Todo lo que necesita saber
Employee
Reubicación 101
Employee relocation occurs when a company chooses to move a new or existing employee from one location to another. This can include across the US or across the world! The reasons for relocating an employee have benefits for both the employer and employee including taking on a new role, support business expansion, or enhancing operational efficiencies. The relocation process typically encompasses various logistical, financial, and personal aspects, including arranging housing, covering moving expenses, and providing support to help employees and their families adapt to their new environment.
Employee Relocation 101 provides valuable information and resources for both U.S. Domestic and International assignments:
¿Qué es la reubicación de empleados?
Employee relocation, also known as global mobility and corporate relocation services, is an important task that allows employers like you to remain competitive in your search for top talent. Understanding the fundamentals of employee relocation is crucial for organizations aiming to retain talent and ensure a smooth transition for their workforce. The relocation industry exists to help you manage and move your best and brightest talent to wherever they need to be in order to increase personal performance and company revenue.
Typical benefits offered to employees for relocation (may differ if move is the move is U.S. Domestic or International) and often include:
Asesoramiento previo a la decisión
Helps employees assess and plan for a potential relocation by providing information and guidance on feasibility, impact, and logistics of moving
Servicios de salida
These can include property vacating services such as
selling a home, renting,
termination of a lease
or purchasing a new home
Mudanza de enseres domésticos
Assistance for household goods moves can be via a rental truck (self-move), van line, or air freight (typically for international assignments)
Servicios en destino
Services include
Area Orientation,
Alojamiento temporal
and Settling-In Services
What is a Relocation Policy and why do I need one?
A relocation policy is a set of guidelines and procedures that a company establishes to manage and support the process of moving an employee from one location to another or on a temporary assignment overseas. It outlines what is covered and provided by the company, including financial support, services offered, and responsibilities of both the employer and employee during the relocation.
Essentially, a relocation policy is like a workflow that dictates what each employee will receive for benefits, typically based on what are commonly known as “tiers.” Tiers determine the level of benefits each relocating employee will receive based on criteria important to you, such as employment level (manager/executive), homeowner status (owner/renter), or any other criteria you deem critical.
A well written relocation policy provides consistency in your program, clarity as to what the employee can expect, and helps manage and control relocation expenses.
Visit our Relocation Toolbox for a wealth of information to help get your relocation program on the right track!
What are typical Employee Relocation Services?
Employee relocation services, or benefits, are typically outlined in a relocation policy.
This takes the guesswork out of handling each individual relocation and allows consistency within your program.
Services and policy tier typically differ for those employees who are relocating domestically or internationally.
Servicios de reubicación en Estados Unidos
For employees relocating within the U.S., services might include a combination of 7 categories (based on the policy tier):
1) Employee Counseling
-
- Initial Consultation
- Policy/Benefits Review
- Needs Assessment
2) Household Goods
-
- Movement of Household Goods
- Storage (SIT/Long Term)
- Automobile Transportation
- Transporte de mascotas
- Claims Administration
3) Home Sale
-
- Home Marketing Assistance
- Opción de valor para el comprador (BVO)
- Guaranteed Buy Out (GBO)
- Reembolso directo
4) Home Finding
-
- Rental Assistance
- Compra de vivienda
- Asistencia hipotecaria
5) Destination Services
-
- Preview Trip
- Orientación del área
- Alojamiento temporal
- School Search
- Spouse/Partner Assistance
- Settling In Assistance
6) Quality
-
- In Process Surveys
- Overall Satisfaction Surveys
7) Financial
-
- Gestión de excepciones
- Expense Management
Curious how industry specific relocation services compare?
Servicios de reubicación internacional
For employees relocating internationally, services might include a combination of 7 categories (based on the policy tier):
1) Employee Counseling
-
- Initial Consultation
- Policy/Benefits Review
- Needs Assessment
- Immigration Assistance
- Language Training
- Cultural Training
- On Assignment Support
2) Household Goods
-
- Movement of Household Goods
- Storage (SIT/Long Term)
- Freight Forwarding/Customs Assistance
- Transporte de mascotas
- Claims Administration
3) Home Sale
-
- Home Marketing Assistance
- Buyer Value Option (BVO – US Only)
- Guaranteed Buy Out (GBO – US Only)
- Property/Tenancy Management
- Lease Cancellation Assistance
4) Home Finding
-
- Rental Assistance
- Compra de vivienda
- Asistencia hipotecaria
- Closing/Title Assistance
5) Destination Services
-
- Preview Trip
- Orientación del área
- Alojamiento temporal
- School Search
- Spouse/Partner Assistance
- Settling In Assistance
- Furniture Rental
- Home Leave
- Servicios de salida
6) Quality
-
- In Process Surveys
- Overall Satisfaction Surveys
7) Financial
-
- Gestión de excepciones
- Expense Management
- Lump Sum Assistance
Curious how industry specific relocation services compare?
