Traslados más inteligentes, mejores experiencias
En el ámbito de los traslados y la movilidad internacional, la sincronización, el cumplimiento normativo y la comunicación deben combinarse a la perfección en un proceso con múltiples variables. Los flujos de trabajo reducen las excepciones, agilizan la toma de decisiones y ofrecen a los empleados y a los equipos del programa una visión más clara del proceso de principio a fin.
En WHR, los flujos de trabajo constituyen la base operativa de esa coordinación. Ayudan a nuestros equipos y a nuestros proveedores asociados a trabajar en sintonía, mantienen informados a los clientes y prestan apoyo a los empleados que se trasladan, desde el inicio del proceso hasta la facturación final.
Los flujos de trabajo de WHR se basan en nuestra plataforma operativa propia, CARICS, y en nuestro motor interno de gestión de tareas, myWorkOne. Juntos, realizan un seguimiento de los eventos y fechas clave, asignan las tareas a las personas adecuadas en el momento oportuno y mantienen la documentación, las aprobaciones y las actualizaciones de estado vinculadas al expediente de traslado.
En nuestra última entrada del blog analizamos las ventajas de los flujos de trabajo en el ámbito de la movilidad internacional y cómo las plataformas integradas de WHR coordinan a equipos, proveedores y empleados para agilizar la toma de decisiones y mejorar la experiencia de reubicación.
Por qué son importantes los flujos de trabajo en la movilidad internacional
Un flujo de trabajo bien diseñado convierte una reubicación compleja en un proceso controlado y transparente. Reduce el riesgo de que se omitan pasos y garantiza la coherencia entre proveedores y regiones.
Y lo que es más importante, facilita el proceso al empleado que se traslada, al tiempo que ofrece a los responsables del programa visibilidad, control y transparencia.
- Menos excepciones y menos sorpresas: los parámetros de las políticas, las aprobaciones y los documentos necesarios se supervisan y se comunican con antelación
- Mayor visibilidad: el estado en tiempo real, los informes y la documentación archivada están disponibles a través de los portales de WHR
- Mayor coherencia: los pasos repetibles garantizan la calidad del servicio en todos los expedientes de traslado
- Resolución más rápida de los problemas: las alertas y las escaladas ayudan a resolver las incidencias antes de que se conviertan en interrupciones
Cómo funcionan los flujos de trabajo de WHR: CARICS y myWorkOne
CARICS es la plataforma operativa empresarial de WHR, desarrollada por WHR para sus clientes. Dentro de CARICS, myWorkOne supervisa cada traslado en busca de eventos clave y fechas críticas, y luego utiliza un sistema de distribución inteligente para enviar tareas y notificaciones a los equipos de WHR y a los socios autorizados. Esto ayuda a garantizar que los entregables, los documentos y las aprobaciones se mantengan al día a lo largo de todo el ciclo de vida del traslado.
Documentación, formularios electrónicos y firmas seguras
Los flujos de trabajo evitan que el papeleo se convierta en un cuello de botella. Los empleados pueden completar formularios electrónicos en línea y firmar de forma segura utilizando DocuSign®. Los documentos firmados y la correspondencia clave se almacenan en el repositorio de documentos integrado de WHR, de modo que los usuarios autorizados puedan encontrar rápidamente lo que necesitan sin tener que buscar correos electrónicos o archivos adjuntos.
Cumplimiento de las políticas integrado en el proceso
Los programas de reubicación suelen tener normas, límites y requisitos de aprobación complejos. WHR configura los parámetros de su política en nuestra tecnología para que se supervisen y notifiquen los límites de gastos, las normas de elegibilidad y las aprobaciones necesarias. Cuando se requiere una excepción, los flujos de trabajo pueden sacarla a la luz para su revisión, de modo que las decisiones queden documentadas y sean coherentes.
