Des déménagements mieux organisés, des expériences plus agréables
Dans le domaine de la relocalisation et de la mobilité internationale, le timing, la conformité et la communication doivent s'articuler harmonieusement entre des dizaines d'éléments interdépendants. Les flux de travail permettent de réduire les exceptions, d'accélérer les décisions et d'offrir aux employés et aux équipes chargées des programmes un parcours plus clair, du début à la fin.
Chez WHR, les flux de travail constituent le pilier opérationnel de cette coordination. Ils permettent à nos équipes et à nos fournisseurs partenaires de rester sur la même longueur d'onde, de tenir les clients informés et d'accompagner les employés en mutation, de la prise en charge initiale jusqu'à la facturation finale.
Les processus de WHR s'appuient sur notre plateforme d'exploitation propriétaire, CARICS, et sur notre moteur interne de gestion des tâches, myWorkOne. Ensemble, ils permettent de suivre les événements et les dates clés, d'acheminer les tâches vers les bonnes personnes au bon moment, et de relier la documentation, les validations et les mises à jour de statut au dossier de relocation.
Notre dernier article de blog explore les avantages des flux de travail dans le domaine de la mobilité internationale et explique comment les plateformes intégrées de WHR permettent de coordonner les équipes, les prestataires et les employés afin d'accélérer la prise de décision et d'améliorer l'expérience de relocation.
Pourquoi les processus sont-ils essentiels dans le domaine de la mobilité internationale ?
Un processus bien conçu permet de transformer une délocalisation complexe en une procédure maîtrisée et transparente. Il réduit le risque d'omissions et garantit la cohérence entre les fournisseurs et les régions.
Surtout, cela permet de faciliter le processus de mutation pour le salarié tout en offrant aux responsables du programme une meilleure visibilité, un meilleur contrôle et une plus grande transparence.
- Moins d'exceptions et moins de surprises : les paramètres de la politique, les autorisations et les documents requis sont suivis et mis en évidence dès le début
- Une meilleure visibilité : le statut en temps réel, les rapports et la documentation archivée sont accessibles via les portails WHR
- Une plus grande cohérence : des étapes reproductibles garantissent la qualité du service pour chaque dossier de déménagement
- Résolution plus rapide des problèmes : les alertes et les escalades permettent de traiter les problèmes avant qu'ils ne se transforment en perturbations
Fonctionnement des flux de travail WHR : CARICS et myWorkOne
CARICS est la plateforme opérationnelle d'entreprise de WHR, conçue par WHR pour ses clients. Au sein de CARICS, myWorkOne suit chaque déménagement en identifiant les événements clés et les dates critiques, puis utilise un système de routage intelligent pour attribuer des tâches et envoyer des notifications aux équipes de WHR et aux partenaires agréés. Cela permet de garantir que les livrables, les documents et les validations restent sur la bonne voie tout au long du cycle de vie du déménagement.
Documentation, formulaires électroniques et signatures sécurisées
Les workflows empêchent la paperasserie de devenir un goulot d'étranglement. Les employés peuvent remplir des formulaires électroniques en ligne et signer en toute sécurité à l'aide de DocuSign®. Les documents signés et la correspondance clé sont stockés dans le référentiel de documents intégré de WHR afin que les utilisateurs autorisés puissent trouver rapidement ce dont ils ont besoin sans avoir à rechercher des e-mails ou des pièces jointes.
Conformité aux politiques intégrée au processus
Les programmes de relocation sont souvent soumis à des règles, des plafonds et des exigences d'approbation complexes. WHR intègre les paramètres de votre politique dans notre technologie afin que les limites de dépenses, les règles d'éligibilité et les approbations requises soient contrôlées et consignées. Lorsqu'une exception est nécessaire, les workflows peuvent la signaler pour examen, garantissant ainsi que les décisions sont documentées et cohérentes.
