Bewährte Praktiken für Versetzungsrichtlinien für inländische Mitarbeiter

Eine gut durchdachte Versetzungspolitik verbessert die Erfahrungen der Mitarbeiter, kontrolliert die Organisationskosten, erfüllt die Bedürfnisse der Mitarbeiter und hilft Ihnen, neue Talente zu gewinnen. Die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung bedeutet, den Stress zu reduzieren, damit sich die Mitarbeiter auf ihre Aufgaben am neuen Standort konzentrieren können. Umzugsrichtlinien sind keine Einheitslösung! Wenn Sie immer wieder die gleichen Ausnahmeanträge sehen, sollten Sie Ihre Richtlinien anpassen.

Im Folgenden stellen wir einige bewährte Verfahren für die Umzugsrichtlinie vor.

I. Hausverkauf

Garantierter Buyout (GBO) oder Buyer Value Option (BVO)

• Das Angebot eines GBO kann für Ihr Unternehmen riskant sein, da es den Mitarbeitern einen Hausverkauf auf der Grundlage des Schätzwertes garantiert, aber wenn das Haus nicht verkauft wird, nimmt Ihr Unternehmen das Haus in den Bestand auf und muss es wieder verkaufen.
• Ein BVO hingegen minimiert die organisatorischen Risiken eines GBO erheblich, da Ihr Unternehmen die Wohnung des Mitarbeiters erst dann erwirbt, wenn der Mitarbeiter einen externen Käufer gefunden hat.
• Einige Unternehmen bieten ihren Führungskräften eine GBO und ihren Nicht-Führungskräften eine BVO.

Direkte Kostenerstattung (DR)

Viele Unternehmen bieten zusätzlich zu einer GBO oder BVO eine DR an.

Der Vorteil einer DR

• Ihr Unternehmen muss keine unverkauften Wohnungen in den Bestand aufnehmen, da die Mitarbeiter für den Verkauf ihrer Wohnung und die Zahlung der Abschlusskosten/Provisionen im Voraus verantwortlich sind.

Nachteile eines DR

• Kein Steuervorteil für Ihr Unternehmen oder den Arbeitnehmer.
• Für Ihr Unternehmen fallen zusätzliche Kosten für die Hochrechnung an (vorausgesetzt, Sie bieten Hochrechnung an).
• Der Arbeitnehmer ist für alle Kosten im Voraus verantwortlich (Abschlusskosten, Provisionsgebühren, Inspektionen usw.).

Hausinspektionen

Die meisten Unternehmen verlangen eine vollständige Hausinspektion für ein GBO- und BVO-Programm. Die Hausinspektion wird von der Relocation Management Company (RMC) angeordnet. Eine Inspektion trägt dazu bei, das Risiko zu verringern, dass das Unternehmen ein Haus mit unbekannten erheblichen Mängeln kauft. Der Übernehmer ist verpflichtet, alle notwendigen Reparaturen durchzuführen, bevor er in einem BVO- oder GBO-Programm weitermacht. Einige Unternehmen möchten es vermeiden, bei den erforderlichen Reparaturen zu pingelig zu sein. Eine Alternative zu einer vollständigen Hausinspektion wäre daher eine Inspektion der wichtigsten Komponenten sowie gegebenenfalls weitere spezielle Inspektionen, einschließlich der folgenden:

• Quelle:
• Septische
• Radon
• Termite
• Stuck

Besteht der Verdacht auf Probleme in anderen Bereichen, können zusätzliche spezialisierte Inspektionen angeordnet werden, wenn das RMC dies für erforderlich hält:

• HVAC
• Dach
• Innere Sanitär- und/oder Elektroinstallationen
• Strukturelles/Fundament

Hausverkaufsbonus

Eine Wohnungsbauprämie kann ein Anreiz für Arbeitnehmer sein, ihre Wohnungen schnell zu verkaufen.

• Vorteilhaft für Ihr Unternehmen, wenn Sie ein GBO anbieten; wird bei einem BVO-Programm weniger angeboten.
• Legen Sie fest, wo die Obergrenze für diese Leistung liegen soll und ob die Obergrenze von der Rolle des Mitarbeiters abhängt. Viele Unternehmen legen einen Prozentsatz des Verkaufserlöses zugrunde und/oder bieten einen höheren Bonus für diejenigen an, die ihre Häuser innerhalb eines bestimmten Zeitraums verkaufen können.
• Dies ist auf dem heutigen Immobilienmarkt nicht erforderlich, da die Häuser schnell verkauft werden, da die Nachfrage das Angebot an verfügbaren Beständen bei weitem übersteigt.

