Reubicación de empleados 101

Todo lo que necesita saber

¿Qué es la reubicación de empleados?

La reubicación de empleados se produce cuando una empresa decide trasladar a un empleado nuevo o existente de un lugar a otro, y a menudo le atrae con ciertas ventajas para que el traslado sea más fácil y asequible. Las razones para reubicar a un empleado puede incluir la apertura de un nuevo local, la cobertura de un puesto vacante en otro local, el desarrollo de la carrera profesional, etc.

La reubicación de empleados, también conocida como movilidad global y reubicación corporativa, es una tarea importante que permite a los empleadores como usted seguir siendo competitivos en su búsqueda de los mejores talentos. El sector de la reubicación existe para ayudarle a gestionar y trasladar a sus mejores y más brillantes talentos a donde sea necesario para aumentar el rendimiento personal y los ingresos de la empresa.

Las prestaciones de reubicación suelen incluir asesoramiento previo a la decisión (es decir, si esta mudanza es adecuada para ellos), asistencia en la salida y el destino (como la venta de una casa, la búsqueda de un nuevo hogar) y una mudanza de enseres domésticos (que puede ser mediante un camión de alquiler, una línea de furgonetas o un flete aéreo). Sin embargo, puede elegir el nivel de prestaciones que recibirá cada empleado que se traslade en función de criterios importantes para usted, como el nivel de empleo, la condición de propietario de una vivienda o cualquier otro criterio que considere fundamental para crear lo que llamamos políticas de traslado. Las políticas de reubicación son como flujos de trabajo que dictan lo que recibirá cada empleado en concepto de prestaciones, normalmente en función del nivel.

Los mitos que rodean la reubicación son amplios, pero no hace falta ser un experto ni trabajar para una empresa de gestión de reubicaciones, o RMC, para entender todo. El sector cambia constantemente en función de las tendencias actuales y las mejores prácticas en el lugar de trabajo global, por lo que las empresas suelen contratar a una RMC para que les gestione las reubicaciones.

Historia de la reubicación de empleados

La industria de la reubicación de empleados creció como un movimiento posterior a la Segunda Guerra Mundial tras un aumento de los negocios y de las necesidades de personal en todo Estados Unidos. La demanda se disparó en la década de 1960 y las empresas crecieron para ayudar al "trasladado" que, en ocasiones, debía estar en una nueva ubicación con muy poco tiempo de antelación.

El Employee Relocation Real Estate Advisory Council (ERREAC) (ahora el Worldwide ERC®) se fundó en 1964 en Chicago para atender las crecientes necesidades de un país que trasladaba cada vez más a sus empleados para desarrollarse y aumentar su productividad. En las décadas de 1980 y 1990 se produjo el mayor volumen de reubicaciones, ya que las empresas seguían creciendo y trasladaban a miles de empleados cada año.

Tras el cambio de siglo, y debido a la mejora de la tecnología y los costes, la actividad de reubicación disminuyó, pero siguió siendo un fuerte beneficio en muchas industrias, especialmente en el Gobierno de Estados Unidos. La actividad internacional ha crecido sustancialmente con amplios beneficios y la necesidad de proporcionar un extraordinario servicio al cliente a quienes están dispuestos a aceptar estas asignaciones únicas.

Hoy en día, el cuarenta y cinco por ciento de los empleadores dicen que no pueden encontrar las habilidades que necesitan. Por eso WHR Global apoya a sus clientes para que amplíen la búsqueda de empleo más allá de las regiones locales, ya que la mejor persona para el puesto no siempre está en su ciudad.

Servicios de reubicación de empleados

Los servicios de reubicación de empleados, o las prestaciones, suelen estar recogidos en una política de reubicación. Esto elimina las conjeturas de la gestión de cada reubicación individual y permite la coherencia dentro de su programa.

