Intelligentere Umzüge, bessere Erfahrungen
Bei Umzügen und globaler Mobilität müssen Zeitplanung, Compliance und Kommunikation über Dutzende von einzelnen Komponenten hinweg nahtlos zusammenwirken. Workflows reduzieren Ausnahmen, beschleunigen Entscheidungen und bieten Mitarbeitern und Programmteams einen klareren Weg vom Anfang bis zum Ende.
Bei WHR bilden Arbeitsabläufe die operative Grundlage für diese Koordination. Sie helfen unseren Teams und Lieferantenpartnern, aufeinander abgestimmt zu bleiben, halten Kunden auf dem Laufenden und unterstützen umziehende Mitarbeiter vom Beginn bis zur endgültigen Abrechnung.
Die WHR-Workflows basieren auf unserer firmeneigenen Betriebsplattform CARICS und unserer internen Aufgabenverwaltungs-Engine myWorkOne. Gemeinsam erfassen sie wichtige Ereignisse und Termine, leiten Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Personen weiter und verknüpfen Dokumentation, Genehmigungen und Statusaktualisierungen mit der Umzugsakte.
In unserem neuesten Blogbeitrag beleuchten wir die Vorteile von Workflows im Bereich der globalen Mobilität und zeigen auf, wie die integrierten Plattformen von WHR Teams, Dienstleister und Mitarbeiter zusammenbringen, um schnellere Entscheidungen und ein besseres Umzugserlebnis zu ermöglichen.
Warum Workflows in der globalen Mobilität wichtig sind
Ein gut durchdachter Arbeitsablauf macht aus einem komplexen Umzug einen kontrollierten und transparenten Prozess. Er verringert das Risiko, dass Schritte übersehen werden, und sorgt für Einheitlichkeit bei allen Lieferanten und in allen Regionen.
Vor allem sorgt es für einen reibungsloseren Ablauf für den umziehenden Mitarbeiter und bietet den Programmverantwortlichen gleichzeitig Übersicht, Kontrolle und Transparenz.
- Weniger Ausnahmen und weniger Überraschungen: Richtlinienparameter, Genehmigungen und erforderliche Dokumente werden frühzeitig erfasst und offengelegt
- Bessere Transparenz: Live-Status, Berichte und gespeicherte Unterlagen sind über die WHR-Portale verfügbar
- Einheitlicherer Ablauf: Wiederholbare Schritte gewährleisten eine gleichbleibende Servicequalität bei jedem Umzug
- Schnellere Problemlösung: Warnmeldungen und Eskalationen tragen dazu bei, Probleme zu beheben, bevor sie zu Störungen führen
So funktionieren WHR-Workflows: CARICS und myWorkOne
CARICS ist die Unternehmensplattform von WHR, die von WHR für WHR-Kunden entwickelt wurde. Innerhalb von CARICS überwacht myWorkOne jeden Umzug auf wichtige Ereignisse und kritische Termine und leitet Aufgaben und Benachrichtigungen mittels intelligenter Weiterleitung an WHR-Teams und zugelassene Partner weiter. So wird sichergestellt, dass Leistungen, Dokumente und Genehmigungen während des gesamten Umzugsprozesses im Zeitplan bleiben.
Dokumentation, eFormulare und sichere Signaturen
Workflows verhindern, dass der Papierkram zu einem Engpass wird. Mitarbeiter können eFormulare online ausfüllen und mithilfe von DocuSign® sicher unterschreiben. Unterzeichnete Dokumente und wichtige Korrespondenz werden im integrierten Dokumentenarchiv von WHR gespeichert, sodass berechtigte Benutzer schnell finden, was sie benötigen, ohne E-Mails oder Anhänge suchen zu müssen.
In den Prozess integrierte Einhaltung von Richtlinien
Umzugsprogramme unterliegen oft komplexen Regeln, Obergrenzen und Genehmigungsanforderungen. WHR integriert Ihre Richtlinienparameter in unsere Technologie, sodass Ausgabenobergrenzen, Zulassungsregeln und erforderliche Genehmigungen überwacht und dokumentiert werden. Wenn eine Ausnahme erforderlich ist, kann diese über Workflows zur Überprüfung weitergeleitet werden, sodass Entscheidungen dokumentiert und einheitlich getroffen werden.
