Una política de reubicación de empleados nacionales bien elaborada mejorará la experiencia del trasladado, controlará los costes, satisfará las necesidades de sus empleados y le ayudará a captar y retener nuevos talentos. Mejorar la experiencia de los empleados significa reducir el estrés para que puedan centrarse en sus funciones laborales en sus nuevas ubicaciones.
Ofrecer un conjunto completo de servicios de reubicación es crucial para elaborar una política de reubicación que beneficie eficazmente tanto a la empresa como al empleado. Un enfoque holístico no solo ayuda a los empleados a gestionar las complejidades del traslado, sino que también agiliza el proceso para la empresa, contribuyendo a mantener la productividad y a reducir la carga administrativa.
La revisión y actualización periódicas de la política para reflejar las tendencias actuales del mercado y los ajustes del coste de la vida contribuyen a la satisfacción general de los empleados y garantizan la competitividad.
Las 8 prestaciones esenciales para la reubicación deben formar parte de su estrategia política:
1) Programas de venta de viviendas
2) Ayuda al alquiler
3) Servicios en destino
4) Enseres domésticos
5) Cantidad a tanto alzado
6) Ayuda por el coste de la vida (COLA)
7) Excepciones de la política
8) Niveles de la política frente a prestaciones básicas flexibles
8.5) Cumplimiento
1) Programas de venta de viviendas
Ofrecer un beneficio competitivo de venta de vivienda puede proporcionar ventajas significativas tanto a la empresa como al empleado que se traslada. Al ofrecer un proceso estandarizado de venta de vivienda, las empresas pueden garantizar una experiencia de reubicación coherente y controlada, reduciendo el riesgo de insatisfacción o de reubicaciones fallidas.
Compra garantizada (GBO) u opción de valor para el comprador (BVO)
- Ofrecer una GBO puede ser arriesgado para su organización, ya que garantiza a los empleados la venta de la vivienda en función del valor de tasación,
, pero si la vivienda no se vende, entonces su empresa pasa a inventariarla y debe revenderla. - Por otro lado, una BVO minimiza significativamente los riesgos organizativos que se observan con una GBO, ya que su empresa compra la vivienda del empleado sólo después de que éste consiga un comprador externo.
- Algunas empresas ofrecen una GBO a sus ejecutivos y una BVO a los no ejecutivos.
GBO
Algunas pólizas ofrecen un Programa de Compra Garantizada (GBO), por el que la empresa o un servicio de reubicación externo compran la vivienda si no se vende en un plazo determinado. De este modo, el empleado puede mudarse sin problemas económicos.
Pros
- Ventaja fiscal para su empresa y el trabajador.
- Los empleados no están obligados a asistir a la clausura.
- Los tasadores profesionales garantizan que su empresa ofrezca un precio de mercado competitivo.
- La oferta garantizada agiliza el proceso de traslado para que el trasladado pueda mudarse más rápidamente.
Cons
- La empresa asume el riesgo de poseer y mantener la vivienda hasta su venta.
BVO
Con el programa Buyer Value Option (BVO), el empleado es responsable de comercializar y vender su casa en el mercado abierto, pero una vez que consigue una oferta de buena fe de un comprador, la empresa o un servicio de reubicación externo interviene para comprar la casa al precio acordado. Este enfoque permite al empleado vender su casa al valor justo de mercado, mientras que la empresa se encarga del cierre y la reventa, agilizando el proceso y minimizando la implicación del empleado en la transacción una vez conseguida la oferta.
Pros
- Ventaja fiscal para su empresa y el cesionario.
- Los empleados no están obligados a asistir a la clausura.
- Minimiza los costes de la empresa, ya que el comprador está asegurado por el empleado.
- Análisis de mercado realizado por dos agentes inmobiliarios para establecer un parámetro de comercialización adecuado.
Cons
- Si la venta fracasa, las viviendas pasan al inventario de propiedad corporativa.
- Los empleados siguen siendo responsables económicamente de su vivienda hasta que acepten una oferta externa que podría retrasar su traslado al nuevo lugar de trabajo.
