A veces, por muy detalladas e integradoras que sean sus políticas de gestión de traslados de empleados, se encuentra con excepciones o peticiones especiales de sus empleados. Por ejemplo, si quieren llevar a los niños a buscar casa, si necesitan un mes más de alojamiento temporal, si trasladan a una mascota o si piden una prórroga para el almacenamiento de enseres domésticos. Los paquetes de reubicación y otras ventajas de la mudanza pueden variar mucho.
Antes y durante el proceso de traslado surgen circunstancias únicas. Es inevitable que se necesite ayuda para el traslado. Por eso la mayoría de las empresas permiten excepciones a sus políticas.
Nuestro estudio comparativo sobre movilidad y cultura de 2018 descubrió que solo el 28 % de las empresas consideran que tienen paquetes de reubicación flexibles y fáciles de adaptar. El 72% restante tiende a ceñirse estrechamente a sus programas perfilados. Aunque la mayoría de las empresas son coherentes con sus programas de reubicación, el 64% dijo que era más probable que hicieran excepciones a sus políticas para reubicar a los empleados.
La gestión de excepciones es un componente crucial del programa de recolocación de cualquier empresa. Las políticas se crean para tener en cuenta la mayoría de las necesidades de los empleados que se trasladan; sin embargo, nunca hay dos traslados iguales.
1. Gestionar las expectativas minimiza las excepciones
Antes de contratar a un nuevo empleado o de trasladar a uno ya existente, es importante revisar a fondo y comprender las expectativas entre usted, su empresa de gestión de traslados (RMC) y su empleado. La forma más eficaz de gestionar las excepciones es adoptar un enfoque proactivo respecto a las necesidades y preocupaciones específicas de sus empleados. Su RMC también debe tomarse el tiempo necesario para revisar la política aplicable con el empleado que se traslada, de modo que sus expectativas coincidan con los parámetros de su programa. El tiempo dedicado a gestionar las expectativas es tiempo bien empleado, ya que dará lugar a menos excepciones a la política. Consideraciones importantes serían el apoyo al traslado, las prestaciones por traslado y el posible reembolso por traslado.
2. Ser realista, informado y flexible
El conocimiento lo es todo en el proceso de reubicación. En la encuesta Movilidad + Cultura, pedimos a los encuestados que nos indicaran las excepciones más comunes que hacían. Esto es lo que encontramos:
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Alojamiento temporal
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Prestación/Extensión del marco temporal
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Servicios adicionales para el menaje del hogar
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Almacenamiento de enseres domésticos
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Indemnizaciones adicionales
El simple hecho de conocer las excepciones más comunes en materia de reubicación puede ayudarle a prepararse para futuras reubicaciones. Serás más realista en lo que respecta a lo que apruebas y más flexible en lo que ofreces.
3. Prepararse para acontecimientos imprevistos de reubicación
Nadie puede predecir todos los posibles resultados de un traspaso. ¿Qué pasa si los antiguos propietarios no pueden cerrar su nueva casa tan rápido como se esperaba? ¿Y si los enseres domésticos se retrasan durante meses en la aduana? La mayoría de las pólizas de traspaso de empleados no cubren estos casos porque ocurren muy raramente.
Sin embargo, en caso de que surja algún imprevisto, su RMC debe ser capaz de adaptarse rápidamente y gestionar la situación. Un retraso en el cierre podría significar un alojamiento temporal adicional y un alojamiento temporal adicional podría significar un almacenamiento adicional de enseres domésticos. El objetivo de la gestión de excepciones de reubicación es mantenerse proactivo y anticiparse a las necesidades del empleado antes incluso de que él mismo sepa cuáles son. Asegúrese de comunicar a su RMC algunas de estas posibles contingencias de reubicación y cómo se gestionan.
4. Seguimiento e informes
Sólo el 64% de las empresas que hacen excepciones a sus políticas utilizan la tecnología para el seguimiento. La capacidad de rastrear e informar de las excepciones, incluidas las aprobadas antes del traslado, proporciona a su empresa una base de referencia de expectativas de gastos realistas. Esto también le permite estimar el coste de futuras solicitudes de excepciones de traslado y realizar cambios de política en consecuencia.
5. Introducir mejoras en la política de excepciones por reubicación
Creemos (y lo hemos comprobado a través de nuestro propio trabajo) que vigilar de cerca las tendencias de las excepciones de paquetes de mudanza dentro de su programa puede ofrecer oportunidades para revisar las políticas, ahorrándole así la laboriosa tarea de procesar la misma excepción varias veces. Sin embargo, descubrimos que sólo el 62% de las empresas introducen cambios en sus políticas de paquetes de mudanza basándose en las excepciones. Las recomendaciones y mejoras de las políticas deben ser continuas y proporcionadas por su empresa de mudanzas. En última instancia, esto le ayudará a controlar los costes y a atraer y retener a sus mejores empleados.