Verlust aus dem Verkauf

Einige Unternehmen bieten eine Verlustbeteiligung bei Verkauf an, d. h. das Unternehmen gewährt seinen Mitarbeitern eine zusätzliche Leistung, wenn sie ihr Haus für weniger als den ursprünglichen Kaufpreis verkaufen. Diese Vergünstigung ist bei leitenden Angestellten häufiger als bei nicht leitenden Angestellten (in der Regel bis zu einem bestimmten Betrag) anzutreffen.

II. Miethilfe/Mietunterbrechungshilfe

Die Leistungen können Versetzungswilligen bei der vorzeitigen Beendigung des Mietverhältnisses und der Suche nach einer Wohnung am neuen Arbeitsort helfen. Die Unterstützung bei der Wohnungssuche kann auch dazu beitragen, den Umzugsstress zu minimieren und den Übergang in die neue Arbeitsstelle zu erleichtern. Wenn Sie sich entscheiden, Unterstützung bei der Mietsuche anzubieten, überlegen Sie, wie viele Tage der Mietsuche Sie abdecken wollen.

• Die Festlegung von Obergrenzen für die Miethilfe gewährleistet, dass Ihr Unternehmen die Kosten eindämmt. Wenn ein Übernehmer die Obergrenze überschreitet, sollten Sie im Einzelfall entscheiden, ob Sie eine Ausnahmeleistung gewähren.
• Ermutigen Sie die Erwerber, mit den Vermietern über die Aufnahme einer diplomatischen Klausel in den Mietvertrag zu verhandeln, mit der die Gebühren für künftige Mietunterbrechungen gesenkt werden.

III. Dienstleistungen am Bestimmungsort

Ein Umzug an einen neuen Ort kann stressig sein. Orientierungsveranstaltungen, Reisen zur Wohnungssuche, Zahlungen für die Schließungskosten, vorübergehende Unterbringung und Eingewöhnungsdienste können dazu beitragen, die Belastung durch einen Umzug zu verringern. Durch die Bereitstellung von Zielgebietsdiensten kann sich der wechselnde Mitarbeiter schneller auf seine neue Aufgabe konzentrieren.

Temporäre Unterkünfte

Die Bereitstellung einer vollständig möblierten vorübergehenden Unterkunft kann die Erstattung von Mahlzeiten ausgleichen, da vorübergehende Unterkünfte über ausgestattete Küchen verfügen.

Reise zur Haussuche

Die Bereitstellung einer Reisepauschale vereinfacht den Prozess und ermöglicht es den Mitarbeitern, Reisen zur Wohnungssuche zu buchen und zu bezahlen.

Zielort Abschlusskosten

Viele Unternehmen bieten diese Rückerstattung für leitende Angestellte und nicht leitende Angestellte an.

• Die Deckelung der Unterstützung ist eine Möglichkeit, die Kosten für diese steuerpflichtige Leistung zu kontrollieren, vor allem, wenn Ihr Unternehmen eine Aufstockung vorsieht. Dies könnte besonders hilfreich sein, wenn Mitarbeiter in Länder mit hohen Wohnkosten umziehen.
• Es wird empfohlen, nur die Erstattung typischer Abschlusskosten zuzulassen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen keine unüblichen Posten erstattet.

Dienstleistungen für Vermieter

Einige Arbeitgeber bieten Mietern, die an ihrem neuen Wohnort eine Wohnung kaufen, eine Unterstützung bei den Abschlusskosten an.

• Wenn Sie diese Leistung anbieten wollen, müssen Sie entscheiden, wer dafür in Frage kommt. Nur neu eingestellte oder bereits beschäftigte Mitarbeiter, nur Führungskräfte oder auf der Grundlage der Tätigkeitsstufe?
• Auch wenn dies nicht der am häufigsten angebotene Vorteil ist, kann ein Mietanreiz Ihrem Unternehmen potenzielle Kosteneinsparungen bei künftigen Standortwechseln bringen.
  • Eine gute Option für Mitarbeiter, die häufig umziehen, da Ihr Unternehmen so darauf verzichten kann, die Kosten für den Abschluss und den künftigen Verkauf der Wohnung wiederholt für denselben Mitarbeiter zu übernehmen.

IV. Haushaltswaren (HHG)

Der HHG-Umzug ist eine der stressigsten Phasen eines Umzugs.

