Meilleures pratiques pour les politiques de réinstallation des employés nationaux

Une politique de relocalisation des employés bien conçue améliorera l'expérience du transféré, contrôlera les coûts organisationnels, répondra aux besoins des employés et vous aidera à gagner de nouveaux talents. Améliorer l'expérience des employés signifie réduire le stress afin qu'ils puissent se concentrer sur leur travail dans leur nouveau lieu de travail. Les politiques de réinstallation ne sont pas uniformes ! Si vous constatez que les mêmes demandes d'exception se répètent sans cesse, envisagez d'adapter votre politique.

Nous vous présentons ci-dessous quelques bonnes pratiques en matière de politique de relocalisation des employés.

I. Vente de maison

Option de rachat garanti (GBO) ou option de valeur d'achat (BVO)

• Offrir un BM peut être risqué pour votre organisation car il garantit aux employés la vente d'une maison sur la base de la valeur d'évaluation, mais si la maison n'est pas vendue, votre entreprise prend la maison en inventaire et doit la revendre.
• Un BVO, en revanche, minimise considérablement les risques organisationnels liés à un GBO, puisque votre entreprise n'achète le logement de l'employé qu'après que celui-ci ait trouvé un acheteur extérieur.
• Certaines entreprises offrent un GBO à leurs cadres et un BVO aux non-cadres.

Remboursement direct (DR)

De nombreuses entreprises proposent un DR en plus du GBO ou du BVO.

Avantage d'un DR

• Votre entreprise n'a pas besoin d'ajouter les maisons invendues à l'inventaire puisque les employés sont responsables de la vente de leur maison et du paiement des frais de clôture/de commission à l'avance.

Les inconvénients d'un DR

• Aucun avantage fiscal pour votre entreprise ou pour le salarié.
• Votre entreprise devra supporter des frais supplémentaires de majoration (en supposant que vous proposiez la majoration).
• L'employé est responsable de tous les coûts initiaux (frais de clôture, commissions, inspections, etc.).

Inspections de maisons

La plupart des entreprises exigent une inspection complète du logement pour les programmes GBO et BVO. L'inspection du logement est commandée par la société de gestion de la relocalisation (RMC). L'inspection permet de réduire les risques que l'entreprise achète une maison présentant des défauts importants inconnus. Le bénéficiaire du transfert est tenu d'effectuer toutes les réparations nécessaires avant d'aller de l'avant dans un programme BVO ou GBO. Certaines entreprises veulent éviter d'être trop pointilleuses sur les réparations à effectuer, aussi une alternative à l'inspection complète de la maison serait une inspection des principaux éléments, ainsi que d'autres inspections spécialisées le cas échéant, notamment les suivantes :

• Bien
• Septique
• Radon
• Termite
• Stucco

Si l'on soupçonne des problèmes dans d'autres domaines, des inspections spécialisées supplémentaires peuvent être ordonnées si le CMR le juge nécessaire, notamment les suivantes :

• HVAC
• Toit
• Plomberie et/ou électricité intérieures
• Structures/fondations

Prime de vente de maison

Une prime à la vente de maison peut inciter les employés à vendre leur maison rapidement.

• Avantageux pour votre entreprise si vous offrez un GBO ; moins offert dans un programme BVO.
• Décidez du plafond de cet avantage, et si ce plafond variera en fonction du rôle de l'employé. De nombreuses entreprises le basent sur un pourcentage de la vente et/ou offrent une prime plus élevée à ceux qui parviennent à vendre leur maison dans un délai donné.
• Ce n'est pas nécessaire sur le marché immobilier actuel, car les maisons se vendent rapidement, la demande étant largement supérieure à l'offre de l'inventaire disponible.

Perte sur la vente

Certaines entreprises proposent une perte à la vente, c'est-à-dire que l'entreprise offre un avantage supplémentaire aux employés qui vendent leur maison à un prix inférieur au prix d'achat initial. Cet avantage est plus répandu chez les cadres que chez les non-cadres (généralement à un montant plafonné).

II. aide à la location / aide à la rupture de bail

Les prestations peuvent aider les personnes transférées à mettre fin à leur bail de manière anticipée et à trouver une location dans leur nouveau lieu de travail. Fournir une aide à la location peut également contribuer à minimiser le stress du déménagement et à faciliter la transition vers le nouveau rôle professionnel. Si vous choisissez d'offrir une aide à la location, réfléchissez au nombre de jours de recherche de logement que vous souhaitez couvrir.

• Le fait de plafonner l'aide au loyer permet à votre entreprise de maîtriser ses coûts. Si une personne transférée dépasse le plafond, décidez d'accorder un avantage exceptionnel sur une base individuelle.
• Encouragez les cessionnaires à négocier avec les propriétaires pour insérer une clause diplomatique dans le bail qui réduise les frais de rupture de bail futurs.