Vorteile für umziehende Mitarbeiter
Ein Umzug ist eine persönliche Angelegenheit. Mitarbeiter benötigen Klarheit, einfachen Zugang zu Informationen und schnelle Antworten. WHR-Workflows tragen dazu bei, diese Erfahrung zu schaffen, indem sie Beratung, Dokumentation und Fristen in einer einzigen Umzugsakte zusammenführen, sodass Mitarbeiter weniger Zeit damit verbringen, Details nachzuverfolgen, und mehr Zeit haben, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
- Klare nächste Schritte und Fristen: Erinnerungen und Benachrichtigungen zu erforderlichen Aufgaben und Unterlagen
- Tools für Spesenabrechnungen: Einreichung und Nachverfolgung von Spesen für erstattungsfähige Leistungen
- Transparenz bei den Leistungen: Übersichten über die zugewiesenen Leistungen, Status der Dienstleistungen und wichtige Meilensteine beim Umzug
- Einfache Kommunikation: sicherer Nachrichtenaustausch mit dem WHR-Umzugsteam
- Alles an einem Ort: Zugriff auf gespeicherte Formulare und wichtige Dateien
- Ressourcen für die Familie: hilfreiche Ratgeber, Checklisten und Informationen zu Reisezielen
Vorteile für Kunden und Programmverantwortliche
Bei Workflows geht es nicht nur um interne Effizienz. Es geht auch um die Programmsteuerung. Die Workflows von WHR unterstützen eine transparente Überwachung über unser Kundenportal, über das autorisierte Nutzer rund um die Uhr an einem zentralen Ort auf den Stand der Umzüge, Berichte, Rechnungen und gespeicherte Unterlagen zugreifen können.
Transparenz und Berichterstattung im Kundenportal
Kunden können online Genehmigungen erteilen, Berichte in Echtzeit einsehen, auf Rechnungen und Belege zugreifen sowie die Zufriedenheit und den aktuellen Bearbeitungsstand ihrer Vorgänge verfolgen. Viele Kunden nutzen die über das Portal verfügbaren Berichte zudem zur Unterstützung der internen Budgetierung, der Rechnungsprüfung und des Jahresabschlusses.
- Präzise Rechnungsstellung und optimierte Compliance-
-Workflows unterstützen einheitliche Abrechnungspraktiken, indem sie Leistungen, Genehmigungen und Unterlagen mit jedem einzelnen Vorgang verknüpfen. WHR nutzt zudem festgelegte Prüfkontrollen, um die Richtigkeit der Rechnungen und die Einhaltung der Anforderungen an die erforderlichen Anlagen sicherzustellen. Rechnungen und Belege können über das Kundenportal bereitgestellt werden, um Transparenz und interne Prüfungen zu fördern. - Koordination der Lieferantenpartner und Qualitätsmanagement
Der Erfolg von Umzügen hängt von der zuverlässigen Umsetzung durch unsere Lieferantenpartner ab. Die WHR-Workflows koordinieren die Aktivitäten mit unseren Lieferantenpartnern und unterstützen das Leistungsmanagement durch kennzahlenbasierte Scorecards und Zufriedenheitsfeedback. Wenn das Feedback auf ein Servicerisiko hindeutet, können die zuständigen Teams umgehend benachrichtigt werden, damit Probleme behoben und dokumentiert werden - Sicherheit und Datenschutz durch Technikgestaltung
Arbeitsabläufe sind nur so sicher wie die Schutzmaßnahmen für die Daten, die sie verwenden. WHR nutzt rollenbasierte Zugriffs- und Sicherheitskontrollen, um Mitarbeiter- und Kundendaten zu schützen, und wir pflegen und überprüfen unsere technologische Infrastruktur kontinuierlich, um Vertraulichkeit und angemessenen Zugriff zu gewährleisten.
Wie die globalen Workflows von WHR Ihr Mobilitätsprogramm verbessern können
Wenn Umzugsabläufe auf die tatsächlichen Mobilitätsbedürfnisse zugeschnitten sind, sind die Auswirkungen unmittelbar und messbar. Die Mitarbeiter wissen besser, was als Nächstes zu tun ist, und erhalten schneller Unterstützung, während die Programmverantwortlichen einen besseren Überblick, eine lückenlosere Einhaltung der Vorschriften und ein einheitlicheres Erlebnis bei jedem einzelnen Fall gewinnen.
Möchten Sie erfahren, wie das in Ihrem Programm aussehen könnte? Lassen Sie uns gemeinsam einen kurzen Überblick erstellen und Ihnen zeigen, wie eine Zusammenarbeit mit einem Relocation-Management-Unternehmen (RMC) wie WHR Global dazu beitragen kann, intelligente Arbeitsabläufe genau auf Ihre Richtlinien und Programmziele abzustimmen.