Recursos de reubicación
Estudio de referencia sobre la movilidad mundial
Guía de beneficios de la venta de viviendas
Caja de herramientas de reubicación
Generador de solicitudes de propuestas de reubicación
Diseñador de la política interior de Estados Unidos
Estimación de los costes de reubicación en Estados Unidos
Modelo de carta de reubicación en Estados Unidos
Modelo de carta de reubicación internacional
What to expect from your Relocation Management Company?
When partnering with a relocation service provider (RMC), companies should expect comprehensive support that includes expert guidance on polices, best practices, and compliance, while offering customized services designed to meet the individual needs of your relocating employees. A reliable RMC will facilitate a seamless relocation by managing everything from household goods transportation to home sale, destination, and settling-in services, ensuring your employees have a positive experience throughout the relocation process.
Relocation Management Team
and Employer
Al externalizar su programa de reubicación, su RMC le asignará un gestor de cuentas. Esta persona es su contacto exclusivo para la gestión del programa, la supervisión del rendimiento del servicio y el asesoramiento y la evaluación comparativa de la política en curso. Disponer de este punto de contacto, con recursos y conocimientos, es uno de los elementos más importantes para el éxito de un programa de reubicación.
Las responsabilidades de su gestor de cuentas podrían incluir:
-
- Control de cuentas y garantía de calidad
- Conocimiento de las mejores prácticas del sector, tendencias, fiscalidad y legalidad
- Reuniones mensuales, trimestrales y anuales con los clientes
- Informes
- Consultoría política
- Evaluación comparativa de políticas
- Third-party oversight (e.g., employees’ real estate agent or household goods mover)
You can expect your account manager to provide regular updates on VIP employees/relocating executives, exception requests to your policy (e.g., an employee needing an extra month of storage), and help coordinate custom reports.
Their main goal is to be proactive and work in your best interest throughout your relationship with the RMC.
Ready to learn how WHR Global can partner with you?
Relocation Management Team
and Transferring Employee
Relocating employees are assigned a relocation counselor to help explain, manage, and deliver all services being received as part of the employer’s policy. This relocation counselor serves as the transferring employee’s main point of contact throughout the lifecycle of the relocation, and their main goal is to provide consistent policy guidance, program knowledge, and to ensure that all services and timelines are managed to the satisfaction of the employee plus contract requirements. Leveraging relocation technology, counselors are guided through all outstanding tasks and deliverables from home marketing assistance to home-finding to helping your significant other find employment in the new location.
The relocation experience itself begins after you authorize an employee for a relocation—usually through the RMC’s technology or by email. Within 24 hours, the assigned relocation counselor will reach out to the employee, introduce themselves as the main point of contact, and schedule a time for an in-depth initial phone call.
Initial Employee Communication
Durante esta llamada, el consejero lleva a cabo una evaluación de las necesidades del empleado y/o de la familia, al tiempo que explica todos los servicios a los que puede optar. Esto proporciona la oportunidad para que el consejero alinee las expectativas del empleado con su política, como por ejemplo:
- Ayuda a la venta o al alquiler de viviendas
- Comercialización y búsqueda de viviendas
- Proceso de mudanza de enseres domésticos, ya sea mediante el alquiler de un camión, una línea de furgonetas de servicio completo o un transportista internacional
- Visión general de los servicios de destino, incluidos el almacenamiento, el alojamiento temporal y la formación lingüística
- Financiación final de los fondos propios, si procede
- Gastos que pueden ser reembolsados o excluidos de los impuestos
Después de la llamada telefónica inicial, el consejero se asegura de que toda la información se almacene y se asegure dentro de la tecnología de reubicación para conducir el proceso hasta el cierre del último servicio.
