés :
Introduction, pré-réinstallation et aperçu, réinstallation, installation, affectation et rapatriement.
Chaque phase nécessite une planification réfléchie et des services sur mesure. Le processus commence par la définition de l'argumentaire en faveur de l'affectation.
L'employeur examine le besoin stratégique, les résultats escomptés et identifie l'employé le plus approprié. Les politiques d'affectation sont établies ou révisées, notamment en ce qui concerne la rémunération, les avantages et les droits.
Le livre blanc explore chaque phase et discute du rôle qu'un CMR peut jouer pour assurer le succès de l'opération.
Phase 1 - Introduction
La phase d'introduction constitue la première étape de la mise en place d'une mission internationale réussie. Elle permet de s'assurer que l'employé et l'employeur sont en phase avec les aspects logistiques et réglementaires de la relocalisation.
Une fois que l'employé a accepté l'affectation et que le CMR a reçu l'autorisation de procéder, le conseiller en relocalisation (CR) du CMR organise un premier appel avec l'employé pour évaluer ses besoins.
- L'appel initial est effectué le jour même ou le jour ouvrable suivant la réception de l'initiation.
- Réunion virtuelle avec l'employé, son conjoint/partenaire et l'assistant de direction
- Lors de l'appel initial, le CR recueillera les besoins, examinera les délais et expliquera toutes les prestations disponibles.
- Cet appel permet au CR d'aligner les attentes de la personne transférée sur votre politique et de s'assurer que les exceptions sont respectées.
Les principaux services sont les suivants
- Accès au portail en ligne/application mobile
- Briefing sur l'immigration
- Briefing sur la fiscalité et la sécurité
Cette phase prépare le terrain pour les étapes suivantes de l'affectation. Les informations échangées au cours de la présentation permettront à l'employé d'être préparé au processus de relocalisation à venir et de passer à la phase de pré-relocalisation en toute confiance.
Phase 2 - Pré-relocalisation
La phase de pré-réinstallation et d'aperçu répond aux besoins logistiques et donne un aperçu clair de ce qui attend l'employé et sa famille à leur arrivée dans le pays d'accueil.
Les principaux services sont les suivants
- Orientation de la zone
- Aide à la recherche de logement
- Recherche d'école
- Enquête sur les DMS avant le déménagement
En abordant de manière proactive les questions de logement, de scolarité et d'adaptation culturelle au cours de cette phase, l'employeur peut éviter des perturbations coûteuses et des retards à l'arrivée de l'employé. La recherche précoce du logement et les visites à l'école réduisent le risque qu'un employé se sente insatisfait ou dépassé par sa situation de vie, ce qui est une cause fréquente d'échec d'une affectation précoce. Ces efforts permettent d'améliorer la satisfaction de l'employé, ce qui réduit la probabilité d'un rapatriement ou d'une fin prématurée de l'affectation.
Cette phase prépare le salarié et sa famille aux étapes logistiques du déménagement. Une fois le logement, les écoles et les autres préparatifs essentiels réglés, l'employé est plus à même de se concentrer sur son installation dans son nouveau pays, ce qui rend le processus de relocalisation ultérieur plus fluide.
Veillez à ce que les services que vous proposez offrent un soutien adéquat à vos employés.
Phase 3 - Déménagement
Voir les prix des logements temporaires dans certaines villes des Amériques, de la région EMEA et de la région APAC
Il s'agit de la phase opérationnelle cruciale au cours de laquelle les aspects physiques du déménagement sont gérés. La bonne exécution de cette phase garantit que l'employé et sa famille s'installent rapidement et confortablement.
Les principaux services sont les suivants
- Jeter et donner
- Emballer et charger
- Réserver un vol
- Suivi des biens ménagers
- Se renseigner sur les logements temporaires
La coordination logistique de cette phase peut permettre de réaliser d'importantes économies en garantissant un déménagement efficace et bien planifié. Les entreprises peuvent réduire les frais d'expédition et de stockage en aidant les employés à se débarrasser des objets inutiles et en fournissant des services d'emballage professionnels. L'organisation préalable d'un logement temporaire permet également d'atténuer le stress lié à la recherche d'un logement immédiatement après l'arrivée, ce qui pourrait entraîner des coûts supplémentaires ou des retards.
