国内従業員の転勤対策に関するベストプラクティス

by | May 5, 2021 | Resources

優れたリロケーション・ポリシーを策定することで、転勤者の経験を向上させ、組織のコストを管理し、従業員のニーズを満たし、新たな人材の獲得につなげることができます。従業員の経験を向上させるということは、従業員が新しい場所で仕事に集中できるよう、ストレスを軽減するということです。リロケーション施策は一律ではありませんもし、同じような例外要求が何度も繰り返されるようであれば、方針を調整することを検討してください。

以下では、従業員移転政策のベストプラクティスをいくつかご紹介します。

I.住宅販売

ギャランティード・バイアウト（GBO）またはバイヤーバリューオプション（BVO）

  • GBOを提供すると、査定額に基づいた住宅売却を従業員に保証することになりますが、住宅が売れなかった場合、貴社は住宅を在庫として抱え、再販売しなければならないため、貴社にとってリスクが伴います。
  • 一方、BVOは、従業員が外部の買い手を確保した後に、貴社が従業員の自宅を購入するため、GBOに見られる組織的なリスクを大幅に軽減することができます。
  • 企業によっては、役員にはGBO、非役員にはBVOを支給しているところもあります。
それぞれの長所と短所を考慮したうえで 自社の目標に合ったものを選んでください。
 
長所 短所
GBO
  • 貴社と譲受人に税制上のメリットがあります。
  • 従業員は閉会式に出席する必要はありません。
  • プロの鑑定士が、御社が競争力のある市場価格を提供していることを確認します。
  • 保証付きオファーにより、移転プロセスを迅速化し、移転者の移転を早めることができます。
  • 同社は、住宅を売却するまで、その所有と維持のリスクを負う。
BVO
  • 貴社と譲受人に税制上のメリットがあります。
  • 従業員は閉会式に出席する必要はありません。
  • 買い手は社員が確保するため、会社のコストを最小限に抑えることができます。
  • 適切なマーケティングパラメータを設定するために、2人の不動産業者によるブローカー・マーケット・アナリシス（Broker Market Analysis）を実施。
  • 売却が決まったら、住宅は会社所有の在庫になる。
  • 従業員は、新しい職場への移動を遅らせる可能性のある外部のオファーが受け入れられるまで、自宅に対する経済的な責任を負い続けます。

ダイレクト・リインバースメント（DR）

GBOやBVOに加え、DRを提供する企業も多いだろう。

DRのメリット

  • 社員は自宅を売却し、クロージングコストや手数料を前払いする責任があるため、貴社は売れ残った住宅を在庫として抱える必要がありません。

DRの短所

  • 会社にも従業員にも税制上のメリットがない。
  • 貴社はグロスアップのコストを追加で負担することになります（グロスアップを提供すると仮定した場合）。
  • 従業員は、すべての費用を前払いする責任があります（クロージングコスト、コミッションフィー、検査など）。

ホームインスペクション

ほとんどの会社は、GBOとBVOのプログラムのために完全なホームインスペクションを要求しています。ホームインスペクションは、リロケーションマネジメント会社（RMC）が発注する。インスペクションは、会社が重大な欠陥のある住宅を購入するリスクを軽減するのに役立つ。譲渡人は、BVOやGBOプログラムに進む前に、必要な修繕を全て完了させる必要がある。企業によっては、必要な修繕についてあまりうるさく言われたくないので、完全なホームインスペクションの代わりに、主要部品のインスペクションや、必要に応じて以下のようなその他の専門的なインスペクションを行う。

  • あの
  • セプト
  • ラドン
  • シロアリ
  • スタッコ

その他の部分で問題が疑われる場合、RMCが必要と判断した場合には、以下のような専門的な検査を追加で指示することもあります。

  • HVAC
  • 屋根
  • 内装の配管や電気
  • 構造・基礎

ホームセールスボーナス

住宅販売ボーナスは、従業員が自分の家を早く売るためのインセンティブになります。

  • GBOを提供すれば会社にとって有益、BVOプログラムでは提供されない。
  • この手当の上限をどこに設定するか、また、従業員の役割に応じて上限を変えるかどうかを決めます。多くの企業では、販売額に対するパーセンテージをベースにしたり、希望する期間内に家を売ることができた場合には、より高いボーナスを提供したりしています。
  • 今日の不動産市場では、需要が在庫の供給を大幅に上回っているため、住宅はすぐに売れてしまうので、このようなことは必要ありません。