Ongoing Employee Support
Throughout the relocation process, the Relocation Counselor coordinates each service as the employee’s advocate, setting appointments, confirming status updates, and ensuring they provide consistent and timely updates on each service along the way, such as:
- Encontrar alojamiento temporal
- Reservar una agencia inmobiliaria o de alquiler
- Búsqueda de tasadores e inspectores de viviendas
- Reservar y supervisar el equipo de transporte de mercancías domésticas/transporte de mercancías
At the completion of service, your employee will have the opportunity to rate their satisfaction with the process, relocation counselor, and any third-party service providers. This process helps the RMC with maintaining quality standards and ensuring your employee has a positive relocation experience.
There are a lot of terms and jargon associated with employee relocation. We have assembled a comprehensive glossary with over 165 employee relocation and assignment management terms! See our Global Mobility Glossary.
What challenges are presented
in Employee Relocation?
Whether domestic or international, can relocation present several challenges for employees and employers.
Relocation Myths
The myths surrounding relocation are vast, however you are not required to be an expert or work for a Relocation Management Company, (RMC), to understand everything.
The relocation industry is constantly changing based on current trends and best practices in the global workplace, which is why companies typically contract with an RMC like WHR to manage relocations for them.
What kinds of costs are involved in managing an Employee Relocation?
Relocation costs should be transparent. There should never be a surprise when you review a relocation invoice, which is why we have created this list of common fees to help you better understand and negotiate a reasonable contract for relocation services.
While fees vary from company to company, they are, in general, similar across all Relocation Managment Companies (RMCs). Costs charged by an RMC for overall program administration, including salaries, overhead, and profit.
Transparency in these costs is crucial to ensure that you understand what is being charged and why, helping you to avoid unexpected expenses and maintain a cost-effective relocation program.
Tasas de servicio
Service fees are the actual fees for the actual services provided to the employee either directly by the RMC or a 3rd party provider. (i.e., Temporary Housing Provider or Destination Services Provider)
Tasas de remisión
Ingresos percibidos por usted o por el RMC por tareas como la contratación de un agente inmobiliario o de una compañía de furgonetas especializada en traslados de empresas.
Tasa fija
Este tipo de canon, que se encuentra generalmente en los contratos gubernamentales, refleja los costes de explotación previstos en la reventa de la propiedad e incluye los costes de mantenimiento de la mudanza.
Tasa por incumplimiento
Tasa adicional que puede cobrarse cuando una propiedad no cumple las estipulaciones de su póliza de reubicación o contrato RMC.
Otras tasas
Comisiones de adquisición, cancelación o ampliación del tiempo de mercado.
Metodología de precios de WHR Global
Are International Relocation Policies tax compliant?
Regardless of whether an international relocation is permanent or simply a short-term assignment, all relocation-related expenses will likely raise tax issues in both departure and destination countries. This is why it is critical that the potential tax exposure from relocation reimbursements be monitored so that accurate tax returns can be filed in both the old and new country locations.
Los ciudadanos estadounidenses están obligados a declarar impuestos sobre sus ingresos globales, independientemente del lugar en el que se hayan obtenido y además de las declaraciones de impuestos exigidas en el país de destino. Cuando un empleado se traslada fuera de EE.UU., debe seguir presentando una declaración de la renta federal estadounidense. Sin embargo, EE.UU. ofrece una deducción fiscal en el extranjero que puede aplicarse a la declaración del empleado, lo que significa que la cantidad adeudada en EE.UU. podría ser nula o insignificante, pero sigue estando obligado a presentarla.
It is strongly suggested that the employer provides tax equalization for employees relocating internationally. This allows employees to pay taxes as they would in their original country, with you covering the difference.
Your RMC will work with you, your preferred tax provider, and employees to assist with maintaining a tax compliant relocation program.
Preguntas frecuentes y más
¿Cómo elaborar una política de reubicación?
Ahora que entiende un poco más sobre el sector de la reubicación, puede empezar a pensar en cómo estructurar esas políticas de reubicación. Dos de los enfoques más comunes para crear políticas de reubicación exitosas son el enfoque escalonado y el enfoque a la carta.
El enfoque por niveles
Una política establecida por niveles ofrece a la empresa la posibilidad de seleccionar fácilmente qué empleado recibirá qué paquete de beneficios. Nuestra investigación indica una media de cuatro niveles dentro de cualquier política de reubicación. Esto permite una variación suficiente entre cada paquete de beneficios sin crear demasiada complejidad para la administración.
