Opdrachtbeheer | Whitepaper
Internationale opdrachten zijn essentieel voor bedrijven die nieuwe markten betreden, kennis overdragen tussen regio's en wereldwijd leiderschap ontwikkelen. Voor mobiliteitsteams is het beheren van deze opdrachten zowel een strategische functie als een logistieke uitdaging.
Een internationale uitzending houdt meestal in dat een werknemer voor een bepaalde periode, vaak één tot drie jaar, naar een gastland wordt overgeplaatst. Het dient verschillende organisatiedoelen, zoals marktuitbreiding, projectondersteuning of leiderschapsontwikkeling. Voor een werknemer kan dit een carrièremogelijkheid zijn die persoonlijke en professionele groei stimuleert, interculturele ervaringen biedt en de deur opent naar toekomstige leidinggevende functies.
Het succes van de uitzending hangt af van zorgvuldige planning en management.
Ondanks de vele voordelen hebben internationale uitzendingen ook veel bewegende delen. Werkgevers moeten rekening houden met immigratie, onkostenbeheer, werknemers- en gezinsondersteuning en repatriëringsplanning. Dit is waar een relocation management company (RMC) zoals WHR Global een essentiële partner wordt. RMC's fungeren als centraal coördinatiepunt en beheren alle logistieke en strategische onderdelen van een internationale opdracht.
6 fasen van opdrachtbeheer
De levenscyclus van Assignment Management kan worden onderverdeeld in zes fasen:
Introductie, Pre-Relocatie en Preview, Verhuizing, Inburgering, Assignatie en Repatriëring.
Elke fase vereist een doordachte planning en diensten op maat. Het proces begint met het definiëren van de business case voor de opdracht.
De werkgever bekijkt de strategische behoefte, de verwachte resultaten en identificeert de meest geschikte werknemer. Er wordt een uitzendbeleid opgesteld of herzien, inclusief vergoedingen, voordelen en rechten.
De whitepaper gaat in op elke fase en bespreekt de rol die een RMC kan spelen om succes te garanderen.
Fase 1 - Inleiding
De introductiefase is de eerste stap in het opzetten van een succesvolle internationale opdracht en zorgt ervoor dat zowel werknemer als werkgever op één lijn zitten met de logistieke en regelgevende aspecten van de verhuizing.
Zodra de medewerker de opdracht accepteert en het RMC toestemming heeft gekregen om door te gaan, plant de Relocation Counselor (RC) van het RMC een eerste gesprek met de medewerker voor een inventarisatie van de behoeften.
- Het eerste gesprek wordt op dezelfde of de volgende werkdag na ontvangst van het initiatief voltooid.
- Virtuele vergadering met werknemer, echtgeno(o)t(e)/partner en executive assistant
- Tijdens het eerste gesprek zal de RC de behoeften verzamelen, de tijdlijnen bespreken en alle beschikbare voordelen uitleggen.
- Dit gesprek stelt de RC in staat om de verwachtingen van de overnemer af te stemmen op uw beleid en te zorgen voor uitzonderingen
De belangrijkste diensten zijn:
- Toegang tot online portaal/mobiele app
- Immigratie briefing
- Briefing belastingen en veiligheid
Deze fase legt de basis voor de volgende stappen in de opdracht. De informatie die tijdens de introductie wordt gedeeld, zorgt ervoor dat de werknemer voorbereid is op het komende relocatieproces en met vertrouwen kan overgaan naar de pre-relocatiefase.
Fase 2 - Pre-verhuizing
De Pre-Relocation & Preview fase behandelt de logistieke behoeften en geeft een duidelijk overzicht van wat de werknemer en zijn familie kunnen verwachten bij aankomst in het gastland.
De belangrijkste diensten zijn:
- Gebiedsoriëntatie
- Hulp bij het vinden van een huis
- School zoeken
- Verhuizing HHG-enquête
Door huisvesting, scholing en culturele aanpassingen in deze fase proactief aan te pakken, kan de werkgever dure verstoringen voorkomen en vertragingen vermijden zodra de werknemer aankomt. Vroegtijdige huisbezoeken en schoolbezoeken verminderen het risico dat een werknemer zich ontevreden of overweldigd voelt door zijn of haar woonsituatie, wat een veel voorkomende oorzaak is van het mislukken van een vroege uitzending. Deze inspanningen leiden tot een grotere tevredenheid van de werknemer, waardoor de kans op repatriëring of vroegtijdige beëindiging van de uitzending afneemt.
Deze fase bereidt de werknemer en zijn familie voor op de logistieke stappen van de verhuizing. Als de huisvesting, scholen en andere essentiële voorbereidingen geregeld zijn, kan de werknemer zich beter concentreren op het wennen aan het nieuwe land, waardoor het daaropvolgende verhuisproces soepeler verloopt.
Zorg ervoor dat de diensten die u aanbiedt voldoende ondersteuning bieden aan uw werknemers
Fase 3 - Verhuizing
Bekijk de prijzen van tijdelijke huisvesting in geselecteerde steden in Noord- en Zuid-Amerika, EMEA en APAC.
Dit is de cruciale operationele fase waarin de fysieke aspecten van de verhuizing worden afgehandeld. Een goede uitvoering tijdens deze fase zorgt ervoor dat de werknemer en zijn familie snel en comfortabel worden geïnstalleerd.
