Mejores prácticas para las políticas de reubicación de empleados nacionales

Una política de reubicación de empleados bien diseñada mejorará la experiencia de los trasladados, controlará los costes de la organización, satisfará las necesidades de los empleados y le ayudará a captar nuevos talentos. Mejorar la experiencia de los empleados significa reducir el estrés para que puedan centrarse en sus funciones laborales en sus nuevas ubicaciones. Las políticas de reubicación no son de talla única. Si ve las mismas solicitudes de excepción repetidas una y otra vez, considere la posibilidad de ajustar su política.

A continuación, compartimos algunas de las mejores prácticas de la política de reubicación de empleados.

I. Venta de viviendas

Compra garantizada (GBO) u opción de valor para el comprador (BVO)

• Ofrecer una GBO puede ser arriesgado para su organización, ya que garantiza a los empleados la venta de la vivienda en función del valor de tasación, pero si la vivienda no se vende, su empresa la incorpora al inventario y debe revenderla.
• Por otro lado, una BVO minimiza significativamente los riesgos organizativos que se observan con una GBO, ya que su empresa compra la vivienda del empleado sólo después de que éste consiga un comprador externo.
• Algunas empresas ofrecen una GBO a sus ejecutivos y una BVO a los no ejecutivos.

Reembolso directo (DR)

Muchas empresas ofrecen una DR además de una GBO o BVO.

Ventaja de un RD

• Su empresa no tiene que introducir en el inventario las viviendas no vendidas, ya que los empleados son responsables de la venta de su vivienda y del pago de los gastos de cierre/comisión por adelantado.

Contras de un RD

• No hay beneficio fiscal para su empresa ni para el trabajador.
• Su empresa incurrirá en un coste adicional de "gross up" (suponiendo que ofrezca "gross up").
• El empleado es responsable de todos los gastos por adelantado (gastos de cierre, comisiones, inspecciones, etc.).

Inspección de viviendas

La mayoría de las empresas exigen una inspección completa de la vivienda para un programa GBO y BVO. La inspección de la vivienda la solicita la empresa de gestión de la reubicación (RMC). La inspección ayuda a reducir los riesgos de que la empresa compre una vivienda con defectos significativos desconocidos. El cesionario está obligado a realizar todas las reparaciones necesarias antes de avanzar en un programa BVO o GBO. Algunas empresas quieren evitar ser demasiado exigentes en cuanto a las reparaciones necesarias, por lo que una alternativa a una inspección completa de la vivienda sería una inspección de los componentes principales, así como otras inspecciones especializadas si procede, incluyendo las siguientes:

• Bueno
• Séptico
• Radón
• Termitas
• Estuco

Si se sospecha que hay problemas en otras áreas, pueden ordenarse inspecciones especializadas adicionales si el RMC lo considera necesario, incluyendo las siguientes:

• HVAC
• Techo
• Fontanería y/o electricidad interior
• Estructuras/fundaciones

Bonificación por venta de viviendas

Una bonificación por venta de vivienda puede ser un incentivo para que los empleados vendan sus casas rápidamente.

• Beneficia a su empresa si ofrece una GBO; se ofrece menos en un programa de BVO.
• Decida cuál será el límite de esta prestación y si el límite variará en función de la función del empleado. Muchas empresas lo basan en un porcentaje de la venta y/u ofrecen una bonificación más alta para aquellos que puedan vender sus casas en un plazo deseado.
• Esto no es necesario en el mercado inmobiliario actual, ya que las viviendas se venden rápidamente porque la demanda supera ampliamente la oferta de inventario disponible.

Pérdida en la venta

Algunas empresas ofrecen una pérdida en la venta, por la que la empresa proporciona un beneficio adicional a los empleados que venden sus casas por menos del precio de compra original. Este beneficio es más frecuente en el caso de los ejecutivos que en el de los no ejecutivos (normalmente con un importe máximo).

II. Ayuda al alquiler/Ayuda a la ruptura del contrato de arrendamiento

Las prestaciones pueden ayudar a los trasladados a rescindir el contrato de alquiler antes de tiempo y a encontrar un alquiler en el nuevo destino laboral. Proporcionar asistencia para el alquiler también puede ayudar a minimizar el estrés de la mudanza y facilitar la transición al nuevo puesto de trabajo. Si decide ofrecer asistencia para el alquiler, considere cuántos días de búsqueda de alquiler quiere cubrir.

• Poner límites a las ayudas al alquiler garantiza que su empresa contenga los costes. Si un cesionario supera el tope, decida si se le concede una prestación de excepción de forma individual.
• Anime a los cesionarios a negociar con los propietarios para insertar una cláusula diplomática en el contrato de arrendamiento que reduzca las futuras tasas de ruptura del mismo.

