Parfois, même si vos politiques de gestion du déménagement des employés sont détaillées et exhaustives, vous rencontrez des exceptions ou des demandes spéciales de la part de vos employés. Il peut s'agir de la volonté d'emmener des enfants à la recherche d'un logement, du besoin d'un mois supplémentaire de logement temporaire, du déménagement d'un animal de compagnie ou de la demande d'une prolongation de l'entreposage des biens ménagers. Les indemnités de déménagement et autres avantages liés au déménagement peuvent varier considérablement.
Des circonstances uniques surviennent avant et pendant le processus de relocalisation. Il est inévitable qu'une aide à la relocalisation soit nécessaire. C'est pourquoi la plupart des entreprises prévoient des exceptions à leur politique.
Notre étude comparative 2018 sur la mobilité et la culture a révélé que seulement 28 % des entreprises se considèrent comme ayant des programmes de relocalisation flexibles et facilement adaptables. Les 72 % restants ont tendance à s'en tenir étroitement à leurs programmes décrits. Même si la plupart des entreprises sont cohérentes avec leurs programmes de relocalisation, 64 % ont déclaré qu'elles étaient plus susceptibles de faire des exceptions à leurs politiques pour les employés relocalisés.
La gestion des exceptions est une composante essentielle du programme de relocalisation de toute entreprise. Les politiques sont créées pour prendre en compte la majorité des besoins des employés relocalisés, mais il n'y a pas deux relocalisations identiques.
1. La gestion des attentes minimise les exceptions
Avant d'embaucher un nouvel employé ou de transférer un employé existant, il est important d'examiner en détail et de comprendre les attentes entre vous, votre société de gestion de la relocation (SGR) et votre employé. L'adoption d'une approche proactive des besoins et des préoccupations de vos employés est le moyen le plus efficace de gérer les exceptions. Votre société de gestion de la relocalisation devrait également prendre le temps d'examiner la politique applicable avec l'employé transféré afin que ses attentes correspondent aux paramètres de votre programme. Le temps consacré à la gestion des attentes est du temps bien utilisé, car il se traduira par une diminution du nombre d'exceptions. Les éléments importants à prendre en compte sont l'aide à la réinstallation, les indemnités de déménagement et le remboursement éventuel des frais de réinstallation.
2. Être réaliste, bien informé et flexible
La connaissance est essentielle dans le processus de relocalisation. Dans l'enquête Mobilité + Culture, nous avons demandé aux personnes interrogées d'indiquer les exceptions les plus courantes qu'elles faisaient. Voici ce que nous avons trouvé :
%
Logement temporaire
%
Prestation/extension du cadre temporel
%
Services supplémentaires pour les articles ménagers
%
Stockage d'articles ménagers
%
Allocations supplémentaires
Le simple fait de connaître les exceptions les plus courantes en matière de relocalisation peut vous aider à vous préparer à de futures relocalisations. Vous serez plus réaliste quant à ce que vous approuvez et plus flexible quant à ce que vous offrez.
3. Se préparer à des événements imprévus liés à la relocalisation
Personne ne peut prévoir tous les résultats possibles d'un transfert. Que se passe-t-il si les anciens propriétaires ne sont pas en mesure de conclure la vente de leur nouvelle maison aussi rapidement que prévu ? Que faire si les biens ménagers sont retardés pendant des mois par les douanes ? La plupart des politiques de transfert d'employés ne couvrent pas de tels cas, car ils sont très rares.
Toutefois, si un événement imprévu se produit, votre CMR doit être en mesure de s'adapter rapidement et de gérer la situation. Un retard dans la fermeture peut signifier un logement temporaire supplémentaire et un logement temporaire supplémentaire peut signifier un stockage supplémentaire des biens ménagers. L'objectif de la gestion des exceptions en matière de relocalisation est de rester proactif et d'anticiper les besoins des employés avant même qu'ils ne sachent ce qu'ils sont eux-mêmes. Veillez à communiquer avec votre CMR au sujet de certaines de ces éventualités de relocalisation et de la manière dont elles sont gérées.
4. Suivi et rapports
Seulement 64% des entreprises qui font des exceptions à leurs politiques utilisent la technologie pour le suivi. La possibilité de suivre et de signaler les exceptions, y compris celles qui ont été approuvées avant le transfert, permet à votre entreprise de disposer d'une base de référence pour des attentes réalistes en matière de dépenses. Cela vous permet également d'estimer le coût des futures demandes d'exception en matière de relocalisation et de modifier votre politique en conséquence.
5. Améliorer la politique d'exception en matière de relocalisation
Nous pensons (et l'avons constaté dans le cadre de notre propre travail) que le fait de suivre de près les tendances en matière d'exceptions relatives aux formules de déménagement au sein de votre programme peut vous permettre de réviser votre politique, vous évitant ainsi de devoir traiter plusieurs fois la même exception, ce qui prend beaucoup de temps. Cependant, nous avons constaté que seulement 62% des entreprises modifient leurs politiques en matière de forfaits de déménagement sur la base des exceptions. Les recommandations et les améliorations de la politique doivent être permanentes et fournies par votre société de relocation. En fin de compte, cela vous aidera à contrôler les coûts et à attirer et retenir vos meilleurs employés.
