Has your organization strategically aligned your global mobility and talent acquisition stakeholders? Or do your teams feel siloed with different priorities and understandings? Read below to discover 6 ways to align global mobility and talent acquisition teams, including insights from Reda Belabed, GMS, a global mobility and immigration leader previously with Honeywell and General Electric, and WHR Global’s Head of Global Sales, Chris Lagerman.
If you feel your global mobility and talent acquisition teams aren’t working towards the same objectives, you’re not alone! Fortunately, there are several common-sense steps you can take to improve your talent mobility and ensure these stakeholders are working as a cohesive team.
When global mobility and talent acquisition teams are aligned, your highly specialized employees are hired quickly and compliantly.
1.中核拠点のグローバルモビリティチームと人材獲得チームに「ハウツー」リロケーションガイドを配布する。
人材獲得チームとグローバルモビリティチームに「How To」ガイドを配布する。このガイドには、移民、税金、推奨されるリロケーションサポートなど、企業の中核拠点について知っておかなければならないミッションクリティカルな事柄が記載されているはずです。 例えば、以下のようなものです：
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- Your company regularly hires executives to work in your Netherlands Global Center of Excellence. Are your teams applying for the Netherlands’ 30% ruling? Is your talent acquisition team responsible for ensuring each applicant meets the 30% ruling’s requirements before presenting the job offer? For example, your talent acquisition representative must ensure the candidate has specific expertise, is recruited greater than 150 km from the Netherlands border, and more.
- Due to the highly specialized nature of your business, you are recruiting internal and external candidates for a position in the U.S. Is your talent acquisition team familiar with U.S. visa types, such as the L-1 visa for intracompany transfers, or the H-1B visa for specialty occupations? Your talent acquisition teams should know the basic requirements for each visa type before attempting to source foreign talent.
- RMCは、中核拠点に必要な国別の移転サポートのレベルについて、積極的にガイダンスを提供する必要があります。例えば、この2023年版デスティネーション・サービス・ベンチマーク・レポートでは、国、家族の人数、従業員のレベル別に、デスティネーション・サポートの最低レベル、平均レベル、推奨レベルを示しています。また、このレポートでは、リースが個人向けか法人向けか、敷金返還にかかる期間、どのコンポーネントが最も困難かなども示されています。
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2.Time-To-Fill などの人材獲得指標を見直す。
残念ながら、TA（人材獲得）はポジションの量や質だけでなく、TTF（Time-To-Fill）でも評価され、組織のニーズや候補者の経験、コンプライアンスという厳しい現実との間に決定的なギャップが生じることが少なくありません。
私は、法律で認められている場合、「移民採用可能性」と名付けた部門横断的な事前評価プロセスを導入しました。このプロセスを適用したところ、2つの部門間のパートナーシップを高めることができ（最終的に「不良雇用」のリスクを軽減することができた）、非常に満足しています。 また、データ・プライバシー規制や公正雇用慣行が導入のハードルになっているところもあるようです。労使協議会など、労働と雇用に関する柔軟性はあまりなく、本当に大変でした。
このような場合、私たちは、採用担当者に対し、「何を注意すべきか、どのようにレッドフラッグを見分けるか」というトレーニングや教育セッションを繰り返し行い、コミュニケーション戦略全般（オファーまで）を見直すことで、すべての関係者が、移民のステータスやスポンサーの要件、責任（コスト、スケジュール、移民のライフサイクル、人材管理戦略など）を持つ候補者の採用に潜むリスクをより理解できるように努めています。
候補者の満足度100％、TTF指標の改善、入社前のイミグレーション・コンプライアンス評価の満足度など、コラボレーションとパートナーシップのレベルに満足していると言えるまでには、まだ長い道のりがありますね。
3.合格率アップのための合格前チェックポイントの実施
前述のように、モビリティプログラムでは、さまざまな受け入れ前のチェックポイントを実施することで、課題の受け入れ率や成功率を大幅に高めることができます。
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- Retain the services of a reputable tax firm. In addition to country briefings for assignees, they can provide invaluable guidance to talent acquisition teams. At a minimum, ensure your talent acquisition teams are familiar with the concepts of tax assistance and equalization, and totalization agreements. to provide pre-acceptance tax briefings to all foreign applicants.
- For country-specific tax briefings, applicants should be aware of their options before accepting the position as any misunderstandings can greatly increase the risk of a failed relocation or assignment. Assignees (especially those within executive or director-level positions) may have complicated investment portfolios of stocks, stock options, bonds, real estate holdings, precious metals such as gold, and more. The employee’s options will vary greatly depending on the location, citizenship(s), and relocation type (permanent transfer, long-term assignment, short-term assignment, commuter, business traveler).