III. Services à destination

Déménager dans un nouveau lieu peut être stressant. Les orientations régionales, les voyages de recherche de logement, le paiement des frais de clôture de la destination, le logement temporaire et les services d'installation peuvent contribuer à alléger le fardeau d'une réinstallation. En fournissant des services à destination, l'employé transféré pourra se concentrer sur son nouveau rôle plus rapidement.

Logement temporaire

La mise à disposition d'un logement temporaire entièrement meublé peut compenser tout remboursement de repas puisque les logements temporaires comprennent des cuisines équipées.

Voyage de chasse à la maison

L'octroi d'une somme forfaitaire pour les voyages simplifiera le processus et permettra aux employés de réserver et de payer des voyages de recherche de logement.

Frais de clôture de la destination

De nombreuses entreprises offrent ce remboursement aux cadres et non aux non-cadres.

• Le plafonnement de l'aide est un moyen de contrôler les coûts de cet avantage imposable, en particulier si votre entreprise verse des montants bruts. Cette mesure pourrait être particulièrement utile lorsque les employés déménagent vers des destinations où le coût du logement est élevé.
• Il est recommandé de n'autoriser que le remboursement des frais de clôture habituels afin de s'assurer que votre société ne rembourse pas des éléments non standard.

Services de destination des locataires

Certains employeurs offrent une aide pour les frais de clôture aux locataires actuels qui achètent une maison dans leur nouveau lieu de résidence.

• Si vous décidez d'offrir cet avantage, déterminez qui sera admissible. Seulement les nouveaux employés ou les employés existants, seulement les cadres ou en fonction du niveau d'emploi ?
• Bien qu'il ne s'agisse pas de l'avantage le plus couramment proposé, une incitation à la location peut permettre à votre entreprise de réaliser des économies lors de futurs déménagements.
  • C'est une bonne option pour les employés qui déménagent souvent. Votre entreprise peut ainsi éviter de payer les frais de clôture et de vente future de la maison de façon répétitive pour le même employé.

IV. Articles ménagers (HHG)

Le déménagement HHG est l'une des étapes les plus stressantes d'une relocalisation.

• Assurez-vous que votre CMR est proactif dans ses communications et qu'il donne l'occasion au transféré de donner un feedback en direct afin que les problèmes puissent être traités immédiatement.
• La plupart des entreprises fourniront une assistance fiscale pour les déménagements HHG, surtout depuis l'adoption de la loi sur les réductions d'impôts et les emplois (TCJA) de 2018.

Expédition de véhicules

Réalisez des économies en basant le nombre de véhicules autorisés sur la distance du déménagement. Il est courant que les entreprises proposent au moins un véhicule à expédier si la distance est supérieure à 500 miles, et jusqu'à deux si la distance est supérieure à 1000 miles. Cela permet de réduire le stress lié au fait que l'employé et sa famille doivent parcourir de longues distances dans des véhicules séparés.

Stockage temporaire

La plupart des entreprises offrent un stockage temporaire des biens ménagers de l'employé jusqu'à ce qu'il trouve un logement permanent.

• Pour économiser des coûts, n'offrez pas cet avantage pour des raisons personnelles, par exemple, pendant la rénovation d'une maison, lorsque l'employé peut vouloir entreposer des articles jusqu'à ce que les travaux soient terminés, ou si l'employé part en vacances et ne peut pas être présent pour la livraison des biens de consommation courante.

V. Somme forfaitaire

Décidez si vous voulez offrir une police forfaitaire partielle ou totale aux personnes transférées. Certains employés peuvent apprécier la liberté de pouvoir utiliser leur argent de réinstallation comme bon leur semble. Les avantages d'offrir des sommes forfaitaires sont les suivants :

• Maîtrise des coûts.
• Une budgétisation et une administration aisées.
• Compétitivité du marché.
• Idéal pour les employés qui ont moins à déplacer.
• Programmes de stages.

Il existe trois principaux types de forfaits, présentés ci-dessous : le forfait seul (sans conseil), le forfait géré (avec conseil) et le forfait (en plus d'autres prestations).

A. Prestation forfaitaire seulement (sans conseil)

Le bénéficiaire du transfert reçoit une somme forfaitaire. L'employé décide de la façon dont il compte dépenser ces fonds.

• Couramment utilisé avec les non-cadres, y compris les employés débutants et les employés dans les programmes de développement qui changent fréquemment de lieu.
• En général, il n'est pas utilisé avec les déménagements de niveau supérieur.
• La majorité des sommes forfaitaires sont inférieures à 5 000 $.

