Naviguer dans les mouvements de groupe

Dans le paysage commercial actuel en constante évolution, les entreprises subissent souvent des changements organisationnels qui nécessitent le déplacement de plusieurs employés à la fois, que ce soit pour consolider les bureaux, s'étendre sur de nouveaux marchés ou soutenir des fusions et des acquisitions. Ces déménagements à grande échelle, communément appelés "déménagements collectifs", s'accompagnent d'un ensemble unique de défis et de considérations. Pour les équipes de mobilité, les déménagements collectifs sont plus que des exercices logistiques ; ce sont des initiatives stratégiques qui ont un impact sur la continuité de la main-d'œuvre, le moral des employés et la réussite globale de l'entreprise.

Un déménagement collectif implique généralement le transfert d'un nombre spécifique de salariés. Il peut s'agir d'une petite équipe ou, dans certains cas, de centaines de personnes qui déménagent vers un nouveau site. Ces déménagements ont souvent lieu dans le même pays, mais ils peuvent aussi être internationaux. Malgré la simplicité apparente de ce concept, la planification et l'exécution sont très complexes. Contrairement aux déménagements individuels, les déménagements collectifs nécessitent une stratégie coordonnée qui concilie les objectifs de l'entreprise et les besoins des employés, le tout dans des délais serrés et souvent avec une grande visibilité de la part de la direction.

L'une des premières étapes de la gestion d'un déménagement de groupe réussi consiste à comprendre les facteurs qui peuvent faire ou défaire le processus. Cela commence par un alignement clair des objectifs de l'entreprise. Que vous déplaciez des salariés pour réduire les coûts, accéder à de nouveaux marchés de talents ou soutenir la croissance de l'organisation, connaître le "pourquoi" de la mobilité aide à définir l'approche globale. Les responsables de la mobilité doivent également évaluer les caractéristiques démographiques du groupe d'employés, en tenant compte des rôles, de l'ancienneté et des situations familiales, afin de déterminer le niveau de soutien dont chaque segment aura besoin.

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Politiques de déplacement des groupes

L'élaboration d'une politique officielle de déménagement collectif est essentielle pour garantir la cohérence, définir les attentes et contrôler les coûts lors des déménagements de grande ampleur. Cette politique doit définir les conditions d'éligibilité, les niveaux de prestations, les services d'assistance et les délais, et peut prévoir des mesures incitatives telles que des primes de fidélisation. Les principales différences par rapport aux politiques de déménagement traditionnelles sont les suivantes : délais fixes, alignement sur les objectifs du déménagement collectif, fourchettes de prestations élargies, soutien supplémentaire aux familles, frais négociés avec les fournisseurs, dispositions pour les salariés qui refusent le déménagement, prise en compte du prix du logement et attention portée à l'impact sur les communautés locales et les marchés de l'immobilier.

Calendrier des déménagements en groupe

Le calendrier est un autre élément essentiel. Les déménagements de groupes se déroulent souvent en plusieurs phases, et il est important de fixer des étapes clés dès le début. Une stratégie de communication bien structurée est également essentielle. Les employés ont besoin d'informations cohérentes et opportunes sur ce qui se passe, sur la manière dont cela les affecte et sur le soutien qui leur sera apporté. En l'absence d'un message clair, l'incertitude peut rapidement conduire au désengagement, voire à l'attrition.

C'est là que le partenariat avec une société de gestion de la relocalisation (RMC) comme WHR peut apporter une valeur substantielle. Ces sociétés sont spécialisées dans la gestion de déménagements complexes et peuvent agir comme une extension de votre équipe de RH.

De la planification du projet et de la conception de la politique à la coordination des fournisseurs et au soutien des employés, un CMR expérimenté apporte structure et évolutivité à ce qui pourrait autrement être un processus écrasant.