Ventajas para los empleados que se trasladan
La reubicación es algo personal. Los empleados necesitan claridad, fácil acceso a la información y respuestas rápidas. Los flujos de trabajo de WHR ayudan a crear esa experiencia al reunir el asesoramiento, la documentación y las fechas límite en un único expediente de reubicación, de modo que los empleados dedican menos tiempo a hacer un seguimiento de los detalles y más tiempo a seguir adelante.
- Pasos a seguir y plazos claros: recordatorios y notificaciones sobre las tareas y la documentación necesarias
- Herramientas de gastos: presentación y seguimiento de gastos para prestaciones a las que se tiene derecho
- Información sobre las prestaciones: resúmenes de las prestaciones asignadas, estado del servicio y hitos clave del traslado
- Comunicación sencilla: mensajería segura con el equipo de reubicación de WHR
- Un único lugar para los documentos: acceso a formularios guardados y a archivos importantes
- Recursos para la familia: guías útiles, listas de verificación e información sobre los destinos
Ventajas para los clientes y los responsables de los programas
Los flujos de trabajo no solo tienen que ver con la eficiencia interna. También influyen en la gestión de los programas. Los flujos de trabajo de WHR facilitan una supervisión transparente a través de nuestro portal para clientes, donde los usuarios autorizados pueden acceder al estado de la reubicación, los informes, las facturas y la documentación almacenada en un solo lugar, las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
Visibilidad y generación de informes en el portal del cliente
Los clientes pueden completar autorizaciones en línea, consultar informes en tiempo real, acceder a facturas y documentos justificativos, y supervisar la satisfacción y las actualizaciones del estado de los expedientes. Muchos clientes también utilizan los informes disponibles a través del portal para respaldar la elaboración de presupuestos internos, las auditorías y la conciliación de fin de ejercicio.
- Facturación precisa y cumplimiento normativo más riguroso
Los flujos de trabajo facilitan la aplicación de prácticas de facturación coherentes al vincular los servicios, las aprobaciones y la documentación a cada expediente. WHR también utiliza controles de revisión definidos para garantizar la exactitud de las facturas y el cumplimiento de los requisitos de documentación adjunta. Las facturas y los documentos justificativos pueden ponerse a disposición a través del portal del cliente para favorecer la transparencia y facilitar las auditorías internas. - Coordinación con los socios proveedores y gestión de la calidad
El éxito de los procesos de reubicación depende de la eficacia con la que actúen nuestros socios proveedores. Los flujos de trabajo de WHR coordinan las actividades con nuestros socios proveedores y facilitan la gestión del rendimiento mediante cuadros de mando basados en métricas y comentarios sobre la satisfacción. Cuando los comentarios indican un riesgo en el servicio, se puede alertar rápidamente a los equipos correspondientes para que se aborden y documenten los problemas - Seguridad y privacidad integradas desde el diseño
La solidez de los flujos de trabajo depende de las medidas de protección que rodean a los datos que utilizan. WHR incorpora controles de seguridad y acceso basados en roles para ayudar a proteger la información de los empleados y los clientes, y mantenemos y revisamos continuamente nuestro entorno tecnológico para garantizar la confidencialidad y un acceso adecuado.
Cómo los flujos de trabajo de WHR Global pueden mejorar tu programa de movilidad
Cuando los procesos de traslado se diseñan pensando en la movilidad real, el impacto es inmediato y cuantificable. Los empleados tienen más claro cuáles son los siguientes pasos y acceden más rápidamente a la asistencia, mientras que los responsables del programa obtienen un mayor control, un cumplimiento normativo más riguroso y una experiencia más coherente en todos los expedientes.
¿Estás listo para ver cómo se aplicaría esto a tu programa? Pongámonos en contacto para hacer un breve repaso y mostrarte cómo la colaboración con una empresa de gestión de traslados (RMC), como WHR Global, puede adaptar flujos de trabajo inteligentes a tus políticas y a los objetivos de tu programa.