ワークフローが重要な理由

よりスマートな引越し、より良い体験

転勤やグローバルモビリティにおいては、タイミング、コンプライアンス、コミュニケーションが、数多くの要素と連携して機能する必要があります。ワークフローを導入することで、例外事項を減らし、意思決定を迅速化し、従業員やプログラム担当チームに、開始から完了までの明確な道筋を示すことができます。

WHRでは、ワークフローがその連携を支える基盤となっています。ワークフローは、チームとサプライヤーパートナー間の連携を円滑にし、クライアントへの情報提供を確実に行い、転勤する従業員に対し、手続きの開始から最終的な請求に至るまで一貫したサポートを提供します。

WHRのワークフローは、当社独自のオペレーティングプラットフォーム「CARICS」と、社内タスク管理エンジン「myWorkOne」によって支えられています。これらを連携させることで、重要なイベントや日程を追跡し、適切なタイミングで適切な担当者にタスクを割り当て、書類、承認、進捗状況の更新を転勤ファイルと連動させることができます。  

最新のブログ記事では、グローバルモビリティにおけるワークフローのメリットと、WHRの統合プラットフォームがチーム、サプライヤー、従業員を連携させ、意思決定の迅速化とより良い転勤体験を実現する方法について解説しています。

グローバルモビリティにおいてワークフローが重要な理由

適切に設計されたワークフローは、複雑な移転業務を管理され、可視化されたプロセスへと変えます。これにより、手順の漏れが生じるリスクを低減し、サプライヤーや地域を問わず一貫性を確保します。

何よりも重要なのは、転勤する従業員にとってよりスムーズな体験を実現すると同時に、プログラムの責任者に対して可視性、管理機能、そして透明性を提供できる点です。

• 例外や予期せぬ事態を最小限に抑える：ポリシーパラメータ、承認、必要書類を早期に把握・可視化します
• 可視性の向上：WHRポータルを通じて、リアルタイムのステータス、レポート、および保存されたドキュメントにアクセスできます
• 一貫性の強化：手順の標準化により、すべての移転案件において安定したサービス品質を確保
• 問題の迅速な解決：アラートとエスカレーションにより、問題が業務の支障となる前に未然に防ぐことができます

WHRワークフローの仕組み：CARICSとmyWorkOne

CARICSは、WHRが自社のクライアントのために構築したエンタープライズ運用プラットフォームです。CARICS内で、myWorkOneは各転勤案件の重要なイベントや期限を監視し、スマートルーティング機能を用いて、WHRのチームや承認済みのパートナーにタスクや通知を配信します。これにより、転勤のライフサイクル全体を通じて、成果物、書類、承認プロセスが確実に予定通りに進められるようになります。
書類、電子フォーム、およびセキュアな署名
ワークフローにより、書類処理がボトルネックになるのを防ぎます。従業員はオンラインで電子フォーム（eForms）に記入し、DocuSign® を使用して安全に署名できます。署名済みの文書や重要な通信記録は、WHRの統合ドキュメントリポジトリに保存されるため、承認されたユーザーはメールや添付ファイルを探し回る必要なく、必要な情報を素早く見つけることができます。

プロセスに組み込まれたポリシー遵守
転勤プログラムには、複雑な規則、上限額、承認要件が伴うことがよくあります。WHRは、お客様のポリシーパラメータを当社のテクノロジーに組み込むことで、経費上限、対象要件、必要な承認が監視・報告されるようにします。例外処理が必要な場合、ワークフローによってそれが確認のために提示されるため、決定事項は記録され、一貫性が保たれます。

クライアントおよびプログラム責任者へのメリット
ワークフローは、単に社内の効率化を図るだけのものではありません。プログラムのガバナンスにも寄与するものです。WHRのワークフローは、クライアントポータルを通じて透明性の高い管理を支援します。このポータルでは、権限を持つユーザーが、移転の進捗状況、レポート、請求書、保存された書類などに、24時間365日いつでも一箇所からアクセスできます。

クライアントポータルの可視性とレポート機能

お客様は、オンラインでの承認手続き、リアルタイムレポートの確認、請求書や関連書類へのアクセス、満足度や案件進捗状況の確認を行うことができます。また、多くの顧客は、ポータルを通じて利用可能なレポートを活用し、社内の予算編成、監査、および年度末の決算調整に役立てています。

• 正確な請求とコンプライアンスの徹底
  のワークフローは、各ファイルにサービス、承認、および書類を紐付けることで、一貫した請求業務を支援します。また、WHRでは定義済みのレビュー管理機能を活用し、請求書の正確性と添付書類のコンプライアンス遵守を確保します。請求書や関連書類はクライアントポータルを通じて閲覧可能であり、透明性の確保と内部監査を支援します。
• サプライヤーパートナーとの連携および品質管理
  移転の成果は、サプライヤーパートナーによる確実な実行にかかっています。WHRのワークフローは、サプライヤーパートナーとの活動を調整し、指標に基づくスコアカードや満足度フィードバックを通じてパフォーマンス管理を支援します。フィードバックからサービスのリスクが示された場合、適切なチームに迅速に通知され、問題に対処し、記録を残すことができます
• 設計段階からのセキュリティとプライバシー
  ワークフローの強度は、その基盤となるデータの保護対策の強度によって決まります。WHRでは、従業員および顧客の情報を保護するため、役割ベースのアクセス制御とセキュリティ対策を導入しています。また、機密性の確保と適切なアクセス管理を実現するため、技術環境の維持管理と見直しを継続的に行っています。

WHR Globalのワークフローがモビリティ・プログラムをどのように改善するか

実務における異動業務のワークフローを構築すれば、その効果は即座に現れ、数値化することも可能です。従業員は今後の手順をより明確に把握し、サポートを迅速に受けられるようになります。一方、プログラムの責任者は、管理体制の強化、コンプライアンスの徹底、そしてすべての案件において一貫した対応を実現できます。 

貴社のプログラムで具体的にどのような形になるか、ご覧になりませんか？ぜひご連絡ください。簡単な説明を通じて、WHR Globalのようなリロケーション管理会社（RMC）と提携することで、貴社のポリシーやプログラムの目標に合わせて、効率的なワークフローを構築できる方法をご案内いたします。