Travailler avec un CMR vous permet de

Déchargez-vous de la logistique quotidienne et de la gestion des fournisseurs pour vous concentrer sur les décisions stratégiques.
Élaborer une politique de déménagement de groupe sur mesure qui reflète à la fois les références du secteur et les objectifs de votre entreprise.
Fournir aux employés des conseils pratiques tout au long du déménagement, afin d'améliorer les taux d'acceptation et de réduire le stress.
Accéder à des données en temps réel et à des outils de reporting pour suivre les progrès, gérer les coûts et ajuster les plans en fonction des besoins.

5 étapes du processus de déménagement collectif

1) Planification préalable à l'annonce

Une politique de relocalisation solide constitue la base d'un déménagement réussi pour un groupe d'entreprises. Comprenez le budget de relocalisation de votre organisation, les avantages offerts aux employés qui déménagent et les plans prévus pour ceux qui choisissent de ne pas déménager. La confiance dans votre plan et vos offres de relocalisation contribue à la satisfaction des employés.

Naviguer dans les mouvements de groupe Communication du jour de l'annonce

Étape 2 : Communication le jour de l'annonce Une communication efficace le jour de l'annonce est essentielle pour réussir le déménagement d'un groupe. Les dirigeants doivent planifier une annonce ciblée dès que la stratégie de relocalisation est finalisée et être prêts à répondre aux questions courantes des employés concernant les délais, l'aide à la relocalisation, les différences de coût de la vie, les options de travail à distance, les implications fiscales, les modifications du contrat de travail, les informations sur le nouveau lieu et la possibilité de choisir leur propre entreprise de déménagement ou agent immobilier. Des réponses claires et bien préparées permettent aux employés de se sentir informés et soutenus, plutôt que pressés ou dans l'incertitude quant à la décision.

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Étape 3 : Exécution après l'annonce La mise en œuvre du déménagement proprement dite est la partie la plus difficile. Grâce à sa vaste expérience, WHR garantit un processus de relocalisation sans heurts. Nos conseillers facilitent une communication essentielle et continue avant et pendant la relocalisation. Dans les 24 heures suivant l'autorisation, le conseiller en relocalisation WHR dédié à votre employé le contactera pour mener une première consultation. Nous analyserons ses besoins et passerons en revue les informations relatives à la politique avec lui afin de nous assurer qu'il comprend les avantages liés à sa relocalisation et que nous comprenons les besoins spécifiques de sa famille. Quels que soient les avantages que vous avez autorisés pour vos employés (BVO, GBO, remboursement direct, aide au crédit immobilier, rupture de bail et aide au loyer, transport des effets personnels, logement temporaire, services à destination, etc.), notre objectif pour chaque déménagement est que vos employés soient heureux, sans stress et prêts à travailler dans leur nouveau lieu de travail.

Étape 4 : Mise en œuvre Au cours de la phase de mise en œuvre d'un déménagement collectif, il est essentiel d'autoriser la première vague de déménagements d'employés et de respecter scrupuleusement le calendrier établi, en apportant les ajustements nécessaires pour faire face à tout imprévu. La mesure et la gestion continues du processus sont essentielles à la réussite tant des employés que de l'entreprise, et il est primordial de choisir un prestataire de services de déménagement expérimenté. Pour réussir un déménagement collectif, il faut aligner les objectifs stratégiques sur une consolidation sans heurts, ce qui implique des investissements et une complexité plus importants que dans le cas d'un déménagement traditionnel. Pour faciliter ces défis, les organisations doivent personnaliser leurs politiques en fonction des enquêtes préalables au déménagement et des objectifs commerciaux, utiliser la cartographie des processus, offrir des services de conseil spécifiques à chaque mission, mettre en œuvre des initiatives de maîtrise des coûts et de gestion du changement, tirer parti de la technologie, effectuer des évaluations des risques et se concentrer sur la fidélisation des talents et la productivité.

