Auftragsmanagement | Whitepaper
Internationale Entsendungen sind für Unternehmen unerlässlich, wenn sie neue Märkte erschließen, Wissen über Regionen hinweg weitergeben und globale Führungspositionen aufbauen wollen. Für Mobilitätsteams ist die Verwaltung dieser Entsendungen sowohl eine strategische Aufgabe als auch eine logistische Herausforderung.
Eine internationale Entsendung bedeutet in der Regel, dass ein Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum, oft ein bis drei Jahre, in ein Gastland entsandt wird. Sie dient einer Reihe von Unternehmenszielen, darunter Marktexpansion, Projektunterstützung oder Führungsentwicklung. Für einen Mitarbeiter kann dies eine karrierebestimmende Gelegenheit sein, die persönliches und berufliches Wachstum fördert, interkulturelle Erfahrungen bietet und die Tür zu zukünftigen Führungsaufgaben öffnet.
Der Erfolg der Entsendung hängt von einer sorgfältigen Planung und Verwaltung ab.
Trotz der vielen Vorteile haben internationale Entsendungen auch viele bewegliche Teile. Arbeitgeber müssen die Einwanderung, das Kostenmanagement, die Unterstützung von Mitarbeitern und Familienangehörigen sowie die Rückführungsplanung berücksichtigen. An dieser Stelle wird ein Relocation Management Company (RMC) wie WHR Global zu einem wichtigen Partner. RMCs dienen als zentrale Koordinationsstelle, die alle logistischen und strategischen Komponenten einer internationalen Entsendung verwaltet.
6 Phasen der Auftragsverwaltung
Der Entsendungsmanagement-Lebenszyklus kann in sechs Hauptphasen unterteilt werden:
Einführung, Vorbereitung und Vorschau, Entsendung, Eingewöhnung, Entsendung und Rückführung
Jede Phase erfordert eine sorgfältige Planung und maßgeschneiderte Dienstleistungen. Der Prozess beginnt mit der Definition des Business Case für die Entsendung.
Der Arbeitgeber prüft den strategischen Bedarf, die erwarteten Ergebnisse und identifiziert den am besten geeigneten Mitarbeiter. Es werden Entsendungsrichtlinien festgelegt oder überprüft, einschließlich Vergütung, Leistungen und Ansprüche.
In diesem Whitepaper werden die einzelnen Phasen untersucht und die Rolle erörtert, die ein RMC spielen kann, um den Erfolg sicherzustellen.
Phase 1 - Einführung
Die Einführungsphase dient als erster Schritt zur Vorbereitung eines erfolgreichen Auslandseinsatzes und stellt sicher, dass sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber mit den logistischen und rechtlichen Aspekten des Umzugs vertraut sind.
Sobald der Mitarbeiter den Auftrag annimmt und das RMC die Genehmigung für das weitere Vorgehen erhalten hat, vereinbart der Relocation Counselor (RC) des RMC ein erstes Gespräch mit dem Mitarbeiter zur Bedarfsanalyse.
- Der erste Anruf wird am selben oder am nächsten Arbeitstag nach Eingang des Antrags abgeschlossen.
- Virtuelles Treffen mit dem Mitarbeiter, dem Ehegatten/Partner und der Assistentin der Geschäftsführung
- Während des ersten Gesprächs wird der RC den Bedarf erheben, den Zeitrahmen festlegen und alle verfügbaren Leistungen erläutern.
- Dieses Gespräch ermöglicht es dem RC, die Erwartungen des Übernehmers mit Ihrer Politik in Einklang zu bringen und sicherzustellen, dass Ausnahmen
Die wichtigsten Dienstleistungen sind:
- Zugang zum Online-Portal/Mobile App
- Briefing zur Einwanderung
- Briefing zu Steuern und Sicherheit
In dieser Phase wird der Grundstein für die nächsten Schritte der Entsendung gelegt. Die Informationen, die während der Einführung ausgetauscht werden, stellen sicher, dass der Mitarbeiter auf den bevorstehenden Umzug vorbereitet ist und mit Zuversicht in die Phase vor dem Umzug übergehen kann.
