La gestion des frais de réinstallation peut être un processus compliqué et stressant pour un employé muté. Les employés qui déménagent peuvent avoir une douzaine de notes de frais à soumettre au cours de leur réinstallation, ce qui peut être difficile à autofinancer pour une personne transférée. Il est essentiel d'avoir un processus de gestion des frais de réinstallation transparent et efficace. Voici cinq conseils simples :
Conseil 1 : Traitement rapide des remboursements
Grâce au processus d'enquête complexe de WHR Groups, nous avons constaté qu'il existe une corrélation directe entre la rapidité des remboursements et la satisfaction des employés. Nous ne saurions trop insister sur l'importance d'un traitement rapide des fonds. Communiquez avec les employés qui déménagent pour leur faire part du calendrier, car cela peut les aider à planifier en conséquence et à savoir quand attendre le remboursement. Avec un peu de chance, votre société de gestion de la relocalisation (RMC) traite les remboursements de frais dans les 3 jours suivant la réception.
Conseil 2 : Assurez l'exactitude grâce à un double examen
L'exactitude est essentielle dans l'examen des notes de frais, c'est pourquoi il est indispensable d'avoir plus d'un regard avant de procéder au remboursement. Chez WHR, une révision est effectuée par l'expert en politique et une autre par un membre de l'équipe comptable. Cela garantit la conformité et l'exactitude.
Conseil 3 : Fournissez un outil d'interface avec les employés facile et accessible
Déployez un système de soumission des dépenses en ligne qui soit accessible partout, 24/7/365. Donnez aux employés la possibilité de télécharger les reçus via une application mobile ou un portail web dans n'importe quelle devise. Cela permet de gagner du temps et d'éviter de devoir scanner d'innombrables reçus. C'est également utile lorsque les employés sont en déplacement.
Conseil 4 : Utilisez des rapports de dépenses personnalisés
Pour rationaliser l'examen des notes de frais, créez des rapports personnalisés pour chaque politique de délocalisation. Cela permet de s'assurer que les employés respectent les avantages de la politique et cela aide également votre organisation lors de l'examen interne. Si vous utilisez une technologie en ligne, assurez-vous que le système intègre les paramètres de votre politique. WHR peut personnaliser des rapports sur plus de 3 000 points de données différents, sans frais supplémentaires.
Conseil 5 : Assurez la sécurité des informations de paiement
Assurez-vous que votre CMR utilise une technologie qui met en œuvre des mesures de sécurité :
- Les numéros de sécurité sociale, les numéros de compte bancaire et d'autres données privées sont cryptés et masqués dans la technologie lorsque l'utilisateur ne met pas ces champs à jour.
- Chaque champ de données personnelles est masqué par ********** jusqu'à ce que l'utilisateur sélectionne un champ spécifique à visualiser. Si l'utilisateur dispose d'un accès basé sur son rôle, les données peuvent être visualisées et mises à jour uniquement lorsque le champ est sélectionné.
- Des pare-feu sont en place pour isoler le trafic du site web du réseau interne et une sécurité a été mise en place pour contrôler les communications client/serveur à partir des portails web.
- Tous les postes de travail et serveurs internes sont protégés contre les virus, les logiciels espions et les menaces de type "zero-day". Le contenu Web est filtré par une application sur site afin de protéger les utilisateurs contre l'accès à des sites Web à risque.
Examinez attentivement votre processus actuel de gestion des dépenses et voyez si ces conseils sont respectés. Un processus de gestion des frais de réinstallation bien géré peut faire ou défaire la réinstallation. Si vous souhaitez obtenir une aide supplémentaire pour gérer votre processus de remboursement des frais ou votre programme de réinstallation, contactez le Groupe WHR.
