Slimmer verhuizen, betere ervaringen
Bij verhuizingen en internationale mobiliteit moeten timing, naleving van regelgeving en communicatie naadloos op elkaar aansluiten, waarbij tientallen verschillende aspecten een rol spelen. Workflows zorgen ervoor dat er minder uitzonderingen zijn, dat beslissingen sneller worden genomen en dat medewerkers en programmateams van begin tot eind een duidelijker traject volgen.
Bij WHR vormen workflows de operationele basis voor die coördinatie. Ze helpen onze teams en leveranciers op één lijn te blijven, houden klanten op de hoogte en ondersteunen medewerkers bij hun verhuizing, van het begin tot en met de eindafrekening.
De WHR-workflows worden aangestuurd door ons eigen besturingsplatform, CARICS, en onze interne taakbeheermodule, myWorkOne. Samen houden ze belangrijke gebeurtenissen en data bij, leiden ze taken op het juiste moment door naar de juiste personen en zorgen ze ervoor dat documentatie, goedkeuringen en statusupdates aan het verhuisdossier worden gekoppeld.
In onze nieuwste blog gaan we in op de voordelen van workflows binnen de internationale mobiliteit en hoe de geïntegreerde platforms van WHR teams, leveranciers en medewerkers op één lijn brengen, wat leidt tot snellere beslissingen en een betere verhuiservaring.
Waarom workflows belangrijk zijn bij internationale mobiliteit
Een goed ontworpen workflow maakt van een complexe verhuizing een gestructureerd en transparant proces. Het vermindert het risico dat stappen over het hoofd worden gezien en zorgt voor consistentie tussen leveranciers en regio’s.
Het belangrijkste is dat het zorgt voor een soepeler verloop voor de medewerker die verhuist, terwijl het programma-eigenaren inzicht, controle en transparantie biedt.
- Minder uitzonderingen en minder verrassingen: beleidsparameters, goedkeuringen en vereiste documenten worden bijgehouden en tijdig gesignaleerd
- Beter inzicht: actuele status, rapportages en opgeslagen documentatie zijn beschikbaar via de WHR-portalen
- Grotere consistentie: dankzij herhaalbare stappen blijft de kwaliteit van de dienstverlening bij elk verhuisdossier gewaarborgd
- Snellere oplossing van problemen: waarschuwingen en escalaties helpen problemen aan te pakken voordat ze tot verstoringen leiden
Hoe WHR-workflows werken: CARICS en myWorkOne
CARICS is het bedrijfsplatform van WHR, door WHR ontwikkeld voor WHR-klanten. Binnen CARICS houdt myWorkOne elke verhuizing in de gaten op belangrijke gebeurtenissen en cruciale data, waarna via slimme routering taken en meldingen worden doorgestuurd naar WHR-teams en goedgekeurde partners. Dit zorgt ervoor dat deliverables, documenten en goedkeuringen gedurende de gehele verhuiscyclus op schema blijven.
Documentatie, e-formulieren en beveiligde handtekeningen
Workflows voorkomen dat papierwerk een bottleneck wordt. Medewerkers kunnen e-formulieren online invullen en veilig ondertekenen met DocuSign®. Ondertekende documenten en belangrijke correspondentie worden opgeslagen in de geïntegreerde documentenopslag van WHR, zodat goedgekeurde gebruikers snel kunnen vinden wat ze nodig hebben zonder te hoeven zoeken naar e-mails of bijlagen.
In het proces geïntegreerde naleving van het beleid
Verhuisprogramma's hebben vaak complexe regels, limieten en goedkeuringsvereisten. WHR configureert uw beleidsparameters in onze technologie, zodat uitgavenlimieten, toelatingsregels en vereiste goedkeuringen worden gecontroleerd en gerapporteerd. Wanneer een uitzondering nodig is, kunnen workflows deze ter beoordeling naar voren halen, zodat beslissingen worden gedocumenteerd en consistent zijn.