DR
Una prestación de reembolso directo (DR) por venta de vivienda ofrece una alternativa flexible y rentable a los programas BVO y GBO, proporcionando a los empleados la oportunidad de vender su vivienda de forma independiente mientras reciben ayuda financiera para gastos clave como comisiones de agentes inmobiliarios, costes de cierre y honorarios legales.
Pros
- Menor riesgo financiero, ya que su empresa no tiene que incorporar al inventario las viviendas no vendidas y los empleados son responsables de la venta de su vivienda y del pago por adelantado de los gastos de cierre/comisiones.
Cons
- No hay beneficio fiscal para su empresa ni para el trabajador.
- Su empresa incurrirá en un coste adicional de "gross up" (suponiendo que ofrezca "gross up").
- El empleado es responsable de todos los gastos por adelantado (gastos de cierre, comisiones, inspecciones, etc.).
Inspección de viviendas
La mayoría de las empresas exigen una inspección completa de la vivienda para los programas GBO y BVO. La inspección de la vivienda la encarga la empresa de gestión de la reubicación (RMC).
Una inspección ayuda a reducir los riesgos de que la empresa adquiera una vivienda con defectos importantes desconocidos.
El cesionario está obligado a completar todas las reparaciones necesarias antes de avanzar en un programa de BVO o GBO.
Algunas empresas quieren evitar ser demasiado exigentes con las reparaciones necesarias, por lo que una alternativa a una inspección completa de la vivienda sería una inspección de los componentes principales.
- Bueno
- Séptico
- Radón
- Termitas
- Estuco
Si se sospecha que hay problemas en otras zonas, es posible que se ordenen inspecciones adicionales:
- HVAC
- Techo
- Fontanería y/o electricidad interior
- Estructuras/fundaciones
Bonificación por venta de viviendas
Una bonificación por venta de vivienda puede ser un incentivo para que los empleados vendan sus casas rápidamente.
-
- Beneficia a su empresa si ofrece una GBO; se ofrece menos en un programa de BVO.
- Decida cuál será el límite de esta prestación y si el límite variará en función de la función del empleado. Muchas empresas lo basan en un porcentaje de la venta y/u ofrecen una bonificación más alta para aquellos que puedan vender sus casas en un plazo deseado.
- Esto no es necesario en el mercado inmobiliario actual, ya que las viviendas se venden rápidamente porque la demanda supera ampliamente la oferta de inventario disponible.
Pérdida en la venta
Algunas empresas ofrecen una pérdida en la venta, por la que la empresa proporciona un beneficio adicional a los empleados que venden sus viviendas por un precio inferior al de compra original.
Esta prestación es más frecuente en el caso de los ejecutivos que en el de los no ejecutivos (normalmente en una cuantía limitada).
2) Ayuda al alquiler
Los empleados en distintas etapas de la vida tienen necesidades de vivienda variadas. Las prestaciones de ayuda al alquiler garantizan que la política de reubicación de la empresa sea inclusiva y apoye situaciones diversas, como la de los empleados más jóvenes o los que se trasladan a zonas urbanas donde el alquiler es más habitual.
Además, proporcionar ayuda para el alquiler contribuye a minimizar el estrés de la mudanza y facilita la transición al nuevo puesto de trabajo. Un componente esencial de esta prestación es ayudar a los trasladados con la rescisión anticipada del contrato de alquiler.
Si decide ofrecer ayudas al alquiler, tenga en cuenta lo siguiente:
-
-
- Cuántos días de búsqueda de alquiler desea proporcionar.
- Poner límites a las ayudas al alquiler garantiza que su empresa contenga los costes. Si un empleado supera el tope, decida si le concede una prestación excepcional de forma individual.
- Anima a los empleados a negociar con los propietarios la inserción de una cláusula diplomática en el contrato de alquiler que reduzca los futuros gastos de ruptura del contrato.
-
3) Servicios en destino
Trasladarse a un nuevo lugar puede ser una experiencia abrumadora para los empleados. Los servicios de destino desempeñan un papel crucial a la hora de facilitar esta transición proporcionando un apoyo que ayude a los empleados a instalarse más rápida y cómodamente. Los servicios de destino esenciales incluyen alojamiento temporal, ayuda para encontrar casa, servicios de instalación, entre otros.