While a tiered policy gives the ability for a company to be selective regarding which benefits are offered and to whom, some benefits may be offered to all packages. For instance, a household goods move may be offered to all relocating employees, but only certain employees might receive a home sale benefit. You will need to consider which benefits make the most sense for your different levels of employees.
Companies also use policy tiers to keep an eye on relocation costs. Some companies offer home sale benefits to all relocating homeowners while others prefer to restrict that offering to higher-level employees, as home sale is one of the most expensive and complex (yet helpful) benefits you can offer.
Construir sus niveles
There are several different factors companies use when creating a tiered policy. In fact, most companies use multiple factors. The most common criteria for determining an employee’s relocation benefit is job level. This is largely tied into the rarity of the skill set required and impact the individual will make to the organization in the new role. The next most common factor is homeowner status, as the costs and timeline to move renters versus homeowners consistently differ.
El enfoque a la carta
Una alternativa a la póliza escalonada es utilizar una póliza a la carta o de menú. Esto puede ser ideal para las empresas que quieren ser muy selectivas en cuanto a las prestaciones que se ofrecen de forma individual.
Beneficios de la construcción a la carta
The discretion used in deciding which benefits to offer are up to you for each relocation. This can be based on the need for the employee to relocate, the distance in which the employee is moving, or simply based on budget.
The employees themselves can also be in charge of deciding which benefits they receive. The company may offer an employee a specific lump sum amount or use a “points” system. The employee can then determine, based on the dollars or points being received, which benefits they would like provided by the employer versus what the employee would like to manage on their own.
Your company’s culture, talent development strategies, and much more need to be taken into consideration when you’re deciding how to develop your employee relocation policy. Offering too many benefits can prove costly to your organization, while not offering enough can negatively impact your success in recruiting and retaining your employees.
¿Por qué externalizar la recolocación de mis empleados?
En los días de bajo volumen, los profesionales de Recursos Humanos gestionaban cómodamente el traslado de unos pocos empleados clave sin la ayuda de un especialista. Estos traslados podían consistir en una generosa suma global con acceso a un transportista de artículos domésticos preferido, pero aunque esto funcionaba en el pasado, las mejores prácticas de reubicación y el propio sector de la mano de obra han cambiado significativamente.
Con el fin de conseguir los mejores talentos para el trabajo, se ha vuelto esencial para las empresas tener un programa de reubicación global que se adhiere a las mejores prácticas de hoy en día, mientras que también se mantiene al día en los requisitos fiscales y legales.
Crear y ejecutar con éxito un programa de reubicación que compita en el mercado global actual es una tarea exigente que requiere más tiempo y comprensión que nunca, por lo que los departamentos de RRHH tradicionalmente externalizan el proceso de reubicación. El uso de un RMC alivia la carga de satisfacer la demanda de los mejores talentos al proporcionar estos beneficios fundamentales:
- Acceso a expertos en reubicación
- Más tiempo para centrarse en sus otras obligaciones laborales
- Conexión con una amplia red de terceros, a precios reducidos, para servicios como la búsqueda de vivienda, el alojamiento temporal y el traslado de enseres domésticos
- Oportunidades de comparar su programa de reubicación con el de otros clientes para garantizar las mejores prácticas y la competitividad para los mejores talentos
- Mayor ahorro de costes con el aprovechamiento de los descuentos de terceros y las ventajas fiscales
- Acceso a una tecnología dedicada a la reubicación para que su programa funcione con la máxima eficacia
Para comprender mejor las ventajas de subcontratar su programa de reubicación a un experto en reubicación como WHR Global, consulte nuestras 7 ventajas de subcontratar su programa de reubicación.
¿Cómo debo seleccionar un proveedor de recolocación de empleados?
Antes de empezar a buscar una empresa de reubicación de empleados, usted y los demás responsables de su empresa deben definir qué es lo que más buscan en un proveedor.
Haga una lista de sus principales deseos y necesidades, y manténgala durante todo el proceso de selección. Empiece por considerar su propia empresa: ¿Es el coste la motivación más importante de su empresa? ¿Es la satisfacción del servicio? ¿Es ambas cosas, o algo totalmente distinto, como la estructura de gestión del RMC o los años de experiencia?