Para los empleados que se trasladan dentro de Estados Unidos, estos servicios pueden incluir una combinación de cualquiera de los siguientes elementos

Para quienes se trasladan al extranjero, los servicios pueden incluir una combinación de cualquiera de los siguientes elementos:

Cumplimiento fiscal internacional

Independientemente de si una reubicación internacional es permanente o simplemente una asignación a corto plazo, todos los gastos relacionados con la reubicación probablemente plantearán problemas fiscales tanto en el país de salida como en el de destino. Por ello, es fundamental que se controle la posible exposición fiscal de los reembolsos por reubicación, de modo que se puedan presentar declaraciones fiscales precisas tanto en el país de origen como en el de destino.

Los ciudadanos estadounidenses están obligados a declarar impuestos sobre sus ingresos globales, independientemente del lugar en el que se hayan obtenido y además de las declaraciones de impuestos exigidas en el país de destino. Cuando un empleado se traslada fuera de EE.UU., debe seguir presentando una declaración de la renta federal estadounidense. Sin embargo, EE.UU. ofrece una deducción fiscal en el extranjero que puede aplicarse a la declaración del empleado, lo que significa que la cantidad adeudada en EE.UU. podría ser nula o insignificante, pero sigue estando obligado a presentarla.

Se recomienda encarecidamente que la empresa ofrezca una compensación fiscal a los empleados que se trasladan al extranjero. Esto permite a los empleados pagar los impuestos como lo harían en su país de origen, y usted cubre la diferencia.

Elaborar una política de reubicación

Ahora que entiende un poco más sobre el sector de la reubicación, puede empezar a pensar en cómo estructurar esas políticas de reubicación. Dos de los enfoques más comunes para crear políticas de reubicación exitosas son el enfoque escalonado y el enfoque a la carta.

El enfoque por niveles

Una política establecida por niveles ofrece a la empresa la posibilidad de seleccionar fácilmente qué empleado recibirá qué paquete de beneficios. Nuestra investigación indica una media de cuatro niveles dentro de cualquier política de reubicación. Esto permite una variación suficiente entre cada paquete de beneficios sin crear demasiada complejidad para la administración.

Aunque una política escalonada permite a la empresa ser selectiva en cuanto a qué prestaciones se ofrecen y a quién, algunas prestaciones pueden ofrecerse a todos los paquetes. Por ejemplo, puede ofrecerse una mudanza de enseres a todos los empleados que se trasladan, pero sólo algunos empleados pueden recibir una prestación por venta de vivienda. Tendrá que considerar qué prestaciones tienen más sentido para sus diferentes niveles de empleados.

Las empresas también utilizan los niveles de la póliza para controlar los costes de reubicación. Algunas empresas ofrecen prestaciones por compra de vivienda a todos los propietarios que se trasladan, mientras que otras prefieren restringir esa oferta a los empleados de mayor nivel, ya que la compra de vivienda es una de las prestaciones más caras y complejas (aunque útiles) que se pueden ofrecer.

Construir sus niveles

Hay varios factores diferentes que las empresas utilizan al crear una póliza escalonada. De hecho, la mayoría de las empresas utilizan varios factores. El criterio más común para determinar el beneficio de reubicación de un empleado es el nivel del puesto. Este factor está ligado en gran medida a la rareza del conjunto de habilidades requeridas y al impacto que el individuo tendrá en la organización en el nuevo papel. El siguiente factor más común es la condición de propietario de una vivienda, ya que los costes y los plazos para trasladar a los inquilinos frente a los propietarios difieren sistemáticamente.

El enfoque a la carta

Una alternativa a la póliza escalonada es utilizar una póliza a la carta o de menú. Esto puede ser ideal para las empresas que quieren ser muy selectivas en cuanto a las prestaciones que se ofrecen de forma individual.

Beneficios de la construcción a la carta

La decisión de qué prestaciones ofrecer depende de cada traslado y puede basarse en la necesidad del empleado de trasladarse, en la distancia a la que se traslada o simplemente en el presupuesto.

Los propios empleados también pueden encargarse de decidir qué prestaciones reciben. La empresa puede ofrecer al empleado una cantidad global específica o utilizar un sistema de "puntos". El empleado puede entonces determinar, en función de los dólares o de los puntos que reciba, qué prestaciones le gustaría que le proporcionara la empresa frente a las que le gustaría gestionar por su cuenta.