III. Servicios en destino

Mudarse a un nuevo lugar puede ser estresante. Las orientaciones en la zona, los viajes para buscar casa, los pagos de los costes de cierre en destino, el alojamiento temporal y los servicios de instalación pueden ayudar a aliviar la carga de un traslado. Al proporcionar servicios de destino, el empleado que se traslada podrá centrarse antes en su nueva función.

Alojamiento temporal

Proporcionar un alojamiento temporal totalmente amueblado puede compensar cualquier reembolso por comidas, ya que el alojamiento temporal incluye cocinas equipadas.

Viaje para buscar casa

Proporcionar una suma global para viajes simplificará el proceso y permitirá a los empleados reservar/pagar los viajes para buscar casa.

Costes de cierre en destino

Muchas empresas ofrecen este reembolso a los ejecutivos frente a los no ejecutivos.

• Poner un tope a la ayuda es una forma de controlar los costes de esta prestación imponible, especialmente si su empresa proporciona el bruto. Esto podría ser especialmente útil cuando se traslada a los empleados a destinos de vivienda de alto coste.
• Se recomienda permitir únicamente el reembolso de los costes de cierre típicos para garantizar que su empresa no reembolse elementos que no sean estándar.

Servicios de destino del inquilino

Algunas empresas ofrecen ayudas para los costes de cierre a los actuales inquilinos que compran una vivienda en su nueva ubicación.

• Si decide ofrecer esta prestación, decida quién podrá optar a ella. ¿Sólo los nuevos empleados o los ya existentes, sólo los ejecutivos o en función del nivel de trabajo?
• Aunque no es el beneficio más comúnmente ofrecido, un incentivo al alquiler puede proporcionar a su empresa un potencial ahorro de costes en futuros traslados.
  • Es una buena opción para los empleados que se trasladan a menudo, con lo que su empresa puede renunciar a pagar los costes de cierre y de la futura venta de la vivienda de forma repetida para el mismo empleado.

IV. Bienes domésticos (HHG)

La mudanza de HHG es una de las etapas más estresantes de un traslado.

• Asegúrese de que su RMC sea proactivo en sus comunicaciones y ofrezca oportunidades para que el cesionario dé su opinión en directo, de modo que los problemas puedan abordarse inmediatamente.
• La mayoría de las empresas proporcionarán asistencia fiscal con los movimientos de HHG, especialmente desde que se aprobó la Ley de recortes de impuestos y empleos (TCJA) de 2018.

Envío de vehículos

Ahorre costes basando el número de vehículos autorizados en la distancia del traslado. Es habitual que las empresas ofrezcan al menos un vehículo para el traslado si la distancia es superior a 500 millas, y hasta dos si la distancia es superior a 1000 millas. Esto reduce el estrés que supone exigir al empleado y a su familia que recorran largas distancias en vehículos distintos.

Almacenamiento temporal

La mayoría de las empresas proporcionan un almacenamiento temporal de los enseres del empleado hasta que se consiga una vivienda permanente.

• Para ahorrar costes, no proporcione esta prestación por motivos personales, por ejemplo, durante la remodelación de la casa, cuando el empleado puede querer almacenar artículos hasta que el trabajo esté terminado, o si el empleado se va de vacaciones y no puede estar presente para la entrega de HHG.

V. Suma global

Decida si quiere ofrecer una póliza de pago único parcial o total a los trasladados. Algunos empleados pueden disfrutar de la libertad de poder utilizar el dinero de su traslado como mejor les parezca. Las ventajas de ofrecer sumas globales son las siguientes:

• Contención de costes.
• Facilidad para presupuestar y administrar.
• Competitividad en el mercado.
• Ideal para los empleados que tienen que moverse menos.
• Programas de prácticas.

Existen tres tipos principales de sumas fijas que se analizan a continuación: sólo suma fija (sin asesoramiento); suma fija gestionada (con asesoramiento); y suma fija (además de otras prestaciones).

A. Prestación a tanto alzado (sin asesoramiento)

El cesionario recibe un pago único. El empleado decide cómo piensa gastar esos fondos.

• Se utiliza habitualmente con los no ejecutivos, incluidos los contratados de nivel inicial y los empleados en programas de desarrollo que rotan con frecuencia de lugar.
• Normalmente, no se utiliza con traslados de nivel superior.
• La mayoría de las sumas globales son inferiores a 5.000 dólares

B. Suma global gestionada (con asesoramiento)

Permite a su empresa mantener un control parcial sobre el uso del dinero por parte del empleado, pero con cierta flexibilidad. El RMC asesora al empleado sobre las formas aprobadas de utilizar su suma global gestionada, y los fondos se proporcionan como un reembolso después de que el empleado incurra en el coste o se facture directamente a uno de los socios proveedores de su RMC.