• Vergewissern Sie sich, dass Ihr RMC proaktiv kommuniziert und dem Übernehmer die Möglichkeit gibt, ein Live-Feedback zu geben, damit Probleme sofort angegangen werden können.
• Die meisten Unternehmen bieten steuerliche Unterstützung bei HHG-Umzügen an, insbesondere seit der Verabschiedung des Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) von 2018.

Fahrzeugversand

Erzielen Sie Kosteneinsparungen, indem Sie die Anzahl der zugelassenen Fahrzeuge von der Transportentfernung abhängig machen. Es ist üblich, dass Unternehmen mindestens ein Fahrzeug zur Verfügung stellen, wenn die Entfernung über 500 Meilen beträgt, und bis zu zwei, wenn die Entfernung über 1000 Meilen beträgt. Dadurch wird der Stress verringert, der entsteht, wenn der Mitarbeiter und seine Familie lange Strecken in getrennten Fahrzeugen zurücklegen müssen.

Vorübergehende Lagerung

Die meisten Unternehmen sind bereit, den Hausrat des Arbeitnehmers vorübergehend zu lagern, bis eine dauerhafte Unterkunft gefunden ist.

• Um Kosten zu sparen, sollten Sie diese Vergünstigung nicht aus persönlichen Gründen gewähren, z. B. bei Renovierungsarbeiten, wenn der Arbeitnehmer die Gegenstände bis zum Abschluss der Arbeiten lagern möchte, oder wenn der Arbeitnehmer in den Urlaub fährt und bei der Lieferung von Haushaltswaren nicht anwesend sein kann.

V. Pauschalbetrag

Entscheiden Sie, ob Sie den Versetzungsempfängern eine Teil- oder Vollpauschalversicherung anbieten wollen. Einige Mitarbeiter mögen die Freiheit, ihr Umzugsgeld nach eigenem Gutdünken verwenden zu können. Für die Gewährung von Pauschalbeträgen sprechen u. a. folgende Punkte:

• Kostendämpfung.
• Einfache Budgetierung und Verwaltung.
• Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt.
• Ideal für Beschäftigte, die weniger bewegen müssen.
• Programme für Praktika.

Es gibt drei Haupttypen von Pauschalbeträgen, die im Folgenden erörtert werden: reine Pauschalbeträge (ohne Beratung); verwaltete Pauschalbeträge (mit Beratung); und Pauschalbeträge (zusätzlich zu anderen Leistungen).

A. Nur pauschale Leistung (keine Beratung)

Der Empfänger erhält einen Pauschalbetrag. Der Arbeitnehmer entscheidet, wie er diese Mittel verwenden will.

• Wird häufig bei Nicht-Führungskräften verwendet, einschließlich Berufsanfängern und Mitarbeitern in Entwicklungsprogrammen, die häufig den Standort wechseln.
• Wird in der Regel nicht bei Verlagerungen auf höherer Ebene verwendet.
• Die Mehrheit der Pauschalbeträge liegt unter 5.000 $.

B. Verwalteter Pauschalbetrag (mit Beratung)

Ihr Unternehmen behält einen Teil der Kontrolle über die Verwendung des Geldes durch den Mitarbeiter, kann aber dennoch eine gewisse Flexibilität wahren. Das RMC berät den Mitarbeiter über die genehmigten Verwendungsmöglichkeiten des verwalteten Pauschalbetrags, und die Gelder werden als Rückerstattung bereitgestellt, nachdem der Mitarbeiter die Kosten getragen hat oder direkt mit einem der Lieferantenpartner Ihres RMC abgerechnet wurde.

• Gemanagte Pauschalbeträge werden häufiger als einzige Leistung für Führungskräfte oder höhere Angestellte verwendet als reine Pauschalbeträge (ohne Beratung), die häufiger bei Berufsanfängern eingesetzt werden.

C. Pauschalbetrag (zusätzlich zu anderen Leistungen)

Dies ist die am häufigsten verwendete Form der Pauschalleistung. Sie funktioniert gut, weil die Unternehmen andere Leistungen anbieten können, die auf die spezifischen Bedürfnisse des Einzelnen zugeschnitten sind, und gleichzeitig einen Pauschalbetrag bereitstellen können, den der Arbeitnehmer nach Belieben ausgeben kann.

• Mit dieser Art von Leistung kann Ihr Unternehmen auch die Kosten kontrollieren, und sie bietet dem Arbeitnehmer zusätzliche Flexibilität.