De belangrijkste diensten zijn:
- Weggooien en doneren
- Inpakken en laden
- Vlucht boeken
- Het traceren van huishoudelijke goederen
- Ga op zoek naar tijdelijke huisvesting
De logistieke coördinatie in deze fase kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen door ervoor te zorgen dat de verhuizing efficiënt en goed gepland verloopt. Bedrijven kunnen de verzend- en opslagkosten beperken door werknemers te helpen overbodige spullen weg te gooien en professionele inpakservices te bieden. Vooraf geregelde tijdelijke huisvesting vermindert ook de stress van het vinden van huisvesting direct na aankomst, wat anders zou kunnen leiden tot extra kosten of vertragingen.
Het relocatieproces vormt de voorbereiding voor de overgang van de werknemers naar hun nieuwe omgeving. De focus verschuift nu van logistiek naar integratie, waarbij inwerkservices een cruciale rol spelen om werknemers en hun gezinnen te helpen zich thuis te voelen.
Fase 4 - Inburgeren
Zodra de werknemer en zijn familie zijn aangekomen, zorgt de inwerkfase voor een soepele overgang naar het dagelijkse leven in het gastland.
De belangrijkste diensten zijn:
- Ontmoeting met Destination Services Provider (DSP)
- Taal en culturele ondersteuning
- Bankrekeningen openen
- Levering van huishoudelijke goederen
Zorgen voor een naadloze overgang naar het gastland helpt de tevredenheid van de werknemer te verbeteren en de kans op een mislukte opdracht te verkleinen. Taalkundige en culturele ondersteuning helpen niet alleen bij de integratie, maar verhogen ook de productiviteit en werktevredenheid van de werknemer.
Daarnaast zorgt het opzetten van lokale financiële rekeningen ervoor dat werknemers uitgaven efficiënt kunnen beheren, waardoor onnodige complicaties of vertragingen worden voorkomen.
Als de werknemer eenmaal gewend is aan zijn nieuwe thuis en levensstijl, verschuift de focus naar het bieden van voortdurende ondersteuning tijdens de hele opdracht. De blijvende tevredenheid van de werknemer is cruciaal voor het succes van de hele opdracht.
Taalcursussen en culturele coaching helpen werknemers en hun gezinnen te integreren in hun nieuwe omgeving
Fase 5 - Opdracht
De aanstellingsperiode is het hart van de herplaatsing. Tijdens deze periode wordt de medewerker volledig geïntegreerd in zijn/haar rol en biedt het RMC voortdurende ondersteuning om blijvend succes te garanderen.
De belangrijkste diensten zijn:
- Consistent contact
- Wettelijke alimentatie
- Zich vestigen in ondersteuning
- Verhuiskostenvergoeding
Voortdurende communicatie en proactieve probleemoplossing verminderen het risico op een mislukte opdracht of vroegtijdige repatriëring. Ondersteuning voor echtgenoten en hulp bij het wennen zorgen ervoor dat het gezin zich goed aanpast, waardoor de prestaties van de werknemers verbeteren en de kans op kostbare verstoringen afneemt.
Naarmate de uitzendperiode vordert, verschuift de aandacht naar de voorbereiding van hun repatriëring of herplaatsing en een goede planning tijdens deze fase zorgt ervoor dat de overgang zo vlot mogelijk verloopt.
Fase 6 - Repatriëring
De laatste fase richt zich op de voorbereiding van werknemers op hun vertrek en zorgt ervoor dat ze met succes worden gereïntegreerd in hun thuisland of worden overgeplaatst naar een andere locatie. Een goed uitgevoerd repatriëringsproces minimaliseert de emotionele en financiële kosten die gepaard gaan met het terugkeerproces.
De belangrijkste diensten zijn:
- Vertrek Services
- Reizen
- (Optioneel) Ondersteuning bij loopbaan en culturele aanpassing
De repatriëringsfase sluit de internationale opdracht af en versterkt de waarde van de ervaring voor zowel de werknemer als het bedrijf. De lessen die in deze fase worden geleerd, kunnen worden toegepast op toekomstige opdrachten en werkgevers helpen om hun strategieën voor wereldwijde mobiliteit te verfijnen.
Samenvatting
Het managen van internationale opdrachten omvat veel meer dan alleen de logistiek; het gaat om het bieden van uitgebreide, op maat gemaakte ondersteuning aan werknemers en hun gezinnen in elke fase van de verhuizing. Door samen te werken met een RMC kunnen werkgevers processen stroomlijnen, kosten verlagen en zorgen voor een hoge mate van werknemerstevredenheid tijdens de hele duur van de uitzending.
Elke fase van het opdrachtbeheer sluit naadloos aan op de volgende, waardoor een uitgebreid ondersteuningssysteem ontstaat dat zowel de ervaring van de werknemer als het rendement op de investering van het bedrijf verbetert. Door gebruik te maken van het volledige scala aan diensten en expertise dat RMC's bieden, kunnen organisaties strategische doelen bereiken, risico's beperken en het succes van hun wereldwijde mobiliteitsprogramma's garanderen.
Benieuwd hoe jouw beleid zich verhoudt tot
wat andere organisaties aanbieden?
Download onze benchmarkstudie over mobiliteit en cultuur