Tenga también en cuenta el tamaño de su empresa y el número previsto de traslados al año. El tamaño de los RMC varía desde miles de empleados en varios continentes hasta empresas ubicadas en una sola oficina para agilizar la entrega y las comunicaciones. ¿Quiere ser un pez pequeño en un estanque grande o necesita ser un pez grande en un estanque pequeño? Llegue realmente al corazón de lo que su empresa valora más en un proveedor.
Para ayudarle a empezar, he aquí algunos elementos importantes que debe buscar al seleccionar un RMC:
- Si el RMC funciona como un proveedor más para su empresa, o como un socio en sus esfuerzos de reubicación
- La capacidad del RMC para mantenerse flexible y responder a los cambios a medida que su empresa o las necesidades de sus empleados evolucionan
- Esfuerzos para ir más allá en el servicio al cliente, ya que es más costoso contratar a un nuevo empleado que reubicar a uno excepcional
- Capacidad de conjugar los esfuerzos de servicio al cliente con las iniciativas de ahorro de costes para justificar el gasto de un recurso tan importante para sus empleados
- Experiencia en la gestión de la cadena de suministro, ya que los RMC utilizan su propia red de proveedores sobre el terreno para tareas como visitas a apartamentos, transporte de mascotas y formación lingüística para sus empleados
Para obtener más ayuda en la selección de un proveedor de reubicación, consulte estas 8 cosas que debe buscar en un proveedor de reubicación.
Historia de la reubicación de empleados
La industria de la reubicación de empleados creció como un movimiento posterior a la Segunda Guerra Mundial tras un aumento de los negocios y de las necesidades de personal en todo Estados Unidos. La demanda se disparó en la década de 1960 y las empresas crecieron para ayudar al "trasladado" que, en ocasiones, debía estar en una nueva ubicación con muy poco tiempo de antelación.
El Employee Relocation Real Estate Advisory Council (ERREAC) (ahora el Worldwide ERC®) se fundó en 1964 en Chicago para atender las crecientes necesidades de un país que trasladaba cada vez más a sus empleados para desarrollarse y aumentar su productividad. En las décadas de 1980 y 1990 se produjo el mayor volumen de reubicaciones, ya que las empresas seguían creciendo y trasladaban a miles de empleados cada año.
Tras el cambio de siglo, y debido a la mejora de la tecnología y los costes, la actividad de reubicación disminuyó, pero siguió siendo un fuerte beneficio en muchas industrias, especialmente en el Gobierno de Estados Unidos. La actividad internacional ha crecido sustancialmente con amplios beneficios y la necesidad de proporcionar un extraordinario servicio al cliente a quienes están dispuestos a aceptar estas asignaciones únicas.
Hoy en día, el cuarenta y cinco por ciento de los empleadores dicen que no pueden encontrar las habilidades que necesitan. Por eso WHR Global apoya a sus clientes para que amplíen la búsqueda de empleo más allá de las regiones locales, ya que la mejor persona para el puesto no siempre está en su ciudad.
Tecnología de reubicación
RMC Technology
La mayoría de los RMC trabajan con algún tipo de tecnología específica para el traslado. Puede tratarse de algo creado por sus propios desarrolladores, o bien existen productos disponibles para su compra, que luego se adaptan a la marca del RMC.
El asesor de reubicación del empleado trabaja con la tecnología, que suele activar elementos de acción para cada servicio autorizado. Desde la asistencia de marketing hasta los servicios para cónyuges/parejas, cada elemento se asigna con puntos de contacto del sistema y desencadenantes a lo largo del camino para garantizar un seguimiento coherente por parte del consejero.
Tenga en cuenta que la tecnología de su RMC no debe sustituir la comunicación regular y constante con el empleado. Por el contrario, debe permitir un enfoque de servicio proactivo en lugar de ser reactivo a las necesidades, deseos o preocupaciones del empleado. El factor subyacente en cualquier tecnología de reubicación es impulsar los servicios asignados y ofrecer resultados que eviten cualquier paso en falso o lapsos de tiempo antes de que ocurran.
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Tecnología para el empleador Usted y cualquier otro miembro de su equipo de gestión de traslados deben tener un acceso seguro a la tecnología personalizada del cliente. Esta tecnología proporcionará acceso a funciones como:
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Employee Technology
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