Phase 2 - Vor der Umsiedlung
In der Phase vor dem Umzug und der Vorschau wird auf die logistischen Anforderungen eingegangen und ein klarer Überblick darüber gegeben, was den Mitarbeiter und seine Familie bei der Ankunft im Gastland erwartet.
Die wichtigsten Dienstleistungen sind:
- Bereich Orientierung
- Unterstützung bei der Wohnungssuche
- Schule suchen
- HHG-Umfrage vor dem Umzug
Wenn sich der Arbeitgeber in dieser Phase proaktiv mit den Themen Wohnen, Schule und kulturelle Anpassung befasst, kann er kostspielige Unterbrechungen und Verzögerungen bei der Ankunft des Mitarbeiters vermeiden. Eine frühzeitige Wohnungssuche und Schulbesuche verringern das Risiko, dass sich ein Mitarbeiter mit seiner Lebenssituation unzufrieden oder überfordert fühlt, was eine häufige Ursache für ein frühzeitiges Scheitern der Entsendung ist. Diese Bemühungen führen zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und verringern die Wahrscheinlichkeit einer Rückführung oder einer vorzeitigen Beendigung des Einsatzes.
In dieser Phase werden der Arbeitnehmer und seine Familie auf die logistischen Schritte des Umzugs vorbereitet. Wenn Wohnung, Schule und andere wichtige Vorbereitungen geklärt sind, kann sich der Mitarbeiter eher darauf konzentrieren, sich in seinem neuen Land einzuleben, was den weiteren Umzugsprozess reibungsloser gestaltet.
Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen angebotenen Dienstleistungen Ihre Mitarbeiter angemessen unterstützen
Phase 3 - Umsiedlung
Siehe Globale Preise für temporären Wohnraum in ausgewählten Städten in Nord- und Südamerika, EMEA und APAC
Dies ist die entscheidende operative Phase, in der die physischen Aspekte des Umzugs abgewickelt werden. Eine ordnungsgemäße Durchführung in dieser Phase gewährleistet, dass sich der Arbeitnehmer und seine Familie schnell und bequem einleben können.
Die wichtigsten Dienstleistungen sind:
- Wegwerfen und spenden
- Packen & Laden
- Flug buchen
- Verfolgung von Haushaltswaren
- Überprüfen Sie die Zeitunterkunft
Die logistische Koordination in dieser Phase kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, da der Umzug effizient und gut geplant ist. Unternehmen können die Versand- und Lagerkosten senken, indem sie ihren Mitarbeitern helfen, sich von unnötigen Gegenständen zu trennen, und professionelle Verpackungsdienste anbieten. Eine im Voraus arrangierte vorübergehende Unterbringung mindert auch den Stress, der bei der Suche nach einer Unterkunft unmittelbar nach der Ankunft entsteht, was ansonsten zu zusätzlichen Kosten oder Verzögerungen führen könnte.
Der Umzugsprozess schafft die Voraussetzungen für den Übergang der Mitarbeiter in ihr neues Umfeld. Der Schwerpunkt liegt nun nicht mehr auf der Logistik, sondern auf der Integration, bei der die Eingewöhnungsdienste eine entscheidende Rolle spielen, damit sich die Mitarbeiter und ihre Familien wie zu Hause fühlen.
Phase 4 - Eingewöhnung
Nach der Ankunft des Mitarbeiters und seiner Familie sorgt die Eingewöhnungsphase für einen reibungslosen Übergang in das tägliche Leben im Gastland.
Die wichtigsten Dienstleistungen sind:
- Treffen mit Destination Services Provider (DSP)
- Sprachliche und kulturelle Unterstützung
- Bankkonten eröffnen
- Lieferung von Haushaltswaren
Die Gewährleistung eines nahtlosen Übergangs in das Gastland trägt dazu bei, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und die Wahrscheinlichkeit eines gescheiterten Einsatzes zu verringern. Die sprachliche und kulturelle Unterstützung hilft nicht nur bei der Integration, sondern steigert auch die Produktivität und Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter.
