Disposer de bons flux de travail est un élément essentiel pour garantir que les programmes de mobilité mondiale de nos clients se déroulent sans heurts et de manière efficace. Les flux de travail fournissent aux employés transférés les outils nécessaires pour faciliter une expérience positive des employés et tout ce dont les clients ont besoin pour suivre le processus de relocalisation. Les flux de travail de WHR Global (WHR) aident également notre personnel à rester proactif en gérant chaque étape du processus de relocalisation ; en outre, nos flux de travail communiquent avec nos fournisseurs pour les aider à fournir les niveaux de service très élevés que nous attendons.
Flux de travail WHR
La plateforme d'exploitation exclusive de WHR, CARICS (Counseling, Appraisals, Referrals, International, and Collection System), a été conçue en interne par WHR, pour WHR et ses clients. Le système CARICS est l'application de base qui soutient les opérations de WHR et gère tous les aspects de nos services de relocalisation, de l'initiation de la commande à l'exécution opérationnelle et à la facturation du client. Notre système s'articule autour de plusieurs services de base (évaluation, recommandation, inventaire, etc.) et s'appuie sur un moteur de gestion des tâches sophistiqué (appelé en interne myWork One), qui automatise tous les flux de travail de nos services.
Le système myWork One surveille chaque dossier pour détecter les événements clés et les dates critiques afin de s'assurer que notre personnel reste au courant de toutes les dates de relocalisation et de tous les documents à fournir. CARICS permet à notre personnel de consolider tous les documents clés et la correspondance liés à un dossier dans le référentiel documentaire intégré. Ce référentiel rassemble tous les détails d'un dossier dans une représentation électronique unique à laquelle n'importe lequel de nos utilisateurs agréés peut se référer facilement. De notre système de gestion des fournisseurs, qui crée des fiches d'évaluation basées sur des mesures, à nos processus de facturation 100 % précis et conformes, tout est complètement intégré au flux de travail de myWork One.
Portails pour les clients et les employés
Pour répondre aux besoins de nos clients et de leurs employés, CARICS comprend également un portail pour les employés et un portail pour les clients. Le portail client offre un accès en ligne 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 à tout ce dont nos clients ont besoin en un seul endroit. Les fonctionnalités sont les suivantes :
- Remplir les autorisations en ligne.
- Accédez aux rapports en temps réel, aux factures, aux enquêtes de satisfaction des employés et aux formulaires électroniques des employés.
- Consultez les BMA, les inspections, les évaluations, les soumissions de capitaux propres et de dépenses de tiers.
- Voir les coordonnées de l'équipe de relocalisation WHR.
- Accédez à la messagerie instantanée pour communiquer avec WHR dans le cadre d'un chat sécurisé et en direct, où que vous soyez dans le monde.
- Voir le résumé de l'activité de l'employé "En un coup d'œil", y compris des détails supplémentaires.
- Examiner les notes et les mises à jour de l'état des dossiers en temps réel.
Le portail des employés offre aux employés de nos clients une multitude de ressources, notamment
- Messagerie instantanée en direct avec l'équipe de relocalisation WHR.
- Consultez le résumé des prestations qui leur sont attribuées, y compris les services de vente de maisons et de destination.
- Gestion des dépenses, outil de soumission et de suivi.
- Calendrier des événements et des dates clés.
- Notifications et rappels des dates d'échéance pour les tâches/documents requis.
- Coordonnées des fournisseurs partenaires supplémentaires gérés par le conseiller en relocalisation WHR.
- L'accès aux formulaires électroniques et les capacités DocuSign® permettent de remplir tous les documents requis en ligne et en toute sécurité.
- Accès aux formulaires stockés et aux documents importants (y compris les rapports fournis par les agents immobiliers, les inspecteurs et les documents de police).
- Coordonnées et photo du conseiller en relocalisation.
- Centre de ressources (pour que l'employé et sa famille puissent trouver des informations complémentaires sur des sites web utiles).
Du point de vue du flux de travail, CARICS peut déclencher une notification à l'employé (via le portail de l'employé), à propos d'un formulaire électronique qui doit être rempli. Une fois que le bénéficiaire du transfert a rempli les documents, CARICS déclenche une notification au conseiller en relocalisation de WHR, au service de la chaîne d'approvisionnement de WHR ou à l'un de nos fournisseurs partenaires.
Le système de flux de travail prédictif myWork One de WHR est entièrement personnalisable et permet de suivre plus de 3 000 points de données et 300 événements critiques dans le processus de relocalisation. Avec toutes les tâches redondantes qui peuvent apparaître dans un processus, les flux de travail aident notre équipe à donner le meilleur d'elle-même. Cela améliore considérablement les opérations commerciales en minimisant les risques d'erreurs et en augmentant l'efficacité globale grâce à la rationalisation et à l'automatisation des tâches.
Tâches
L'avantage des flux de travail de WHR est qu'ils optimisent les tâches clés afin que nos employés puissent être proactifs en détectant et en traitant les problèmes avant même qu'un transféré ne soit affecté. Les flux de travail que nous avons développés facilitent un service à la clientèle de qualité supérieure en fournissant des services de relocalisation rentables et efficaces. Nos flux de travail déclenchent également des exceptions de politique et d'autres tâches quotidiennes qui alertent notre personnel et nos fournisseurs sur les tâches à effectuer pendant la relocalisation.
Des questions de conformité complexes peuvent constituer des défis quotidiens pour ceux qui gèrent les programmes de relocalisation, et les conséquences d'une non-conformité sont lourdes pour les entreprises. C'est pourquoi nous intégrons les paramètres de la politique de nos clients dans notre technologie. Chaque limite et plafond de dépenses est intégré à notre système et fait l'objet d'un contrôle, d'un suivi et d'un rapport afin de garantir la conformité. Au fur et à mesure que chaque tâche est accomplie, notre système surveille les dates et les documents clés afin de garantir une conformité totale avec la politique et de permettre une utilisation maximale des avantages liés à la réinstallation.
Apprenez-en plus sur les flux de travail WHR et sur la manière dont WHR peut aider votre organisation dans le cadre de son programme de relocalisation des employés et de mobilité mondiale.