La cultura de su empresa, las estrategias de desarrollo del talento y mucho más deben tenerse en cuenta a la hora de decidir cómo desarrollar su política de reubicación de empleados. Ofrecer demasiados beneficios puede resultar costoso para su organización, mientras que no ofrecer los suficientes puede repercutir negativamente en su éxito a la hora de contratar y retener a sus empleados.

Por qué debería externalizar los esfuerzos de reubicación de sus empleados

En los días de bajo volumen, los profesionales de Recursos Humanos gestionaban cómodamente el traslado de unos pocos empleados clave sin la ayuda de un especialista. Estos traslados podían consistir en una generosa suma global con acceso a un transportista de artículos domésticos preferido, pero aunque esto funcionaba en el pasado, las mejores prácticas de reubicación y el propio sector de la mano de obra han cambiado significativamente.

Con el fin de conseguir los mejores talentos para el trabajo, se ha vuelto esencial para las empresas tener un programa de reubicación global que se adhiere a las mejores prácticas de hoy en día, mientras que también se mantiene al día en los requisitos fiscales y legales.

Crear y ejecutar con éxito un programa de reubicación que compita en el mercado global actual es una tarea exigente que requiere más tiempo y comprensión que nunca, por lo que los departamentos de RRHH tradicionalmente externalizan el proceso de reubicación. El uso de un RMC alivia la carga de satisfacer la demanda de los mejores talentos al proporcionar estos beneficios fundamentales:

  1. Acceso a expertos en reubicación
  2. Más tiempo para centrarse en sus otras obligaciones laborales
  3. Conexión con una amplia red de terceros, a precios reducidos, para servicios como la búsqueda de vivienda, el alojamiento temporal y el traslado de enseres domésticos
  4. Oportunidades de comparar su programa de reubicación con el de otros clientes para garantizar las mejores prácticas y la competitividad para los mejores talentos
  5. Mayor ahorro de costes con el aprovechamiento de los descuentos de terceros y las ventajas fiscales
  6. Acceso a una tecnología dedicada a la reubicación para que su programa funcione con la máxima eficacia

Para comprender mejor las ventajas de subcontratar su programa de reubicación a un experto en reubicación como WHR Global, consulte nuestras 7 ventajas de subcontratar su programa de reubicación.

Selección de un proveedor de reubicación de empleados

Antes de empezar a buscar una empresa de reubicación de empleados, usted y los demás responsables de su empresa deben definir qué es lo que más buscan en un proveedor.

Haga una lista de sus principales deseos y necesidades, y manténgala durante todo el proceso de selección. Empiece por considerar su propia empresa: ¿Es el coste la motivación más importante de su empresa? ¿Es la satisfacción del servicio? ¿Es ambas cosas, o algo totalmente distinto, como la estructura de gestión del RMC o los años de experiencia?

Tenga también en cuenta el tamaño de su empresa y el número previsto de traslados al año. El tamaño de los RMC varía desde miles de empleados en varios continentes hasta empresas ubicadas en una sola oficina para agilizar la entrega y las comunicaciones. ¿Quiere ser un pez pequeño en un estanque grande o necesita ser un pez grande en un estanque pequeño? Llegue realmente al corazón de lo que su empresa valora más en un proveedor.

Para ayudarle a empezar, he aquí algunos elementos importantes que debe buscar al seleccionar un RMC:

  1. Si el RMC funciona como un proveedor más para su empresa, o como un socio en sus esfuerzos de reubicación
  2. La capacidad del RMC para mantenerse flexible y responder a los cambios a medida que su empresa o las necesidades de sus empleados evolucionan
  3. Esfuerzos para ir más allá en el servicio al cliente, ya que es más costoso contratar a un nuevo empleado que reubicar a uno excepcional
  4. Capacidad de conjugar los esfuerzos de servicio al cliente con las iniciativas de ahorro de costes para justificar el gasto de un recurso tan importante para sus empleados
  5. Experiencia en la gestión de la cadena de suministro, ya que los RMC utilizan su propia red de proveedores sobre el terreno para tareas como visitas a apartamentos, transporte de mascotas y formación lingüística para sus empleados

Para obtener más ayuda en la selección de un proveedor de reubicación, consulte estas 8 cosas que debe buscar en un proveedor de reubicación.