Naviguer dans les groupes - Déplacements - Mise en œuvre

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Étape 5 : Évaluation Une fois les déménagements réussis, WHR fournit des informations à des fins d'évaluation et recommande des améliorations pour les futurs déménagements de groupes. En s'appuyant sur des tableaux de bord interactifs d'analyse des données tels que WHR Insights, WHR examine ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré. Cela comprend des éléments tels que :

Enquêtes auprès des employés mesurant leur satisfaction à l'égard du service, de la technologie et des fournisseurs partenaires de WHR, ainsi que des avantages offerts par votre organisation en matière de réinstallation.
Résumés des coûts, y compris les dépenses multidevises entre le budget et les dépenses réelles, les rapports de régularisation des coûts budgétaires, le coût moyen par relocalisation effectuée ;
Demandes de dérogations, y compris les dérogations approuvées et refusées, et plus encore !

Les raisons de l'échec des déménagements de groupe

Même avec une politique solide et des partenaires expérimentés, les déménagements de groupe peuvent déraper si l'on ne prête pas attention aux détails. Les écueils les plus courants sont l'absence d'objectifs clairs, une mauvaise planification et la sous-estimation du poids émotionnel de la relocalisation, en particulier pour les familles ; l'absence de messages clairs de la part des dirigeants ; l'application d'une approche unique à la conception de la politique ; et l'oubli de détails essentiels concernant la destination, tels que la pénurie de logements ou les problèmes d'inscription dans les établissements scolaires.

Pour augmenter vos chances de réussite, tenez compte des meilleures pratiques suivantes :

Commencez à planifier tôt - donnez à votre équipe et à vos employés le temps de se préparer
Impliquez votre CMR dès le début - il peut fournir des évaluations de sites, des études de faisabilité et des stratégies de communication.
Concevoir des politiques équitables, flexibles et alignées sur la démographie des employés avec les caractéristiques démographiques des employés
Communiquer régulièrement et de manière transparente - ne pas laisser les employés dans l'incertitude
Utiliser le retour d'information et les données pour procéder à des ajustements en connaissance de cause.

En fin de compte, un transfert de groupe bien exécuté est plus qu'une transition - c'est une déclaration sur les valeurs, la culture et l'engagement de votre entreprise à soutenir votre personnel. S'il est bien fait, il peut renforcer l'engagement des employés, préserver la continuité de l'activité et jeter les bases d'une réussite future.

Comment les entreprises de gestion de la relocalisation peuvent-elles aider ?

La relocalisation d'un grand groupe d'employés est compliquée et difficile, mais elle ne doit pas nécessairement être stressante. Il est important de choisir un prestataire de services de relocalisation ayant une grande expérience des déménagements de groupe et capable de gérer la transition des employés tout en soutenant les buts et objectifs de l'entreprise. Ceci est particulièrement vrai dans le nouveau site, afin d'offrir aux employés un sentiment de soutien de l'équipe dans tous les aspects du démarrage de leur nouvelle carrière dans un nouvel État.

Les CMR aident à définir les objectifs du déménagement, conseillent sur les plans de communication, conçoivent des politiques efficaces et gèrent la logistique. L'implantation mondiale de WHR garantit la capacité de gérer des déménagements de groupes de toutes tailles et de toutes complexités. Les CMR établissent également des procédures pour évaluer les transferts d'employés, déterminer les politiques de transfert et prévoir les taux d'acceptation.

Ce qu'il faut rechercher chez un fournisseur

WHR fournit une assistance mondiale à ses clients et à ses employés par l'intermédiaire de ses bureaux du Wisconsin, de Singapour et de Suisse.

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Choisissez un fournisseur qui possède une vaste expérience, des outils technologiques conviviaux, une expertise en matière de conception de politiques de relocalisation et un processus de reporting transparent. Chez WHR, notre équipe s'engage à fournir un service exceptionnel et à assurer la tranquillité d'esprit de vos employés relocalisés. De l'élaboration de la politique à la planification et à l'exécution, nous aidons votre entreprise à atteindre ses objectifs lors d'un déménagement de groupe.

Si votre organisation planifie un déménagement de groupe, ou même en explore la possibilité, l'équipe de WHR est là pour vous aider. Forts d'une vaste expérience dans la gestion de déménagements à grande échelle, nous travaillerons avec vous pour élaborer une stratégie qui garantira un déménagement en douceur, réfléchi et réussi, tant pour votre personnel que pour votre entreprise.

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