La gestión de los gastos de traslado puede ser un proceso complicado y estresante para un empleado que se traslada. Los empleados que se trasladan pueden tener que presentar una docena de informes de gastos en el transcurso de su traslado, y eso puede ser difícil de autofinanciar para el trasladado. Es fundamental contar con un proceso de gestión de gastos de traslado fluido y eficiente. He aquí cinco sencillos consejos:
Consejo 1: Procesamiento rápido de reembolsos
A través del intrincado proceso de encuestas de WHR Groups, hemos descubierto que existe una correlación directa entre la puntualidad de los reembolsos y la satisfacción de los empleados. No podemos insistir lo suficiente en la importancia de una rápida tramitación de los fondos. Comunique a los empleados reubicados cuál es el plazo, ya que esto puede ayudarles a planificar en consecuencia y saber cuándo esperar el reembolso. Con suerte, su empresa de gestión de traslados (RMC) tramita los reembolsos de gastos en 3 días desde su recepción.
Consejo 2: Garantice la exactitud con una revisión doble
La exactitud es fundamental en la revisión de los informes de gastos, por lo que contar con más de un par de ojos revisando es imprescindible antes de reembolsar. En WHR, el experto en políticas realiza una revisión y un miembro del equipo de contabilidad otra. Esto garantiza el cumplimiento y la precisión.
Consejo 3: Proporcione una herramienta de interfaz para empleados fácil y accesible
Implemente un sistema de presentación de gastos en línea al que se pueda acceder desde cualquier lugar, 24/7/365. Ofrezca a los empleados la posibilidad de cargar recibos a través de una aplicación móvil o un portal web en cualquier divisa. Esto ahorra tiempo y la molestia de escanear innumerables recibos. También es útil cuando los empleados están de viaje.
Consejo 4: Utilice informes de gastos personalizados
Para agilizar la revisión de los informes de gastos, cree informes personalizados para cada política de reubicación. Esto garantiza que los empleados cumplan con los beneficios de la política y también ayuda a su organización durante la revisión interna. Si utiliza una tecnología en línea, asegúrese de que el sistema incorpora los parámetros de su política. WHR puede personalizar informes sobre más de 3.000 puntos de datos diferentes, sin coste adicional.
Consejo 5: Garantice la seguridad de la información de pago
Asegúrese de que su RMC utiliza tecnología que aplica medidas de seguridad:
- Números de la Seguridad Social, números de cuentas bancarias y otros datos privados encriptados y enmascarados dentro de la tecnología cuando el usuario no está actualizando esos campos.
- Cada campo de datos personales está enmascarado con ********** hasta que el usuario selecciona un campo específico para verlo. Si el usuario tiene acceso en función de su rol, los datos pueden verse y actualizarse sólo cuando se selecciona el campo.
- Se han instalado cortafuegos para aislar el tráfico del sitio web de la red interna y se ha implementado la seguridad para controlar las comunicaciones cliente/servidor de los portales web.
- Se utiliza protección en todas las estaciones de trabajo y servidores internos para antivirus, programas espía y amenazas de día cero. Los contenidos web se filtran mediante una aplicación in situ para proteger a los usuarios del acceso a sitios web de riesgo.
Analice detenidamente su actual proceso de gestión de gastos y compruebe si se están siguiendo estos consejos. Un proceso de gestión de gastos de reubicación bien ejecutado puede hacer que la reubicación sea un éxito. Si desea más ayuda para gestionar su proceso de reembolso de gastos o su programa de reubicación, póngase en contacto con WHR Group.