Experiencia del empleador con la reubicación

Al externalizar su programa de reubicación, su RMC le asignará un gestor de cuentas. Esta persona es su contacto exclusivo para la gestión del programa, la supervisión del rendimiento del servicio y el asesoramiento y la evaluación comparativa de la política en curso. Disponer de este punto de contacto, con recursos y conocimientos, es uno de los elementos más importantes para el éxito de un programa de reubicación.

Las responsabilidades de su gestor de cuentas podrían incluir:

  1. Control de cuentas y garantía de calidad
  2. Conocimiento de las mejores prácticas del sector, tendencias, fiscalidad y legalidad
  3. Reuniones mensuales, trimestrales y anuales con los clientes
  4. Informes
  5. Consultoría política
  6. Evaluación comparativa de políticas
  7. Supervisión de terceros (por ejemplo, el agente inmobiliario de los empleados o la empresa de mudanzas)

Puede esperar que su gestor de cuenta le proporcione actualizaciones periódicas sobre los empleados VIP/ejecutivos que se trasladan, solicitudes de excepción a su política (por ejemplo, un empleado que necesita un mes más de almacenamiento) y ayuda para coordinar informes personalizados.

Su principal objetivo es ser proactivos y trabajar en su mejor interés durante toda la experiencia de reubicación.

Experiencia de los empleados con la reubicación

A los empleados que se trasladan se les asigna un consejero de traslados para que les ayude a explicar, gestionar y prestar todos los servicios que reciben como parte de la política del empleador. Este asesor es el principal punto de contacto del empleado que se traslada a lo largo del ciclo de vida de la reubicación, y su principal objetivo es proporcionar una orientación coherente sobre la política, el conocimiento del programa y garantizar que todos los servicios y los plazos se gestionen a satisfacción del empleado, además de los requisitos del contrato. Aprovechando la tecnología de reubicación, los asesores son guiados a través de todas las tareas y resultados pendientes, desde la asistencia en la comercialización de la vivienda hasta la búsqueda de la misma, pasando por la ayuda a su pareja para encontrar empleo en la nueva ubicación.

 

Experiencia inicial

La experiencia de reubicación propiamente dicha comienza después de que usted autorice a un empleado para una reubicación, normalmente a través de la tecnología del RMC o por correo electrónico. En un plazo de 24 horas, el consejero asignado se pondrá en contacto con el empleado, se presentará como el principal punto de contacto y programará una hora para una llamada telefónica inicial en profundidad.

Durante esta llamada, el consejero lleva a cabo una evaluación de las necesidades del empleado y/o de la familia, al tiempo que explica todos los servicios a los que puede optar. Esto proporciona la oportunidad para que el consejero alinee las expectativas del empleado con su política, como por ejemplo:

  • Ayuda a la venta o al alquiler de viviendas
  • Comercialización y búsqueda de viviendas
  • Proceso de mudanza de enseres domésticos, ya sea mediante el alquiler de un camión, una línea de furgonetas de servicio completo o un transportista internacional
  • Visión general de los servicios de destino, incluidos el almacenamiento, el alojamiento temporal y la formación lingüística
  • Financiación final de los fondos propios, si procede
  • Gastos que pueden ser reembolsados o excluidos de los impuestos

Después de la llamada telefónica inicial, el consejero se asegura de que toda la información se almacene y se asegure dentro de la tecnología de reubicación para conducir el proceso hasta el cierre del último servicio.

Experiencia en curso

A lo largo de la reubicación, el consejero coordina cada servicio como defensor del empleado, fijando citas, confirmando las actualizaciones de estado y asegurándose de proporcionar actualizaciones consistentes y oportunas sobre cada servicio a lo largo del camino, como por ejemplo

  • Encontrar alojamiento temporal
  • Reservar una agencia inmobiliaria o de alquiler
  • Búsqueda de tasadores e inspectores de viviendas
  • Reservar y supervisar el equipo de transporte de mercancías domésticas/transporte de mercancías

Tecnología de reubicación

Tecnología RMC

La mayoría de los RMC trabajan con algún tipo de tecnología específica para el traslado. Puede tratarse de algo creado por sus propios desarrolladores, o bien existen productos disponibles para su compra, que luego se adaptan a la marca del RMC.

