Gestión de asignaciones | Libro Blanco
Las asignaciones internacionales son esenciales para que las empresas entren en nuevos mercados, transfieran conocimientos entre regiones y desarrollen canales de liderazgo global. Para los equipos de movilidad, gestionar estas asignaciones es tanto una función estratégica como un reto logístico.
Una misión internacional suele implicar el traslado de un empleado a un país anfitrión durante un periodo definido, a menudo de uno a tres años. Responde a diversos objetivos de la organización, como la expansión del mercado, el apoyo a proyectos o el desarrollo del liderazgo. Para un empleado, puede ser una oportunidad que defina su carrera, fomente su crecimiento personal y profesional, le proporcione experiencias interculturales y le abra las puertas a futuras funciones de liderazgo.
El éxito de la misión depende de una planificación y una gestión meticulosas.
A pesar de sus muchas ventajas, las misiones internacionales también tienen muchas partes móviles. Los empleadores deben tener en cuenta la inmigración, la gestión de gastos, el apoyo al empleado y su familia y la planificación de la repatriación. Aquí es donde una empresa de gestión de la reubicación (RMC) como WHR Global se convierte en un socio esencial. Las RMC actúan como punto único de coordinación, gestionando todos los componentes logísticos y estratégicos de una asignación internacional.
6 Fases de la gestión de asignaciones
El ciclo de vida de la gestión de asignaciones puede dividirse en seis fases clave:
Introducción, Pre-reubicación y vista previa, Reubicación, Instalación, Asignación y Repatriación.
Cada fase requiere una planificación minuciosa y servicios a medida. El proceso comienza con la definición del caso empresarial para la asignación.
El empleador revisa la necesidad estratégica, los resultados esperados e identifica al empleado más adecuado. Se establecen o revisan las políticas de asignación, incluida la remuneración, las prestaciones y los derechos.
El informe analizará cada fase y el papel que puede desempeñar un RMC para garantizar el éxito.
Fase 1 - Introducción
La fase de introducción es el primer paso para el éxito de una misión internacional, ya que garantiza que tanto el empleado como el empleador estén familiarizados con los aspectos logísticos y normativos del traslado.
Una vez que el empleado acepta la asignación y el RMC ha recibido la autorización para proceder, el consejero de reubicación (RC) del RMC programa una llamada inicial con el empleado para una evaluación de las necesidades.
- La llamada inicial se realiza el mismo día o el siguiente día laborable tras la recepción de la solicitud.
- Reunión virtual con el empleado, su cónyuge/pareja y su asistente ejecutivo
- Durante la llamada inicial, el CR recopilará las necesidades, abordará los plazos y explicará todas las prestaciones disponibles.
- Esta llamada permite al CR alinear las expectativas del cesionario con su política y garantizar las excepciones.
Los servicios clave incluyen:
- Acceso al portal en línea/aplicación móvil
- Sesión informativa sobre inmigración
- Sesión informativa sobre fiscalidad y seguridad
Esta fase sienta las bases para los siguientes pasos de la misión. La información compartida durante la introducción garantizará que el empleado esté preparado para el próximo proceso de reubicación y pueda pasar a la fase previa a la reubicación con confianza.
Fase 2 - Pre-reubicación
La fase previa a la reubicación aborda las necesidades logísticas y ofrece una visión clara de lo que el empleado y su familia pueden esperar cuando lleguen al país de acogida.
Los servicios clave incluyen:
- Orientación del área
- Ayuda a la búsqueda de vivienda
- Búsqueda de escuelas
- Encuesta HHG previa a la mudanza
Si se abordan de forma proactiva las cuestiones de alojamiento, escolarización y adaptación cultural en esta fase, el empleador puede prevenir costosas interrupciones y evitar retrasos una vez que llegue el empleado. Las visitas tempranas al hogar y a la escuela reducen el riesgo de que un empleado se sienta insatisfecho o abrumado por su situación de vida, que es una causa común de fracaso temprano de la asignación. Estos esfuerzos mejoran la satisfacción del empleado y reducen la probabilidad de repatriación o finalización anticipada de la misión.
Esta fase prepara al empleado y a su familia para los pasos logísticos del traslado. Con el alojamiento, los colegios y otros preparativos esenciales resueltos, es más probable que el empleado se centre en asentarse en su nuevo país, lo que facilitará el posterior proceso de reubicación.
Asegúrese de que los servicios que ofrece ofrecen un apoyo adecuado a sus empleados.