Avantages pour les employés en mutation
La mutation est une démarche personnelle. Les employés ont besoin de clarté, d'un accès facile à l'information et de réponses rapides. Les flux de travail WHR contribuent à créer cette expérience en regroupant les conseils, la documentation et les échéances dans un dossier de mutation unique, ce qui permet aux employés de passer moins de temps à suivre les détails et plus de temps à aller de l'avant.
- Étapes suivantes et échéances clairement définies : rappels et notifications concernant les tâches et les documents requis
- Outils de gestion des dépenses : déclaration et suivi des dépenses pour les prestations éligibles
- Visibilité sur les avantages sociaux : récapitulatifs des avantages attribués, état d'avancement et étapes clés du déménagement
- Une communication simplifiée : messagerie sécurisée avec l'équipe de relocalisation de WHR
- Un seul endroit pour vos documents : accédez à vos formulaires enregistrés et à vos fichiers importants
- Ressources pour la famille : guides pratiques, listes de contrôle et informations sur les destinations
Avantages pour les clients et les responsables de programme
Les flux de travail ne concernent pas uniquement l'efficacité interne. Ils concernent également la gouvernance des programmes. Les flux de travail de WHR favorisent une supervision transparente grâce à notre portail client, où les utilisateurs autorisés peuvent accéder à tout moment, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, à l'état d'avancement des déménagements, aux rapports, aux factures et à la documentation archivée, le tout en un seul endroit.
Visibilité et rapports sur le portail client
Les clients peuvent remplir des autorisations en ligne, consulter des rapports en temps réel, accéder aux factures et aux pièces justificatives, et suivre les évaluations de satisfaction ainsi que l'état d'avancement des dossiers. De nombreux clients utilisent également les rapports disponibles via le portail pour faciliter la budgétisation interne, l'audit et le rapprochement de fin d'exercice.
- Une facturation précise et une conformité renforcée Les flux de travail d'
s favorisent des pratiques de facturation cohérentes en associant les services, les validations et la documentation à chaque dossier. WHR utilise également des contrôles de vérification prédéfinis pour garantir l'exactitude des factures et la conformité des pièces jointes requises. Les factures et les pièces justificatives peuvent être mises à disposition via le portail client afin de favoriser la transparence et l'audit interne. - Coordination des partenaires prestataires et gestion de la qualité
La réussite d'une relocalisation dépend de la qualité de l'exécution par nos partenaires prestataires. Les processus de WHR coordonnent les activités avec nos partenaires prestataires et facilitent la gestion de la performance grâce à des tableaux de bord basés sur des indicateurs et à des retours d'information sur la satisfaction. Lorsque ces retours signalent un risque lié au service, les équipes concernées peuvent être alertées rapidement afin que les problèmes soient traités et consignés - Sécurité et respect de la vie privée dès la conception
La fiabilité des processus de travail dépend de la solidité des mesures de protection mises en place pour les données qu'ils exploitent. WHR intègre des contrôles d'accès et de sécurité basés sur les rôles afin de protéger les informations relatives aux employés et aux clients. De plus, nous assurons en permanence la maintenance et la révision de notre environnement technologique afin de garantir la confidentialité et un accès approprié.
Comment les flux de travail de WHR Global peuvent améliorer votre programme de mobilité
Lorsque les processus de mutation sont conçus pour répondre aux réalités de la mobilité professionnelle, leur impact est immédiat et mesurable. Les employés bénéficient d'une vision plus claire des étapes à suivre et d'un accès plus rapide à l'assistance, tandis que les responsables des programmes gagnent en visibilité, assurent une conformité plus rigoureuse et offrent une expérience plus homogène pour chaque dossier.
Prêt à découvrir comment cela pourrait se traduire dans votre programme ? Prenons rendez-vous pour une brève présentation afin de vous montrer comment un partenariat avec une société de gestion de la relocalisation (RMC), telle que WHR Global, peut vous permettre d'adapter des processus de travail intelligents à vos politiques et aux objectifs de votre programme.