El asesor de reubicación del empleado trabaja con la tecnología, que suele activar elementos de acción para cada servicio autorizado. Desde la asistencia de marketing hasta los servicios para cónyuges/parejas, cada elemento se asigna con puntos de contacto del sistema y desencadenantes a lo largo del camino para garantizar un seguimiento coherente por parte del consejero.

Tenga en cuenta que la tecnología de su RMC no debe sustituir la comunicación regular y constante con el empleado. Por el contrario, debe permitir un enfoque de servicio proactivo en lugar de ser reactivo a las necesidades, deseos o preocupaciones del empleado. El factor subyacente en cualquier tecnología de reubicación es impulsar los servicios asignados y ofrecer resultados que eviten cualquier paso en falso o lapsos de tiempo antes de que ocurran.

Tecnología para el empleador

Usted y cualquier otro miembro de su equipo de gestión de traslados deben tener un acceso seguro a la tecnología personalizada del cliente. Esta tecnología proporcionará acceso a funciones como:

  • Herramienta de autorización de reubicación
  • Historial de facturas
  • Herramienta de estimación de costes de mudanza
  • Informes en tiempo real
  • Resumen de todas las reubicaciones con capacidad de desglose
  • Índices de satisfacción de los empleados
  • Autorizaciones hasta la fecha y por tipo de póliza
Tecnología para empleados
Los empleados suelen tener acceso a su propia tecnología de reubicación. Su acceso se personaliza para mostrar sólo los servicios disponibles para ellos. Los empleados pueden esperar lo siguiente de su acceso a la tecnología de reubicación:

  • Resumen de todos los servicios asignados
  • Calendario de eventos y tareas pendientes
  • Herramienta de gestión de gastos para presentar los recibos de viaje correspondientes y hacer un seguimiento para su reembolso
  • Formularios digitales y papeleo importante para su mudanza
  • Información de contacto de su consejero
  • Información de contacto de terceros asignados, como su agente inmobiliario o tasador
  • Experiencia móvil

Estructura y transparencia de los costes de reubicación

Estamos seguros de que su empresa se ha estructurado para obtener ingresos, pero ¿cómo se gana dinero en la deslocalización?

Nunca debería haber una sorpresa cuando revise una factura de reubicación, por lo que hemos creado esta lista de tarifas comunes para ayudarle a entender mejor y negociar un contrato razonable para los servicios de reubicación. Aunque las tarifas varían de una empresa a otra, en general son similares en todas las RMC.

Gastos de servicio: Costes cobrados por un CMR por la administración general del programa, incluyendo salarios, gastos generales y beneficios
Honorarios de remisión: Ingresos percibidos por usted o por el RMC por tareas como la búsqueda de un agente inmobiliario o de una compañía de furgonetas especializada en la reubicación de empresas.
Honorarios fijos: Generalmente se encuentra en los contratos gubernamentales, este tipo de tarifa refleja los costes de explotación previstos en la reventa de la propiedad e incluye los costes encontrados en el servicio de la mudanza
Tasa de incumplimiento: Tarifa adicional que puede cobrarse cuando una propiedad no cumple con las estipulaciones de su política de reubicación o contrato RMC
Otros honorarios: Tasas de adquisición, cancelación o ampliación del tiempo de mercado

La transparencia es un componente clave para entender cómo se compensa a la cadena de suministro de terceros por los servicios relacionados con el traslado de sus empleados.

Estudio de referencia sobre la movilidad mundial

Guía de beneficios de la venta de viviendas

Caja de herramientas de recarga

Comparación de referencias de reubicación

Generador de solicitudes de propuestas de reubicación

Diseñador de la política interior de Estados Unidos

Estimación de los costes de reubicación en Estados Unidos

Libros blancos

Modelo de carta de reubicación en Estados Unidos

Modelo de carta de reubicación internacional

Ejemplos de cuadrículas de política de reubicación

¿Está preparado para saber más sobre cómo podemos ayudarle con sus servicios de reubicación?