売却損

会社によっては、売却損を出す制度があり、社員が自宅を当初の購入価格より安く売却した場合、会社が追加で手当を支給する制度があります。この手当は、非経営者に比べて経営者に多く見られます（通常、上限額が設定されています）。

II. レンタルアシスタンス/リース・ブレイクアシスタンス

転勤者のために、賃貸契約の早期解約や転勤先での賃貸物件探しを支援することができます。また、賃貸支援を提供することで、引っ越しのストレスを最小限に抑え、新しい職場への移行を容易にすることができます。 賃貸支援を提供する場合は、賃貸探しを何日間行うかを検討する必要があります。

  • 家賃補助に上限を設けることで、企業のコスト抑制を図る。転勤者が上限を超えた場合、例外給付を行うかどうかを個別に判断する。
  • 転勤族には、将来のリース破棄料を軽減する外交辞令をリースに挿入するよう、家主と交渉することを奨励する。

III.デスティネーションサービス

新しい土地への引越しはストレスが多いものです。エリアオリエンテーション、ホームファインディングツアー、赴任先でのクロージングコストの支払い、仮住まい、セトリングインサービスは、赴任の負担を軽減するのに役立ちます。赴任先でのサービスを提供することで、赴任する社員はより早く新しい職務に専念することができるようになります。

仮設住宅

家具付きの仮設住宅を提供すれば、仮設住宅にはキッチンが付いているので、食事代の払い戻しを相殺することができます。

家探しの旅

旅行一時金を支給することで、手続きが簡素化され、社員が家探し旅行の予約・支払いをすることができます。

渡航先でのクロージングコスト

多くの企業では、この払い戻しを役員に対して行う場合と、非役員に対して行う場合があります。

  • この課税対象となる福利厚生にかかる費用を抑制する方法として、特に会社がグロスアップを提供している場合は、キャッピング・サポートが有効です。特に、グロスアップを支給している場合は、この課税対象となる手当のコストを抑制することができます。これは、従業員を高コストの住宅地に移動させる場合に特に有効です。
  • 典型的なクロージング・コストの払い戻しのみを許可することは、貴社が標準外の項目を払い戻すことがないようにするために推奨されます。

レンタルデスティネーションサービス

雇用主によっては、現在賃貸している人が転居先で住宅を購入する際に、決算費用を援助するところもあります。

  • この福利厚生を提供することを決めた場合、誰がその資格を得るかを決めます。新入社員だけか、既存社員だけか、役員だけか、それとも職位に応じてか？
  • 最も一般的な特典ではありませんが、賃借のインセンティブは、将来の移転に伴うコスト削減の可能性を提供することができます。

    • 転勤の多い従業員にとって、同じ従業員が何度も転勤する場合、住宅購入のための費用を会社が負担することを避けることができます。

IV.家財道具（HHG）

HHGの引越しは、引越しの中でも最もストレスのかかるステージの一つです。

  • RMCが積極的にコミュニケーションを図り、転勤者に生の声を伝える機会を設けることで、問題点を即座に解決できるようにしましょう。
  • 特に2018年のTCJA（Tax Cuts and Jobs Act）が成立してからは、ほとんどの会社がHHG移動の税務支援を行ってくれます。

車両出荷

移動距離に応じた車両台数の設定により、コスト削減を実現。移動距離が500マイルを超える場合は最低でも1台、1000マイルを超える場合は最大2台の車両を提供するのが一般的です。これにより、社員と家族が別々の車で長距離を移動しなければならないストレスを軽減することができます。

一時保管

多くの企業では、定住先が確保されるまでの間、従業員の家財道具を一時的に保管するサービスを提供しています。

  • コスト削減のため、個人的な理由、例えば、自宅の改装中、作業が完了するまで品物を保管しておきたい場合、または従業員が休暇を取るためHHGの配達に立ち会えない場合は、この特典を提供しないでください。

V.一括払い

転勤者に一部または全部の一時金保険を提供するかどうかを決定する。従業員の中には、転居資金を自由に使えることを喜ぶ人もいるかもしれません。一時金を支給するメリットとしては、以下のようなものがある。