Al ofrecer servicios integrales de destino, las empresas pueden reducir significativamente el estrés asociado al traslado, lo que permite a los empleados centrarse en su nuevo puesto y ser productivos antes. Una transición bien apoyada no solo mejora la experiencia del empleado, sino que también contribuye a su satisfacción general y a su éxito en su nuevo puesto.
Los servicios de destino esenciales para una reubicación nacional en EE.UU. incluyen: Búsqueda de vivienda, incluyendo alojamiento temporal o viajes para buscar casa y gastos de cierre en destino.
Alojamiento temporal
Trasladarse a un nuevo lugar puede ser una experiencia abrumadora para los empleados. Los servicios de destino desempeñan un papel crucial a la hora de facilitar esta transición proporcionando un apoyo que ayude a los empleados a instalarse más rápida y cómodamente. Los servicios de destino esenciales incluyen alojamiento temporal, ayuda para encontrar casa, servicios de instalación, entre otros.
Al ofrecer servicios integrales de destino, las empresas pueden reducir significativamente el estrés asociado al traslado, lo que permite a los empleados centrarse en su nueva función y ser productivos antes.
Una transición bien apoyada no sólo mejora la experiencia del empleado, sino que también contribuye a su satisfacción general y a su éxito en su nuevo puesto.
Viaje para buscar casa
Proporcionar una suma global para viajes simplificará el proceso y permitirá a los empleados reservar/pagar los viajes para buscar casa.
A continuación encontrará más información sobre las cantidades a tanto alzado
Costes de cierre en destino
Muchas empresas ofrecen este reembolso a los ejecutivos frente a los no ejecutivos.
- Poner un tope a la ayuda es una forma de controlar los costes de esta prestación imponible, especialmente si su empresa proporciona el bruto. Esto podría ser especialmente útil cuando se traslada a los empleados a destinos de vivienda de alto coste.
- Se recomienda permitir únicamente el reembolso de los costes de cierre típicos para garantizar que su empresa no reembolse elementos que no sean estándar.
Algunas empresas ofrecen ayudas para los costes de cierre a los actuales inquilinos que compran una vivienda en su nueva ubicación.
- Si decide ofrecer esta prestación, decida quién podrá optar a ella. ¿Sólo los nuevos empleados o los ya existentes, sólo los ejecutivos o en función del nivel de trabajo?
- Aunque no es la ventaja más comúnmente ofrecida, un incentivo al alquiler puede proporcionar a su empresa un ahorro potencial de costes en futuras deslocalizaciones.
- Es una buena opción para los empleados que se trasladan a menudo, con lo que su empresa puede renunciar a pagar los costes de cierre y de la futura venta de la vivienda de forma repetida para el mismo empleado.
4) Menaje de casa
La mudanza de HHG es una de las etapas más estresantes de un traslado. Cubrir el coste y la logística del envío de enseres domésticos reduce significativamente este estrés, ayudando a los empleados a centrarse en la transición a su nuevo puesto.
-
- Asegúrese de que su RMC sea proactivo en sus comunicaciones y ofrezca a los empleados la oportunidad de dar su opinión en directo, de modo que cualquier problema pueda abordarse de inmediato.
- Compruebe que el RMC ofrece precios transparentes, un seguimiento detallado de los gastos y una cobertura de seguro completa para mitigar los riesgos.
- La mayoría de las empresas proporcionarán asistencia fiscal con los movimientos de HHG, especialmente desde que se aprobó la Ley de recortes y empleos fiscales (TCJA) de 2018.
Envío de vehículos
Ahorre costes basando el número de vehículos autorizados en la distancia del traslado. Es habitual que las empresas ofrezcan al menos un vehículo para el traslado si la distancia es superior a 500 millas, y hasta dos si la distancia es superior a 1000 millas. Esto reduce el estrés que supone exigir al empleado y a su familia que recorran largas distancias en vehículos distintos.