Fase 3 - Traslado
Consulte los precios globales de la vivienda temporal en determinadas ciudades de América, EMEA y APAC
Esta es la fase operativa crucial en la que se gestionan los aspectos físicos de la mudanza. Una ejecución adecuada durante esta fase garantiza que el empleado y su familia se instalen rápida y cómodamente.
Los servicios clave incluyen:
- Descartar y donar
- Embalaje y carga
- Reservar vuelo
- Seguimiento de enseres domésticos
- Busca alojamiento temporal
La coordinación logística en esta fase puede suponer un importante ahorro de costes al garantizar que la mudanza sea eficiente y esté bien planificada. Las empresas pueden reducir los costes de transporte y almacenamiento ayudando a los empleados a deshacerse de artículos innecesarios y proporcionando servicios profesionales de embalaje. El alojamiento temporal preestablecido también mitiga el estrés de encontrar alojamiento inmediatamente después de la llegada, que de otro modo podría dar lugar a costes adicionales o retrasos.
El proceso de traslado prepara el terreno para la transición de los empleados a su nuevo entorno. La atención pasa ahora de la logística a la integración, en la que los servicios de instalación desempeñarán un papel crucial para que los empleados y sus familias se sientan como en casa.
Fase 4 - Instalación
Una vez que el empleado y su familia han llegado, la fase de instalación garantiza una transición fluida a la vida cotidiana en el país de acogida.
Los servicios clave incluyen:
- Reunión con el proveedor de servicios de destino (PSD)
- Apoyo lingüístico y cultural
- Abrir cuentas bancarias
- Entrega de enseres domésticos
Garantizar una transición fluida al país de acogida ayuda a mejorar la satisfacción del empleado y a reducir la probabilidad de fracaso de la misión. El apoyo lingüístico y cultural no solo contribuye a la integración, sino que también mejora la productividad y la satisfacción laboral del empleado.
Además, la creación de cuentas financieras locales garantiza que los empleados puedan gestionar los gastos con eficacia, evitando complicaciones o retrasos innecesarios.
Una vez que el empleado se ha instalado en su nuevo hogar y estilo de vida, la atención pasa a centrarse en proporcionarle apoyo continuo durante toda la misión. La satisfacción continua del empleado es crucial para el éxito de toda la misión.
Las clases de idiomas y la orientación cultural ayudan a los empleados y sus familias a integrarse en su nuevo entorno.
Fase 5 - Asignación
El Periodo de Asignación es el núcleo de la reubicación. Durante este periodo, el empleado se integra plenamente en su puesto y el RMC le proporciona apoyo continuo para garantizar su éxito.
Los servicios clave incluyen:
- Contacto constante
- Manutención conyugal
- Apoyo a la instalación
- Reembolso de gastos de traslado
La comunicación permanente y la resolución proactiva de los problemas reducen el riesgo de fracaso de la misión o de repatriación anticipada. El apoyo conyugal y la ayuda a la instalación garantizan la buena adaptación de la familia, lo que mejora el rendimiento de los empleados y reduce la probabilidad de interrupciones costosas.
A medida que avanza el periodo de asignación, la atención se centra en preparar su repatriación o reasignación, y una planificación adecuada durante esta fase garantiza que la transición sea lo más fluida posible.
Fase 6 - Repatriación
La fase final se centra en preparar a los empleados para la partida y garantizar que se reintegren con éxito en su país de origen o sean reasignados a otro lugar. Un proceso de repatriación bien ejecutado minimiza los costes emocionales y financieros asociados al proceso de retorno.
Los servicios clave incluyen:
- Servicios de salida
- Viajar a casa
- (Opcional) Apoyo a la readaptación profesional y cultural
La fase de repatriación cierra el círculo de la misión internacional, reforzando el valor de la experiencia tanto para el empleado como para la empresa. Las lecciones aprendidas en esta fase pueden aplicarse a futuras asignaciones, ayudando a los empleadores a perfeccionar sus estrategias de movilidad global.
Resumen
La gestión de las asignaciones internacionales implica mucho más que la mera logística; se trata de proporcionar un apoyo integral y personalizado a los empleados y sus familias en cada etapa de la reubicación. Al asociarse con un RMC, los empleadores pueden agilizar los procesos, reducir los costes y garantizar altos niveles de satisfacción de los empleados durante todo el ciclo de vida de la asignación.
Cada fase de la gestión de asignaciones se conecta perfectamente con la siguiente, creando un sistema de apoyo integral que mejora tanto la experiencia del empleado como el retorno de la inversión de la empresa. Al aprovechar toda la gama de servicios y experiencia que ofrecen los RMC, las organizaciones pueden alcanzar objetivos estratégicos, mitigar riesgos y garantizar el éxito de sus programas de movilidad global.
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