  • コスト抑制。
  • 予算編成や管理がしやすい
  • 市場競争力。
  • 移動の少ない社員には嬉しいですね。
  • インターンシップのプログラム。

一時金には大きく分けて、一時金のみ（カウンセリングなし）、管理型一時金（カウンセリングあり）、一時金（他の給付と合わせて）の3種類があります。

A.一時金のみの給付（カウンセリングなし）

譲受人は一時金を受け取ります。この資金をどう使うかは、社員が決めることです。

  • 新入社員や育成プログラムの社員など、勤務地が頻繁に入れ替わる非幹部社員によく使われる。
  • 通常、上位互換では使用しない。
  • 一時金の大半は5千ドル以下

B.マネージド・ランプサム（カウンセリング付き）

社員が一時金をどのように使うかについて、貴社が部分的にコントロールしながらも、ある程度の柔軟性を確保することができます。RMCは、従業員が管理された一時金をどのように使用することができるかについてカウンセリングを行い、従業員が費用を負担した後、またはRMCのサプライヤーパートナーのいずれかに直接請求された後に、資金が払い戻される。

  • 管理型一時金は、役員以上の社員に対する唯一の福利厚生として利用されることが多く、一時金のみ（カウンセリングなし）は新入社員に対して利用されることが多くなっています。

C.一時金（他の給付金と合算して）

これは、最も頻繁に使用されるタイプの一時金給付です。一時金を支給しながら、各人の転勤ニーズに合わせた他の福利厚生を提供できるのが特徴だ。

  • また、このような福利厚生は、会社がコストをコントロールすることを可能にし、従業員にとってさらなる柔軟性をもたらします。

VI. 生活費補助(COLA)

従業員の中には、生活費の安い地域に引っ越す人もいれば、もっと物価の高い地域に引っ越す人もいるかもしれません。物価が高い場合、企業によっては、経済的なギャップを埋めるために、一定期間の生活費を支給することがあります。支給方法は、月払い、四半期払い、年払い、一時払いなどがあります。

  • この特典の終了期間を設定し、その期間中に特典が徐々に減少/先細りになるかどうかを決定します。
  • この手当は、物価の高い地域に引っ越す従業員だけに提供するのが最善です。従業員が生活費の高い地域から別の地域へ引っ越す場合は、この給付金を差し控えることを検討してください。多くの場合、雇用主は、この給付金を提供するための基準値（通常はパーセンテージ）を設定します。また、特定の地域や都市を特定し、これらの地域に転居する従業員のみに手当を提供することもあります。

VII. ポリシーに関する例外事項

ポリシーの例外をどのように扱うか決定し、RMCと同期していることを確認する。従業員の移転に関する優れた方針があったとしても、それが必ずしも万能とは限りません。個々の文化、特定のニーズ、家族の力学によって、例外の必要性が生じる場合があります。RMCは、すべてのリクエストと結果を追跡していることを確認してください。この情報は、ポリシーの変更が必要な箇所を判断するのに役立ちます。

一般的なポリシー例外要求には、次のようなものがあります。

  • 仮設住宅や家財道具の保管場所の追加。
  • 家財道具の引越しのための品物や輸送する車などの木箱の追加サービス。
  • ホームリストパラメーター。
  • 対象となる住宅の条件
  • 出張旅費の追加精算。
  • 修理の必要性
  • ベネフィットエクステンション。

VIII.ポリシーティアとコアフレックス特典

ポリシー・ティアでは、会社はどの従業員が特定のベネフィット・パッケージを受けるかを選択する。多くの場合、ポリシー・ティアは、従業員の会社での役割に基づいている。例えば、役員に支給される転勤手当は、新入社員に支給される手当とは異なるかもしれない。階層化された保険では、各階層の従業員に提供される手当を選択することができるが、一部の手当はすべてのパッケージで提供される場合もある。つまり、転勤する社員全員にはHHGの引越しが提供されるが、下級社員には引越しの費用に上限が設定されることもあり得る。また、住宅売却の支援は上級社員にのみ提供し、その他の福利厚生は社員の役割や職務レベルに関係なくすべて同じにする企業もある。

従業員の役職レベルだけでなく、持ち家か賃貸か、新入社員か既存社員かなど、従業員がどの階層に属するかに影響を与える可能性のある要素も含まれます。

コア・フレックスの特典には、誰もが受けられる特典がまとめられていますが、従業員には、時には職種に応じて選べるその他の特典も提供されます。

おわりに

どのような方針を決定するにしても、方針の作成と費用対効果の高い運用を支援する優れたRMCと提携することを検討してください。ベストプラクティスの詳細については、2020年ベンチマーク調査をご覧ください。