移転の例外管理プロセスを改善する5つの方法

従業員移転管理方針をどんなに細かく包括的に定めていても、従業員から例外や特別な要望が出てくることがあります。例えば、子供を連れて家探しをしたい、仮住まいを1ヶ月追加したい、ペットを連れて引っ越したい、家財道具の保管期間を延長してほしいなどです。リロケーション・パッケージやその他の引越し特典は、大きく異なる場合があります。

移転の前にも、移転の最中にも、独特の状況が発生する。リロケーションのサポートが必要になることは避けられません。そのため、ほとんどの企業では規定の例外を認めています。

当社の2018年モビリティ＋カルチャー・ベンチマーク調査によると、柔軟で容易に適応できる転勤パッケージを持っていると考えている企業はわずか28％であることがわかった。残りの72%は概要に沿ったプログラムに忠実な傾向がある。ほとんどの企業がリロケーションプログラムに一貫性を持たせているにもかかわらず、64％は転勤する従業員のためにポリシーを例外化する可能性が高いと回答している。

例外管理は、どの企業の移転プログラムにおいても極めて重要な要素である。転勤する従業員の大半のニーズを考慮して方針が作成されますが、同じ転勤は2度とありません。

1.期待を管理することで例外を最小限に抑える

新しい従業員を雇用したり、既存の従業員を異動させたりする前に、あなた、リロケーション・マネジメント会社（RMC）、従業員の間で期待されることを十分に検討し、理解することが重要です。従業員独自のニーズや懸念事項に対して積極的にアプローチすることが、例外を管理する最も効果的な方法です。また、RMCは、転勤する従業員の期待値が貴社のプログラムのパラメータと一致するように、転勤する従業員と適用されるポリシーを確認するために十分な時間を取る必要があります。期待を管理することに費やす時間は、ポリシーの例外を減らすことにつながるため、有効に使われます。重要な検討事項は、転居支援、転居手当、転居費用の払い戻しの可能性である。

2.現実的で、知識があり、柔軟であること。

リロケーション・プロセスでは知識がすべてである。モビリティ＋カルチャー」調査では、回答者に最も一般的な例外を尋ねた。以下はその結果である：

最も一般的な移転の例外を知るだけで、将来の移転に備えることができる。何を承認するかについてより現実的になり、何を提供するかについてより柔軟になる。

3.不測の事態に備えた移転準備

転勤の結果をすべて予測できる人はいません。旧居住者が新居の契約を予想より早く結べなかったらどうするか？家財道具が税関で何カ月も遅れたら？このような事態はめったに起こらないので、ほとんどの従業員転勤保険はこのような事態をカバーしていない。

しかし、万が一不測の事態が発生した場合、RMCは迅速に対応し、状況を管理できなければなりません。閉鎖の遅延は仮住まいの追加を意味し、仮住まいの追加は家財道具の保管の追加を意味するかもしれません。リロケーション例外管理のゴールは、従業員が自分自身で何が必要かを知る前に、積極的に行動し、従業員のニーズを予測することです。このようなリロケーションの不測の事態の可能性とその管理方法について、必ずRMCとコミュニケーションを取るようにしましょう。

4.追跡と報告

例外規定を設けている企業のうち、追跡技術を活用しているのはわずか64%に過ぎない。赴任前に承認された例外を含め、例外を追跡・報告できることで、貴社は現実的な経費見通しのベースラインを得ることができます。また、将来的な移転の例外要求のコストを見積もり、その結果としてポリシーを変更することも可能になります。

5.移転例外政策の改善

私たちは（そして私たち自身の仕事を通じて）、貴社のプログラムにおける引越パッケージの例外の傾向を注視することで、ポリシーを修正する機会を得ることができ、同じ例外を何度も処理する時間のかかる仕事を省くことができると信じています。しかし、例外処理に基づいて引越しパッケージのポリシーを変更する企業は62％に過ぎないことがわかりました。ポリシーの推奨と改善は、リロケーション会社によって継続的に提供されるべきです。そうすることで、最終的にコストを抑制し、優秀な従業員を惹きつけ、維持することができるのです。