VI. Lebenshaltungskostenhilfe (COLA)

Einige Ihrer Mitarbeiter ziehen vielleicht in ein Gebiet mit niedrigeren Lebenshaltungskosten, andere in ein Gebiet mit wesentlich höheren Kosten. Wenn die Kosten höher sind, gewähren einige Unternehmen einen befristeten Zuschuss zu den Lebenshaltungskosten, um die finanzielle Lücke zu schließen. Die Auszahlung kann monatlich, vierteljährlich, jährlich oder in Form eines einmaligen Pauschalbetrags erfolgen.

• Legen Sie einen Endzeitraum für diese Leistung fest und entscheiden Sie, ob die Leistung während dieses Zeitraums langsam abnimmt/ausläuft.
• Am besten ist es, diese Leistung nur denjenigen Arbeitnehmern zu gewähren, die in ein teureres Zielgebiet ziehen. Wenn Ihr Mitarbeiter von einem Gebiet mit hohen Lebenshaltungskosten in ein anderes umzieht, sollten Sie diese Leistung einbehalten. Häufig legen Arbeitgeber einen Schwellenwert (in der Regel einen Prozentsatz) fest, ab dem die Leistung gewährt wird. Andere legen bestimmte Gebiete/Städte fest und bieten die Leistung nur Arbeitnehmern an, die in diese vorher festgelegten Orte ziehen.

VII. Ausnahmen von der Politik

Entscheiden Sie, wie Sie Ausnahmen von der Richtlinie handhaben wollen, und stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr RMC sich einig sind. Auch wenn Sie eine gute Umzugsrichtlinie für Ihre Mitarbeiter haben, ist diese nicht immer pauschal! Individuelle Kulturen, spezifische Bedürfnisse und Familiendynamik können Ausnahmen erforderlich machen. Stellen Sie sicher, dass Ihr RMC alle Anfragen/Ergebnisse verfolgt. Anhand dieser Informationen können Sie feststellen, wo eine Änderung der Richtlinien erforderlich ist.

Einige häufige Anträge auf Ausnahmen von der Richtlinie können die folgenden sein:

• Zusätzliche vorübergehende Unterbringung oder Lagerung von Hausrat.
• Zusätzliches Einpacken von Gegenständen, zu transportierenden Fahrzeugen oder anderen Dienstleistungen für einen Hausratumzug.
• Parameter für die Auflistung zu Hause.
• Anforderungen an qualifizierte Wohnungen.
• Zusätzliche Erstattungen für Reisen.
• Reparaturanforderungen.
• Erweiterungen des Nutzens.

VIII. Policy Tiers vs. Core Flex Benefits

Bei der Einteilung in Versicherungsstufen wählt das Unternehmen aus, welche Mitarbeiter bestimmte Leistungspakete erhalten. Oft basieren die Versicherungsstufen auf der Rolle des Mitarbeiters im Unternehmen. So können beispielsweise die Umzugsleistungen für eine Führungskraft andere sein als für einen Berufsanfänger. Mit einer abgestuften Police kann ein Unternehmen zwar selektiv entscheiden, welche Leistungen für die einzelnen Mitarbeiterebenen angeboten werden, aber einige Leistungen können in allen Paketen enthalten sein. Mit anderen Worten, ein HHG-Umzug könnte allen umziehenden Mitarbeitern angeboten werden, aber die Kosten für den Umzug könnten für Mitarbeiter der unteren Ebene begrenzt sein. Einige Unternehmen bieten nur Mitarbeitern der höheren Ebene Unterstützung beim Hausverkauf an, aber alle anderen Leistungen können unabhängig von der Funktion/Stufe des Mitarbeiters gleich sein.

Neben der Position des Mitarbeiters können auch andere Faktoren die Einstufung eines Mitarbeiters beeinflussen, z. B. ob es sich um einen Hausbesitzer oder einen Mieter handelt oder ob es sich um einen neuen Mitarbeiter oder einen bereits vorhandenen Mitarbeiter handelt.

Zu den Kernleistungen von Flex gehören eine Reihe von Leistungen, die jeder Arbeitnehmer erhält, aber dem Arbeitnehmer werden auch andere mögliche Leistungen angeboten, aus denen er wählen kann, manchmal auf der Grundlage seiner Stellenbezeichnung.

Fazit

Unabhängig davon, welche Entscheidungen Sie treffen, sollten Sie eine Partnerschaft mit einem guten RMC in Erwägung ziehen, der Sie bei der Ausarbeitung und kosteneffizienten Verwaltung Ihrer Richtlinien unterstützen kann. Weitere Best Practices finden Sie in unserer Benchmark-Umfrage 2020.