Le processus de relocalisation prépare le terrain pour la transition des employés dans leur nouvel environnement. L'accent passe maintenant de la logistique à l'intégration, où les services d'installation joueront un rôle crucial en aidant les employés et leurs familles à se sentir chez eux.
Phase 4 - Installation
Après l'arrivée de l'employé et de sa famille, la phase d'installation assure une transition en douceur vers la vie quotidienne dans le pays d'accueil.
Les principaux services sont les suivants
- Rencontre avec le fournisseur de services de destination (DSP)
- Soutien linguistique et culturel
- Ouvrir un compte bancaire
- Livraison d'articles ménagers
Assurer une transition sans heurts dans le pays d'accueil contribue à améliorer la satisfaction du salarié et à réduire la probabilité d'un échec de l'affectation. Le soutien linguistique et culturel facilite non seulement l'intégration, mais améliore également la productivité et la satisfaction professionnelle de l'employé.
En outre, la mise en place de comptes financiers locaux permet aux employés de gérer efficacement leurs dépenses, évitant ainsi des complications ou des retards inutiles.
Une fois que l'employé s'est installé dans son nouveau domicile et dans son nouveau mode de vie, l'accent est mis sur l'accompagnement tout au long de la mission. La satisfaction continue de l'employé est cruciale pour la réussite de l'ensemble de la mission.
Des cours de langue et un accompagnement culturel aident les employés et leur famille à s'intégrer dans leur nouvel environnement.
Phase 5 - Affectation
La période d'affectation est au cœur de la réinstallation. Au cours de cette période, l'employé est pleinement intégré dans son rôle, et le CMR lui apporte un soutien continu pour assurer sa réussite.
Les principaux services sont les suivants
- Un contact cohérent
- Pension alimentaire pour époux
- S'installer dans le soutien
- Remboursement des frais de déménagement
Une communication permanente et une résolution proactive des problèmes réduisent le risque d'échec de la mission ou de rapatriement prématuré. Le soutien au conjoint et l'aide à l'installation garantissent une bonne adaptation de la famille, améliorent les performances des employés et réduisent la probabilité de perturbations coûteuses.
Au fur et à mesure que la période d'affectation progresse, l'accent est mis sur la préparation du rapatriement ou de la réaffectation, et une bonne planification au cours de cette phase permet de garantir une transition aussi harmonieuse que possible.
Phase 6 - Rapatriement
La dernière phase consiste à préparer les employés au départ et à veiller à ce qu'ils soient réintégrés avec succès dans leur pays d'origine ou réaffectés dans un autre lieu. Un processus de rapatriement bien exécuté minimise les coûts émotionnels et financiers associés au processus de retour.
Les principaux services sont les suivants
- Services de départ
- Accueil Voyage
- (Facultatif) Soutien à la réadaptation professionnelle et culturelle
La phase de rapatriement boucle la boucle de la mission internationale, en renforçant la valeur de l'expérience tant pour le salarié que pour l'entreprise. Les enseignements tirés de cette phase peuvent être appliqués aux missions futures, ce qui aide les employeurs à affiner leurs stratégies de mobilité mondiale.
Résumé
La gestion des affectations internationales va bien au-delà de la simple logistique ; il s'agit de fournir un soutien complet et personnalisé aux employés et à leurs familles à chaque étape de la relocalisation. En s'associant à un CMR, les employeurs peuvent rationaliser les processus, réduire les coûts et garantir un niveau élevé de satisfaction des employés tout au long du cycle de vie de l'affectation.
Chaque phase de la gestion des affectations se connecte de manière transparente à la suivante, créant ainsi un système de soutien complet qui améliore à la fois l'expérience de l'employé et le retour sur investissement de l'entreprise. En tirant parti de l'ensemble des services et de l'expertise offerts par les CMR, les organisations peuvent atteindre leurs objectifs stratégiques, atténuer les risques et garantir le succès de leurs programmes de mobilité mondiale.
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