Voordelen voor medewerkers die verhuizen
Verhuizen is een persoonlijke aangelegenheid. Werknemers hebben behoefte aan duidelijkheid, gemakkelijke toegang tot informatie en snelle antwoorden. WHR-workflows helpen die ervaring te creëren door begeleiding, documentatie en deadlines te koppelen aan één enkel verhuisdossier, zodat werknemers minder tijd kwijt zijn aan het bijhouden van details en meer tijd hebben om verder te gaan.
- Duidelijke vervolgstappen en deadlines: herinneringen en meldingen voor vereiste taken en documentatie
- Tools voor onkosten: het indienen en bijhouden van onkosten voor vergoedbare uitgaven
- Inzicht in de arbeidsvoorwaarden: overzichten van toegekende arbeidsvoorwaarden, status van de dienstverbanden en belangrijke mijlpalen bij een verhuizing
- Eenvoudige communicatie: veilig berichtenverkeer met het WHR-verhuisteam
- Eén plek voor documenten: toegang tot opgeslagen formulieren en belangrijke bestandsdocumenten
- Hulpbronnen voor het gezin: handige gidsen, checklists en informatie over bestemmingen
Voordelen voor klanten en programmaleiders
Workflows gaan niet alleen over interne efficiëntie. Ze gaan ook over programmabeheer. De workflows van WHR ondersteunen transparant toezicht via ons klantenportaal, waar geautoriseerde gebruikers 24/7 op één plek toegang hebben tot de status van verhuizingen, rapportages, facturen en opgeslagen documentatie.
Zichtbaarheid en rapportage via het klantenportaal
Klanten kunnen online machtigingen invullen, realtime rapportages bekijken, facturen en bijbehorende documenten raadplegen en de tevredenheid en de status van dossiers volgen. Veel klanten maken ook gebruik van de rapportages die via het portaal beschikbaar zijn ter ondersteuning van interne budgettering, audits en de afstemming aan het einde van het boekjaar.
- Nauwkeurige facturering en een strakkere naleving van voorschriften De workflows van
zorgen voor consistente factureringsprocedures door diensten, goedkeuringen en documentatie aan elk dossier te koppelen. WHR maakt bovendien gebruik van vastgelegde controlemechanismen om de nauwkeurigheid van facturen en de naleving van de vereiste bijlagen te waarborgen. Facturen en ondersteunende documenten kunnen via het klantenportaal worden beschikbaar gesteld om de transparantie en interne audits te ondersteunen. - Coördinatie van leverancierspartners en kwaliteitsbeheer
Het succes van een verhuizing hangt af van een sterke uitvoering door onze leverancierspartners. De WHR-workflows coördineren de activiteiten met onze leverancierspartners en ondersteunen het prestatiebeheer door middel van op statistieken gebaseerde scorekaarten en tevredenheidsfeedback. Wanneer uit feedback blijkt dat er een risico voor de dienstverlening bestaat, kunnen de juiste teams snel worden gewaarschuwd, zodat problemen worden aangepakt en gedocumenteerd - Beveiliging en privacy vanaf het ontwerp
Werkprocessen zijn slechts zo sterk als de beveiligingsmaatregelen rond de gegevens die ze gebruiken. WHR maakt gebruik van op rollen gebaseerde toegangs- en beveiligingsmaatregelen om de gegevens van medewerkers en klanten te beschermen, en we onderhouden en evalueren onze technologische omgeving voortdurend om de vertrouwelijkheid en een gepaste toegang te waarborgen.
Hoe de workflows van WHR Global uw mobiliteitsprogramma kunnen verbeteren
Wanneer verhuisprocessen worden opgezet met het oog op daadwerkelijke mobiliteit, is het effect onmiddellijk merkbaar en meetbaar. Medewerkers weten beter wat de volgende stappen zijn en krijgen sneller toegang tot ondersteuning, terwijl programmaleiders meer overzicht krijgen, beter aan de regels voldoen en een consistentere ervaring bieden bij elk dossier.
Bent u benieuwd hoe dit er in uw programma uit zou kunnen zien? Laten we dan eens afspreken voor een korte presentatie, zodat we u kunnen laten zien hoe een samenwerking met een verhuisbeheerbedrijf (RMC), zoals WHR Global, kan zorgen voor slimme werkprocessen die zijn afgestemd op uw beleid en programmadoelstellingen.