• Las sumas globales gestionadas se utilizan más a menudo como única prestación para los ejecutivos o los empleados de alto nivel, frente a una suma global únicamente (sin asesoramiento), utilizada más a menudo con los empleados de nivel inicial.

C. Suma global (además de otras prestaciones)

Este es el tipo de prestación a tanto alzado más utilizado. Funciona bien porque las empresas pueden ofrecer otras prestaciones -adaptadas a las necesidades específicas de reubicación de la persona- al tiempo que proporcionan una suma global que el empleado puede gastar como desee.

• Este tipo de prestación también permitirá a su empresa controlar los costes y añade cierta flexibilidad adicional para el empleado.

VI. Ayuda por el coste de la vida (COLA)

Es posible que algunos de sus empleados se trasladen a una zona con un coste de vida más bajo y que otros se trasladen a un destino con un coste mucho más elevado. Si los costes son más elevados, algunas empresas ofrecerán un subsidio por coste de la vida de duración limitada para cubrir la brecha financiera. Las opciones de pago pueden ser mensuales, trimestrales, anuales o un pago único.

• Establezca un período de tiempo final para esta prestación y decida si la prestación disminuirá/se reducirá lentamente durante ese período de tiempo.
• Lo mejor es ofrecer esta prestación sólo a los empleados que se trasladan a destinos de mayor coste. Si su empleado se traslada de una zona de alto coste de la vida a otra, considere la posibilidad de retener esta prestación. A menudo, las empresas establecen un umbral (normalmente un porcentaje) para ofrecer la prestación. Otros identifican áreas/ciudades específicas y sólo ofrecen el beneficio a los empleados que se trasladan a estos lugares predeterminados.

VII. Excepciones a la política

Decida cómo quiere manejar las excepciones a la política y asegúrese de que usted y su RMC están sincronizados. Aunque tenga una buena política de reubicación de empleados, no siempre es única. Las culturas individuales, las necesidades específicas y las dinámicas familiares pueden crear la necesidad de excepciones. Asegúrese de que su RMC hace un seguimiento de todas las solicitudes/resultados. Esta información le ayudará a determinar si es necesario cambiar la política.

Algunas de las solicitudes de excepción de política más comunes pueden ser las siguientes:

• Alojamiento temporal adicional o almacenamiento de enseres domésticos.
• Embalaje adicional de artículos, vehículos a transportar u otros servicios para una mudanza de enseres domésticos.
• Parámetros del listado de viviendas.
• Requisitos de la vivienda calificada.
• Reembolsos adicionales por viajes.
• Requisitos de reparación.
• Extensiones de beneficios.

VIII. Niveles de la póliza frente a las prestaciones básicas de Flex

Con los niveles de póliza, la empresa selecciona qué empleados reciben paquetes de prestaciones específicos. A menudo, los niveles de políticas se basan en el papel de un empleado en la empresa. Por ejemplo, los beneficios de reubicación proporcionados a un ejecutivo pueden ser diferentes de los beneficios proporcionados a un empleado de nivel inicial. Aunque una política escalonada permite a la empresa ser selectiva en cuanto a las prestaciones que se ofrecen a cada nivel de empleado, algunas prestaciones pueden ofrecerse en todos los paquetes. En otras palabras, una mudanza HHG podría ofrecerse a todos los empleados que se trasladan, pero el coste de la mudanza podría tener límites para los empleados de nivel inferior. Algunas empresas sólo ofrecerán ayuda para la venta de la vivienda a los empleados de mayor nivel, pero el resto de prestaciones pueden ser las mismas independientemente del nivel de la función o el puesto de trabajo del empleado.

Además del nivel de la posición del empleado, otros factores que podrían afectar al nivel en el que encaja un empleado podrían ser si es propietario de una vivienda o inquilino, o si es un nuevo empleado o un empleado existente.

Las prestaciones básicas de Flex incluyen una agrupación de prestaciones que todo el mundo recibe, pero también se ofrece al empleado otras posibles prestaciones de las que puede elegir, a veces en función de su cargo.

En conclusión

Sea cual sea la decisión que tome, considere la posibilidad de asociarse con un buen RMC que pueda ayudarle a redactar su política y administrarla de forma rentable. Si desea conocer las mejores prácticas, consiga nuestra Encuesta de Referencia 2020.