Almacenamiento temporal
La mayoría de las empresas proporcionan un almacenamiento temporal de los enseres del empleado hasta que se consiga una vivienda permanente.
- Una política bien definida que incluya el almacenamiento temporal proporciona directrices claras tanto para el empleado como para la empresa, reduciendo la ambigüedad y las posibles disputas sobre lo que está cubierto durante el proceso de traslado.
- Para ahorrar costes, no proporcione esta prestación por motivos personales, por ejemplo, durante la remodelación de la casa, cuando el empleado puede querer almacenar artículos hasta que el trabajo esté terminado, o si el empleado se va de vacaciones y no puede estar presente para la entrega de HHG.
5) Cantidad a tanto alzado
Decida si quiere ofrecer una póliza de pago único parcial o total a los trasladados. Algunos empleados pueden disfrutar de la libertad de poder utilizar su dinero de traslado como mejor les parezca.
Entre las ventajas de conceder cantidades a tanto alzado figuran las siguientes:
-
- Contención de costes
- Facilidad presupuestaria y administrativa
- Competitividad del mercado
- Ideal para empleados con menos movilidad
- Programas de prácticas
Existen tres tipos principales de cantidades a tanto alzado que se analizan a continuación:
sólo cantidad a tanto alzado (sin asesoramiento); cantidad a tanto alzado gestionada (con asesoramiento); y cantidad a tanto alzado (además de otras prestaciones).
Prestación a tanto alzado
(sin asesoramiento)
El cesionario recibe un pago único. El empleado decide cómo piensa gastar esos fondos.
- Se utiliza habitualmente con los no ejecutivos, incluidos los contratados de nivel inicial y los empleados en programas de desarrollo que rotan con frecuencia de lugar.
- Normalmente, no se utiliza con traslados de nivel superior.
- La mayoría de las sumas globales son inferiores a 5.000 dólares
Suma global gestionada
(con asesoramiento)
Permite a su empresa mantener un control parcial sobre el uso del dinero por parte del empleado, pero con cierta flexibilidad. El RMC asesora al empleado sobre las formas aprobadas de utilizar su suma global gestionada, y los fondos se proporcionan como un reembolso después de que el empleado incurra en el coste o se facture directamente a uno de los socios proveedores de su RMC.
- Las sumas globales gestionadas se utilizan más a menudo como única prestación para los ejecutivos o los empleados de alto nivel, frente a una suma global únicamente (sin asesoramiento), utilizada más a menudo con los empleados de nivel inicial.
Suma a tanto alzado
(además de otras prestaciones)
Este es el tipo de prestación a tanto alzado más utilizado. Funciona bien porque las empresas pueden ofrecer otras prestaciones -adaptadas a las necesidades específicas de reubicación de la persona- al tiempo que proporcionan una suma global que el empleado puede gastar como desee.
Este tipo de prestación también permitirá a su empresa controlar los costes y añade cierta flexibilidad adicional para el empleado.
Ajuste del coste de la vida (COLA)
Es posible que algunos de sus empleados se trasladen a una zona con un coste de vida más bajo y que otros se trasladen a un destino con un coste mucho más elevado. Si los costes son más elevados, algunas empresas ofrecerán un subsidio por coste de la vida de duración limitada para cubrir la brecha financiera. Las opciones de pago pueden ser mensuales, trimestrales, anuales o un pago único.
- Establezca un período de tiempo final para esta prestación y decida si la prestación disminuirá/se reducirá lentamente durante ese período de tiempo.
- Las empresas también deben tener en cuenta las implicaciones fiscales de los pagos del COLA y garantizar una comunicación clara con los empleados sobre cómo se determina el ajuste.
Lo mejor es ofrecer esta prestación sólo a los empleados que se trasladan a destinos de mayor coste. Si su empleado se traslada de una zona de alto coste de la vida a otra, considere la posibilidad de retener esta prestación. A menudo, las empresas establecen un umbral (normalmente un porcentaje) para ofrecer la prestación. Otros identifican áreas/ciudades específicas y sólo ofrecen el beneficio a los empleados que se trasladan a estos lugares predeterminados.