- ステップ2で述べたように、法律で認められている場合は、独自の部門横断的な事前評価プロセス（別名、移民採用可能性ガイド）を構築するようにします。ただし、Reda Belabedがさらに詳しく述べているように、米国や欧州連合などの困難な管轄区域を認識する必要があります：
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米国のように「スポンサーシップを必要とするか、将来的に必要とするか」という質問に限定できる国や、EU諸国のように個人情報/データを要求することがPIIとみなされ、公正な雇用慣行/採用時の差別の妨げになる可能性がある国。中東（特にGCC）のような地域は、こうした評価に対してよりオープンです。
外国人労働者の受け入れに長い歴史を持つ当局は、スポンサーシップの要件に基づく雇用可能性チェックを許可/推進する傾向がありますが、「クォータ制」の観点から透明性を高めることも提唱しています。国籍枠を容認するわけではありませんが、透明性を確保することで、オファー段階まで候補者と関わってから不可能であることが判明するのではなく、実現可能性を事前に判断することができます。組織的な観点からも、このプロセスは非常に透明で合理的です。
4. Pre-decision Calls through your Relocation Management Company (RMC)
Your global mobility team and RMC may also choose to implement predecision calls. In relocation management, pre-decision calls ensure that the candidate understands the relocation package they’ll be receiving. However, it’s also an opportunity for your RMC to promote your company, your benefits package, and alleviate any concerns the employee or family may have.
Pre-decision calls also prevent discrepancies or misunderstandings once the employee accepts the offer and begins the relocation process. For example, after the pre-decision call the employee knows exactly which package they will receive, how much each relocation allowance will be, and more. Oftentimes there is a disconnect between the relocation package quoted by a talent acquisition or HR business partner compared to the relocation package actually implemented by the RMC. This may boil down to human error or someone operating on an old/outdated policy. These discrepancies can be minimized when the RMC is both explaining the relocation package pre-decision and implementing the relocation package post acceptance.
5.人材の流動性を最大限に高めるためのHRISの最適化
HRIS（人事情報システム）でカスタムフィールド、オブジェクト、レポートを作成することで、組織は人材の流動性を最大限に高めることができます。例えば、ADPでは、募集ポジションのために転居を希望する応募者の人材プールを構築し、管理することができます。しかし、企業内転勤のために転居を希望する既存の従業員を見逃すべきではありません。既存の従業員は、貴社の製品、サービス、期待をすでに理解しているはずですから、採用やトレーニングのコストを削減することができます。
According to benchmarking by SHRM, the average cost to hire an executive is $28,329 USD. However many employers estimate the total cost to hire a new employee can be three to four times the position’s salary. This is a combination of hard costs, such as recruiters, and soft costs such as the time it takes for department leaders and managers to support the hiring and training process.
新しい候補者を一から探すのではなく、HRISシステムにカスタムフィールド、オブジェクト、レポートを追加することをIT部門に相談してください。そうすれば、既存の従業員は、新しい職種のために転勤する意思があるかどうかを人事プロファイルで示すことができます。また、カスタムレポートの中にフィルターを追加することで、HRISにすでにロードされている過去のパフォーマンスレビューと組み合わせて、転勤を希望する高業績の従業員に人材プールを絞り込むことも可能です。
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- ADPでカスタムフィールドを作成する方法。
- Workdayでカスタムオブジェクトを作成する方法。
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6.人材獲得チームとの定期的なトレーニングセッションの実施
Regular training sessions ensure your talent acquisition teams have access to the same systems, resources, and responses to questions that are frequently asked by candidates pre and post-acceptance. Training sessions also provide new talent acquisition team members an opportunity to learn more about the mobility packages your employees are receiving and reinforce the message that all talent acquisition teams should follow the same standardized processes.
リロケーションマネジメント会社は、人材の流動性を高めるために、人材獲得チームや関連するステークホルダーとのトレーニングセッションを定期的にアレンジしています。これらのトレーニングセッションには、以下のようなものがあります：
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- モビリティ、TA、人事の各チームを対象とした、リロケーション・マネジメント会社によるオンサイト・トレーニング・セッションです。モビリティプログラムの規模によっては、RMCがこれらのトレーニングセッションを無料で実施したり、ホテル代や旅費の負担を企業に要請したりすることもあります（距離や期間によって異なります）。
- RMCによるバーチャルウェビナー形式のトレーニングセッション。
- お客様の組織の重要な拠点や、独自の困難を抱える拠点に対して、国や地域に特化したトレーニングを提供します。
- デスティネーション・サービス・プロバイダー（DSP）およびレンタル・エージェントから、市場の最新情報、文化的規範、ベストプラクティスについて洞察を得る。
- レッドフラッグ、ノルマ、見積もりスケジュール、最低給与、労働市場テストの必要性など、移民会社からのガイダンス。
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私たちは、人材獲得リーダーを対象とした定期的なトレーニングセッションを実施することで、地域ごとの構造を一元化したグローバルモビリティプログラムに移行することに大きな成功を収めました。このトレーニングでは、主にジャーニーマップやプロセスにおける重要な考慮事項について学びます。モビリティのメリットや望ましい成果に関する議論に地域のTA関係者を積極的に参加させることで、標準化されたプロセスを採用する意欲が顕著に高まっていることが確認されました。
In conclusion, aligning global mobility and talent acquisition teams is crucial for organizations to ensure efficient hiring and successful talent mobility. By distributing relocation guides, reviewing talent acquisition metrics, implementing pre-acceptance checkpoints, conducting pre-decision calls, optimizing HRIS systems, and conducting regular training sessions, organizations can foster collaboration and enhance the effectiveness of these teams. Achieving alignment leads to the swift and compliant hiring of specialized employees, reduces risks, improves time-to-fill metrics, and ultimately enhances overall candidate satisfaction and immigration compliance. Continued efforts and investment in aligning these teams will contribute to a more streamlined and successful talent acquisition process.