B. Somme forfaitaire gérée (avec conseil)

Permet à votre entreprise de conserver un contrôle partiel sur l'utilisation de l'argent par l'employé tout en offrant une certaine souplesse. Le CMR conseille l'employé sur les façons approuvées d'utiliser la somme forfaitaire qu'il a gérée, et les fonds sont fournis sous forme de remboursement après que l'employé a engagé le coût ou est facturé directement à l'un des fournisseurs partenaires de votre CMR.

• Les sommes forfaitaires gérées sont plus souvent utilisées comme seul avantage pour les cadres ou les employés de niveau supérieur, par opposition à une somme forfaitaire seule (sans conseil), utilisée plus souvent avec les employés de niveau débutant.

C. Somme forfaitaire (en plus des autres prestations)

Il s'agit du type d'indemnité forfaitaire le plus fréquemment utilisé. Il fonctionne bien parce que les entreprises peuvent offrir d'autres avantages - adaptés aux besoins spécifiques de l'individu en matière de réinstallation - tout en fournissant une somme forfaitaire que l'employé peut dépenser comme il le souhaite.

• Ce type d'avantage permet également à votre entreprise de contrôler les coûts et offre une flexibilité supplémentaire à l'employé.

VI. l'aide au coût de la vie (COLA)

Certains de vos employés peuvent déménager dans une région où le coût de la vie est moins élevé et d'autres dans une destination où il est beaucoup plus élevé. Si le coût de la vie est plus élevé, certaines entreprises offrent une indemnité de coût de la vie à durée limitée pour combler l'écart financier. Les options de paiement peuvent être mensuelles, trimestrielles, annuelles ou une somme forfaitaire unique.

• Fixez une période de fin pour cet avantage et décidez si l'avantage diminuera lentement pendant cette période.
• Il est préférable de n'offrir cet avantage qu'aux employés qui déménagent vers des destinations où le coût de la vie est plus élevé. Si votre employé déménage d'une région où le coût de la vie est élevé à une autre, envisagez de ne pas offrir cet avantage. Souvent, les employeurs fixent un seuil (généralement un pourcentage) pour offrir cet avantage. D'autres identifieront des zones/villes spécifiques et n'offriront cet avantage qu'aux employés qui déménagent dans ces endroits prédéterminés.

VII. exceptions à la politique

Décidez comment vous voulez gérer les exceptions à la politique et assurez-vous que vous et votre CMR êtes en phase. Même si vous avez une excellente politique de réinstallation des employés, elle n'est pas toujours uniforme ! Les cultures individuelles, les besoins spécifiques et la dynamique familiale peuvent nécessiter des exceptions. Assurez-vous que votre CMR suit toutes les demandes/résultats. Ces informations vous aideront à déterminer si des changements de politique sont nécessaires.

Voici quelques exemples de demandes d'exception de politique courantes :

• Logement temporaire supplémentaire ou entreposage de biens ménagers.
• Mise en caisse supplémentaire d'articles, de véhicules à expédier ou d'autres services pour un déménagement d'articles ménagers.
• Paramètres d'inscription à la maison.
• Exigences relatives à l'habitation admissible.
• Remboursements supplémentaires pour les voyages.
• Exigences de réparation.
• Extensions des avantages.

VIII. Niveaux de politique par rapport aux avantages Flex de base

Avec les niveaux de police, l'entreprise sélectionne les employés qui bénéficient d'un ensemble d'avantages spécifiques. Souvent, les niveaux de police sont basés sur le rôle de l'employé dans l'entreprise. Par exemple, les avantages liés au déménagement offerts à un cadre supérieur peuvent être différents de ceux offerts à un employé débutant. Bien qu'une politique à plusieurs niveaux permette à une entreprise d'être sélective quant aux avantages offerts à chaque niveau d'employé, certains avantages peuvent être offerts dans toutes les formules. En d'autres termes, un déménagement HHG pourrait être offert à tous les employés qui déménagent, mais le coût du déménagement pourrait être plafonné pour les employés de niveau inférieur. Certaines entreprises n'offrent une aide à la vente de maison qu'aux employés de niveau supérieur, mais tous les autres avantages peuvent être les mêmes, quel que soit le rôle ou le niveau de l'employé.

Outre le niveau de poste de l'employé, d'autres facteurs peuvent influer sur le niveau auquel se situe un employé, notamment le fait qu'il soit propriétaire ou locataire, ou qu'il soit un nouvel employé ou un employé existant.

Les avantages de base du Flex comprennent un ensemble d'avantages dont tout le monde bénéficie, mais le salarié se voit également proposer d'autres avantages possibles parmi lesquels il peut choisir, parfois en fonction de son poste.

En conclusion

Quelles que soient vos décisions en matière de politique, envisagez de vous associer à un bon CMR qui peut vous aider à rédiger votre politique et à l'administrer de manière rentable. Pour d'autres meilleures pratiques, obtenez notre enquête de référence 2020.