Darüber hinaus gewährleistet die Einrichtung lokaler Finanzkonten, dass die Mitarbeiter ihre Ausgaben effizient verwalten und unnötige Komplikationen oder Verzögerungen vermeiden können.
Sobald sich der Mitarbeiter in seinem neuen Zuhause und in seinem neuen Lebensstil eingelebt hat, verlagert sich der Schwerpunkt auf die kontinuierliche Betreuung während des gesamten Einsatzes. Die anhaltende Zufriedenheit des Mitarbeiters ist entscheidend für den Erfolg der gesamten Entsendung.
Sprachkurse und kulturelles Coaching helfen den Mitarbeitern und ihren Familien, sich in ihrer neuen Umgebung zu integrieren.
Phase 5 - Zuweisung
Der Zuweisungszeitraum ist das Herzstück der Versetzung. Während dieses Zeitraums wird der Mitarbeiter vollständig in seine Rolle integriert, und das RMC bietet kontinuierliche Unterstützung, um den weiteren Erfolg zu gewährleisten.
Die wichtigsten Dienstleistungen sind:
- Ständiger Kontakt
- Eheliche Unterstützung
- Unterstützung bei der Ansiedlung
- Rückerstattung von Umzugskosten
Kontinuierliche Kommunikation und proaktive Problemlösung verringern das Risiko eines Scheiterns der Entsendung oder einer vorzeitigen Rückführung. Die Unterstützung des Ehepartners und die Hilfe bei der Eingewöhnung sorgen dafür, dass sich die Familie gut einlebt, was die Leistung der Mitarbeiter verbessert und die Wahrscheinlichkeit kostspieliger Unterbrechungen verringert.
Mit fortschreitender Entsendungsdauer verlagert sich der Schwerpunkt auf die Vorbereitung der Rückführung oder Versetzung, und die richtige Planung in dieser Phase gewährleistet einen möglichst reibungslosen Übergang.
Phase 6 - Repatriierung
In der letzten Phase geht es darum, die Mitarbeiter auf ihre Abreise vorzubereiten und sicherzustellen, dass sie erfolgreich in ihr Heimatland reintegriert oder an einen anderen Standort versetzt werden. Ein gut durchgeführter Repatriierungsprozess minimiert die mit der Rückkehr verbundenen emotionalen und finanziellen Kosten.
Die wichtigsten Dienstleistungen sind:
- Abreise Dienstleistungen
- Heimreise
- (fakultativ) Unterstützung bei der beruflichen und kulturellen Wiedereingliederung
Die Rückführungsphase schließt den Kreis des Auslandseinsatzes und unterstreicht den Wert der Erfahrung sowohl für den Mitarbeiter als auch für das Unternehmen. Die in dieser Phase gewonnenen Erkenntnisse können auf künftige Entsendungen angewandt werden und helfen Arbeitgebern, ihre globalen Mobilitätsstrategien zu verfeinern.
Zusammenfassung
Das Management internationaler Entsendungen umfasst viel mehr als nur die Logistik; es geht darum, den Mitarbeitern und ihren Familien in jeder Phase des Umzugs umfassende, maßgeschneiderte Unterstützung zu bieten. Durch die Zusammenarbeit mit einem RMC können Arbeitgeber ihre Prozesse straffen, Kosten senken und eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit während des gesamten Entsendungszeitraums sicherstellen.
Jede Phase des Entsendungsmanagements schließt nahtlos an die nächste an und schafft so ein umfassendes Unterstützungssystem, das sowohl die Erfahrung des Mitarbeiters als auch die Investitionsrendite des Unternehmens verbessert. Durch die Nutzung des gesamten Spektrums an Dienstleistungen und Fachwissen, das von RMCs angeboten wird, können Unternehmen strategische Ziele erreichen, Risiken minimieren und den Erfolg ihrer globalen Mobilitätsprogramme sicherstellen.
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