従業員移転サービスの提案依頼書RFP)プロセスを経験されたことのある方なら、それがいかにストレスと時間のかかる作業であるかをご存知でしょう。

すべてのRFPに不可欠なのは、詳細なタイムラインである。

このタイムラインは、RFPがいつ送付されたのか、期限はいつなのか、入札者からの質問期限はいつなのか、質問に対する回答期限はいつなのか、次のステップ(プレゼンテーション、開始日など)の日程について説明している。しかし、タイムラインは、いくつかの項目が完了するまでにかかる時間を過小評価していることが多い。

時には、リロケーション・マネジメント会社(RMC)は、回答が必要な数十の質問をすることがあり、プロセスに数営業日を追加することがあります。その結果、入札時には想定していなかった延長や遅延が発生することがよくあります。

この投稿では、RFPを受け取った後にRMCが尋ねる最も一般的な9つの質問について概説した。

RFP提案書のタイムラインには、締切日とRMCが通常求める9つの項目が含まれる。

以下の9つの質問は、過去24ヶ月間の実際のRFPにおけるRMCからの実際の質問(
)である。

目標は、RMCにRFPを送る前に、これらの質問に前もって答えておくことである。

そうすることで、Q&Aプロセスの時間を大幅に節約でき、各入札者がより正確にニーズに対応した回答を提供できるようになります。

1) 移転に関するポリシーのコピーをいただけますか?

RMCは、価格設定や対応をお客様のニーズに正確に合わせるため、お客様のリロケーション・ポリシーまたは詳細な概要にアクセスする必要があります。

これが最もよく聞かれる質問だ。

RMCは、貴社のプログラムへの対応と価格を調整するために、貴社の方針を見たいと考えています。入札希望者が何を求めているかを正確に知ることができるように、すべての移転方針、または最低でも入札パッケージの詳細な要約を提供することが役立ちます。

RMCの中には、従業員の移行に悪影響を与えることなく、ニーズと予算に合った方針変更を提案するところもある。

2) 優先または会社指定の第三者サプライヤーやベンダーがいますか? ある場合、会社名を教えてください。

RFPに既存の関係や具体的な要件を含めることで、RMCは現在のプロバイダーとどのように協力するかを示し、関連する管理費を開示することができる。

通常、RMCは顧客が指定したサービス・プロバイダーと協力する。

しかし、転勤する従業員のために一貫して優れた経験を維持するために、プロバイダーがその品質基準を満たすことを期待されています。

RFPに既存の関係や具体的な要件を記載することで、RMCは既存の優先プロバイダーとどのように相互作用するかを示し、発生する可能性のある関連管理料を開示することができる。 

3) 年間販売量はどのくらいですか?

RFPに詳細な年間取引量を記載し、移行プロファイルを明確にすることで、より正確な入札が可能になります。
RFPでこの質問に回答する際には、その旨を含めてください:
  • 年間販売戸数
  • 移転する賃借人の数
  • 短期の国内勤務
  • 一括払い
  • インターンシップ・プログラム
  • その他の関連情報
正確なトランジション・プロファイルは、より正確な入札回答をもたらす。

4) 御社はどのような住宅販売特典を提供していますか?

最も一般的な住宅売却特典の種類は、ギャランティード・バイアウト(GBO)またはバイヤー・バリュー・オプション(BVO)プログラムとダイレクト・リインバースメント(DR)プログラムである。

バイヤー・バリュー・オプション(BVO)、ギャランティード・バイアウト(GBO)、ダイレクト・リインバースメント(DR)、またはマーケティング支援のみを提供していますか?

    • もしそうなら、1年間にそれぞれ何本ずつ提供するのが普通ですか?

この情報により、RMCは対応においてどのような分野やプロセスに重点を置くべきかを知ることができ、最も正確な価格設定を行うことができる。

また、経験豊富なRMCは、それぞれの方法を評価し、御社にとって最も有益な方法を決定するお手伝いをします。

5) 住宅の平均販売価格は?

平均的な住宅販売価格を知ることは、各RMCが住宅販売プログラムの料金体系を決定するのに役立ちます。

従業員に住宅販売手当を支給する場合、この情報は不可欠である。

  • 平均的な住宅販売価格を知ることは、各RMCが住宅販売プログラムの料金体系を決定するのに役立ちます。

さらに、平均的な住宅購入価格を提示することで、RMCは、あなたが従業員のためにどのような住宅を見つけることに関心があるかを知ることができます。

6) 現在のプログラムで抱えている一番の課題は何ですか?

お客様が直面している課題や改善点をRFPで共有することで、RMCはお客様と従業員にとってプロセスを改善できる解決策を提案することができます。

RMCは、従業員の転勤に伴う無数の課題を熟知している。

  • 例外や失敗した移籍/割り当てについてサポートが必要ですか?

RMCに、あなたが抱えている問題や、RFPで改善してほしい点を伝えることで、RMCは、あなたとあなたの従業員にとってプロセスを向上させる解決策を提案することができる。

7)歴史的な場所は?

RFPに過去の情報を含めることは、RMCがボリュームディスカウントを特定するのに役立ちます。

過去の情報をリストアップすることで、RMCはボリュームディスカウントをスカウトすることができる。

  • 最重要出発地は?
  • 最も行きたい場所は?
  • 歴史的に困難なロケーションはありますか?
    (遠隔地/小さな町など。)

これらの詳細を提供することで、RMCはあなたがリストアップした場所に関する知識と精通を共有し、移転する従業員のニーズを満たすための創造的なソリューションを提供することができます。

8) RMCは既存のファイルを引き継ぐのですか?

RMCの候補者に、継続的な転勤や任務を引き継ぐ必要があるかどうかを伝えることは極めて重要である。そうであれば、その数を明記し、期待される概要を説明する。

RMC候補には、既存の転勤や赴任を引き継ぐ必要があるかどうかを伝えておくことが重要です。もしそうであれば、その人数と期待されることを示す。

  • RMCの主な考慮事項には、従業員がプロセスのどの段階にいるかが含まれる。

    • 国内 - 住宅の売却はありますか?
    • 国際 - 残り時間は?

RFPでこの点について前もって詳細を提示することで、RMCは、特定の種類のファイルがどのように移行されるかを決定する基準や、完了まで現在のプロバイダーにとどまるべきファイルについての推奨事項を提供することができます。

9) 海外勤務がある場合、グローバルな業務範囲に補償業務は含まれますか?

補償サービスを含む国際業務に関する詳細な情報を提供することで、RMCはその能力とプロセスを共有し、これらのサービスに対する正確な価格を提示することができる。

補償サービスには以下が含まれる:

  • 報酬計算とバランスシートの作成
  • バランスシートの更新
  • 報酬データの追跡
  • 給与計算担当者と連携し、適切な支払いと報告を行う。
  • 譲受人の確定申告書を作成するため、年末の報酬概要報告書を第三者である税理士に提供する。

RMCは、この点についてできる限り詳しく説明することで、このサービスの能力、プロセス、適切な価格を提供します。

これらの点をすべてRFPに含めても、
、質問がないことを保証するものではない。

しかし、そうすることで、回答がより均一化され、回答したRMCからの質問数が減り、
、時間を節約でき、同じような回答を確実に比較することができる。

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