7) Excepciones políticas
Decida cómo desea gestionar las excepciones a la política y asegúrese de que usted y su RMC están en sintonía. Desarrolle un proceso bien definido para solicitar y evaluar las excepciones, que incluya quién está autorizado a aprobarlas y en qué circunstancias se tendrán en cuenta. Aunque tenga una buena política de reubicación de empleados, no siempre es válida para todos. Las culturas individuales, las necesidades específicas y las dinámicas familiares pueden crear la necesidad de excepciones. Asegúrese de que su RMC hace un seguimiento de todas las solicitudes/resultados. Revise periódicamente los tipos y la frecuencia de las excepciones solicitadas para identificar patrones o lagunas en la política actual, lo que puede indicar la necesidad de ajustes en la política.
Algunas de las solicitudes de excepción de política más comunes pueden ser las siguientes:
- Alojamiento temporal prolongado o almacenamiento de enseres domésticos
- Embalaje adicional de artículos, vehículos u otros servicios para una mudanza de enseres domésticos
- Parámetros de la lista de viviendas / Requisitos de la vivienda
- Reembolsos adicionales por viajes
- Requisitos de reparación
- Ampliaciones de prestaciones
8) Niveles de pólizas frente a prestaciones básicas
Niveles políticos
Con los niveles de pólizas, la empresa selecciona qué empleados reciben paquetes de prestaciones específicos. Suelen clasificar a los empleados en distintos niveles en función de factores como el nivel del puesto, la antigüedad o la distancia de traslado, y cada nivel ofrece un conjunto predefinido de prestaciones.
Por ejemplo, las prestaciones por traslado ofrecidas a un ejecutivo pueden ser diferentes de las ofrecidas a un empleado principiante. Aunque una política escalonada permite a una empresa ser selectiva en cuanto a las prestaciones que se ofrecen a cada nivel de empleado, algunas prestaciones pueden ofrecerse en todos los paquetes.
En otras palabras, podría ofrecerse una mudanza HHG a todos los empleados que se trasladen, pero el coste de la mudanza podría tener topes para los empleados de menor nivel. Algunas empresas sólo ofrecen ayuda para la venta de la vivienda a los empleados de alto nivel, pero el resto de prestaciones pueden ser las mismas independientemente del cargo o nivel laboral del empleado.
Además del nivel de la posición del empleado, otros factores que podrían afectar al nivel en el que encaja un empleado podrían ser si es propietario de una vivienda o inquilino, o si es un nuevo empleado o un empleado existente.
Beneficios básicos
Las prestaciones Core Flex ofrecen una solución más adaptada al proporcionar un conjunto básico de prestaciones esenciales de traslado a todos los empleados, al tiempo que permiten prestaciones flexibles adicionales que los empleados pueden elegir en función de sus circunstancias específicas.
Aunque Core Flex ofrece una mayor personalización y puede aumentar la satisfacción de los empleados, requiere una administración más compleja y una comunicación cuidadosa para garantizar que los empleados entienden sus opciones.
8.5) Cumplimiento
El cumplimiento es una consideración esencial a la hora de desarrollar una política de reubicación nacional en EE.UU., ya que garantiza que la empresa se adhiere a todas las leyes y reglamentos pertinentes. Esto incluye comprender las implicaciones fiscales, las leyes laborales y las prácticas inmobiliarias que varían según el estado. Crear una política que dé prioridad al cumplimiento de la normativa ayuda a mitigar los riesgos, evitar posibles problemas legales y garantizar la protección tanto de la empresa como de la persona trasladada.
En conclusión
A la hora de elaborar una política eficaz de reubicación nacional en EE.UU., es fundamental tener en cuenta una serie de mejores prácticas que aborden tanto las necesidades de los empleados como los objetivos de la organización. Compare periódicamente su política con los estándares del sector y los competidores para asegurarse de que sigue siendo competitiva y eficaz.
Considere la posibilidad de asociarse con un buen RMC que pueda ayudarle a redactar su política, evaluarla periódicamente y administrarla de forma rentable.
Si desea conocer más buenas prácticas, obtenga nuestro Informe comparativo sobre movilidad mundial 2024.
