従業員移転管理会社が必要であることを知りました。次にすべきことは？| WHR Global

グローバルモビリティやリロケーションプログラムを管理する新しいリロケーション・マネジメント会社（RMC）を選ぶことは、大変な作業に感じられるかもしれません。RMCを選ぶ際には、職場の文化、従業員のニーズ、会社の予算、仕事のスタイルに最も適したものを選ぶことが重要です。RMCは、単にサービスや製品を購入するのではなく、企業の延長線上にあるビジネスパートナーを購入し、市場で企業を代表することになります。また、文化、人柄、プロセスも購入することになります。あなたは、会社で最も重要な資産である従業員を管理し、サービスを提供するために会社を雇っているのです。従来の入札プロセスで費やされる時間の多くは、企業がサプライヤーのミッション、価値観、目標、目的、ビジョン、採用基準、主要な人材について知るために、候補となるサプライヤーと話をする前に費やされています。

RMCを選定する場合、2つの選択肢に分かれます。入札を行うか（競争入札）、自分でサプライヤーを選ぶか（交渉販売）です。今回は、以下の内容について解説します。

入札に参加するメリットとデメリット、そして最も効率的で費用対効果の高い方法は何ですか？
入札ではなく、優先サプライヤーと交渉する。
考慮すべきこと

入札に参加するメリット＆デメリット＆最も効率的で費用対効果の高い入札方法は？

長所

競争を促し、比較を可能にする。より多くのRMCの中から選択し、比較することができます。同じ質問に答えることで、RMCが一定の形式をとっているため、回答を簡単に比較でき、要件を満たさないRMCを排除することができます。

新しいサービスの提供 当初は依頼しようと思わなかった他のサービスについても知ることができるかもしれません。

選択肢を十分に吟味する。情報提供依頼書（RFI）と提案依頼書（RFP）を作成することで、回答するサプライヤーについて知りたいことを選択することができます。これにより、各RMCが提供するものを十分に理解し、最終的にニーズに最も適した企業を選択することができます。

短所

時間とコストがかかる：入札のプロセスは、社内の意思決定プロセスにもよりますが、数ヶ月かかることがあります。数百人、数千人の転勤者がいる複雑なグローバルプログラムの場合、このプロセスには以下のようなものが含まれる可能性があります。

RFI文書に参加する意思をサプライヤーに発行する調達（RFIについての詳細は後述）。
RFIの質問を作成し、RMCにリリースする。
サプライヤーからのRFI回答（回答者一人あたり数十ページを超えることもある）のレビュー。
RFPへの参加を要請するRMCを絞り込む。
質問事項を作成し、RFPの質問事項をRMCに公開する。
RFPに関するRMCの質問に対する回答。
各RMCについて80～150ページを超える可能性のあるRFP回答書のレビュー。
ベストプレゼンテーション、ファイナルプレゼンテーション、テクノロジーデモンストレーションに参加するRMCを絞り込む。
RMCを選択する。

組織的なコストと時間を費やすことは、企業にとって計り知れないほどの邪魔になります。

- 8～10社の入札者からRFPを募集し、各サプライヤーからの回答が80～150ページに及ぶ場合、担当者は完成したすべての回答書を確認しなければなりません。人事マネージャー、給与計算マネージャー、調達マネージャー、税務マネージャー、会計マネージャー、ロジスティクスマネージャーなどのコストと、彼らが入札勧誘の計画とレビューに費やした時間の合計を考えると、これは数万ドルを超える可能性があります。

- 必要なスタッフ全員が回答を確認し、候補者リストを絞り込んで、いくつかのRMC候補を直接ミーティングに招待した後、そのミーティングに参加しているスタッフは何人いますか？また、事前準備のための社内会議、ベンダーとのプレゼン会議、プレゼン後の社内レビューに、一人当たり何時間費やしているのでしょうか？プレゼンテーションや技術デモをすべてバーチャルで行ったとしても、その時間は膨大なものになります。

- 最後に、御社にとっての機会費用とは何でしょうか。調達担当者、リロケーション担当者、モビリティ担当者が会議に費やす時間は、転勤者のために割かれる時間なのです。RFPの回答やプレゼンテーションに気を取られている間にも、スタッフは通常の仕事量をこなすことが求められています。

誤ったサプライヤーを排除する。多くのRMCは、競争入札に参加しません。その理由は、関連コストが高い、価格体系が異なるため比較検討しにくいなど、さまざまです。理想とするRMCを見逃している可能性があります。

達成不可能な価格設定の約束。RMCの中には、長期的なパートナーシップを通してお客様のニーズを満たすことよりも、新しいビジネスを獲得することの方が重要である場合があります。このようなRMCは、提案した価格設定が自社の収益にとって実現不可能なものであっても、お客様のビジネスに入札し、ビジネスを獲得する可能性があります。このような場合、導入プロセスで問題が発生したり、1年目や2年目に料金の値上げを要求されたりすることがあります。

RFIを発行することを検討する

現在のRFPプロセスは、企業が適性を判断する前に行われます。RFPを発行する前に、まず情報提供依頼書（RFI）を発行して、サプライヤーを選別することを検討してください。質問項目は10～20個以内とする。例えば、海外にオフィスを持つ企業が必要な場合、ハイテクソリューションが必要な場合、ボイスメール禁止のプロバイダーが必要な場合、不適格な入札者をすぐに排除することができます。RFIでは、推薦状を求めるべきであり、正式なRFP入札プロセスに参加するプロバイダーを招待する前に、それらの推薦状を確認する必要があります。入札者を招待する前に事前審査を行い、入札者が会社の一般的な資格を満たしていることを確認する。

入札に招待する厳選された人たちと知り合いになる

RMCの候補を数社選び、まずはデモやプレゼンテーションをお願いする。気に入った候補者3人と一緒に、彼らにとって何が最も重要なのかを話し合います。彼らをよく知った上で、その中から選ばれた数社をRFPに参加させる。信頼できる業界の同僚に話を聞き、その同僚の現在のプロバイダーが適しているかどうか、その理由を知る。候補となるベンダーのワークスタイルや文化が、自社のワークスタイル／文化に適合しているかどうかを判断する。

もし、誰が一番安いかを決めるだけであれば、完全なRFPを発行するのは意味がないかもしれません。プログラムの重要な側面のみをカバーする略式RFPを検討し、RMCからのコストシナリオと予測をより重視する。

入札ではなく優先サプライヤーとの交渉

入札に参加することが貴社にとって最良の選択肢とは思えない場合、もう一つの選択肢は、非競争的調達プロセスです。貴社の移転要件、調査、サプライヤーとの事前のコミュニケーションに基づいて、最高のサービスを提供してくれると思われるサプライヤーを選択することができます（単独調達）。このプロセスは、貴社のニーズや社風に合うRMCを1社か2社知っている場合に有効です。また、この方法は、限られた時間の中で仕事をする場合にも有効です。複数の詳細な提案を検討する必要はなく、あなたが選んだRMCからの提案だけを検討すればよいのです。

留意点

時間とコストを考慮する

8～10社の入札者にブラインドビッドを行うことは、自社にとって経済的な意味を持つか？そのプロセスに引っ張られる社内の人的資源（時間とコスト）の量に納得していますか？言い換えれば、何が御社の最善の利益となるでしょうか？競争的な調達プロセスを通じてRMCを十分に吟味する時間がありますか、それともRMCが今すぐ必要ですか？RMCの候補がいくつかあるのか、それとも他の選択肢についてもっと情報が必要なのか？RMCの選定は、御社にとって重要なビジネス上の決断です。