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Así pues, ha tomado la decisión de subcontratar el traslado de sus empleados a una empresa de gestión de traslados o RMC (Relocation Management Company). Ojalá se acabara ahí el trabajo.
Ahora, debe elegir el RMC que mejor se adapte a la cultura de su lugar de trabajo, a las necesidades de los empleados, al presupuesto de la empresa y a cualquier otro criterio que requiera en un proveedor. Con tantos CMR entre los que elegir, la cuestión es cómo encontrar el adecuado.
El proceso de contratación
A la hora de seleccionar un proveedor de traslados, hay dos opciones: Salir a licitación (contratación competitiva), o seleccionar un proveedor por su cuenta (contratación no competitiva).
Opción de compra 1
La licitación, también conocida como adquisición competitiva o concurso abierto, se produce cuando se envía una solicitud de oferta, normalmente en forma de solicitud de propuestas (RFP). Los RMC pueden optar por responder a su solicitud y presentar una propuesta explicando su empresa, sus capacidades y sus precios. Una vez que reciba las propuestas, comparará cada una de ellas con sus criterios de evaluación más importantes. Este proceso puede incluir varias rondas de reuniones o licitaciones.
Opción de compra 2
Si ya ha decidido qué CMR quiere elegir basándose en su investigación y en comunicaciones anteriores, no necesita abrir su búsqueda a otros proveedores. Este proceso de adquisición no competitivo, también conocido como contratación única, se produce cuando se elige un RMC sin un proceso de licitación. Sin embargo, en algunos casos, una empresa elegirá a dos o tres RMC a los que dirigirse, lo que dará lugar a un proceso de licitación más pequeño e íntimo.
Cada proceso de contratación tiene sus propios pros y contras, por lo que es esencial que elija la vía que mejor se adapte a las necesidades de su empresa y de los empleados que se trasladan.
Ventajas de la licitación
- Fomenta la competencia: Por lo general, cuando salga a licitar, tendrá un mayor grupo de RMC entre los que elegir, y es probable que los que respondan le ofrezcan su mejor precio de inmediato. Otra consideración es que puede conocer otras prestaciones o servicios que no había pensado pedir inicialmente.
- Aboga por la transparencia: La idea que subyace al proceso de licitación es que cada RMC ponga todas sus cartas sobre la mesa: Le muestran sus precios, servicios y valores añadidos, y usted elige un proveedor en función de esas respuestas. Esto da lugar a un proceso de selección justo, al tiempo que le ofrece una visión clara de lo que es más importante para su empresa.
- Comparar fácilmente diferentes RMC: El hecho de que los RMC sigan un formato determinado, y que cada uno responda a las mismas preguntas, le permite comparar fácilmente las respuestas y descartar cualquier RMC que no cumpla sus requisitos inmediatos.
- Investigue a fondo sus opciones: La creación de una RFP le permite elegir lo que quiere saber sobre los proveedores que responden. Esto le ayuda a comprender plenamente lo que ofrece cada RMC y le permite, en última instancia, elegir la empresa que mejor se adapte a sus necesidades.
Desventajas de la licitación
- Puede llevar mucho tiempo: El proceso de licitación puede durar entre 2 y 6 meses, o incluso más, dependiendo de su proceso interno de toma de decisiones. También implica varios pasos intrincados, desde el desarrollo de la solicitud de propuestas hasta las ofertas iniciales y las preguntas de seguimiento, pasando por las presentaciones finales y las visitas in situ para ayudarle a tomar una decisión.
- Costes asociados: Indudablemente, el proceso de solicitud de ofertas será más costoso que la simple elección de un RMC para trabajar. El coste de la elaboración de la solicitud de propuestas, la selección de proveedores, la revisión de las respuestas y el seguimiento pueden afectar al tiempo y al presupuesto de la empresa. Normalmente, el programa de reubicación de una empresa supone el 90-95% del "gasto" en reubicación, y sólo el 5-10% se paga al RMC.
- Eliminar a los proveedores equivocados: Hay muchos RMC viables que simplemente no participan en las oportunidades de licitación. Las razones varían desde los elevados costes asociados hasta tener una estructura de precios diferente que no se puede comparar fácilmente
en un proceso de revisión "manzanas con manzanas". Podrías estar perdiendo un RMC que sería el ideal para ti.
- Promesas de precios inalcanzables: Para algunos RMC, ganar nuevos negocios es más importante que mantener sus necesidades a lo largo de una asociación a largo plazo. Estos RMC sólo pujan por su negocio para perjudicar a sus competidores, incluso si el precio que proponen es inalcanzable para sus propios resultados. Esto puede causar un dolor de cabeza durante el proceso de implementación, o resultar en un aumento de honorarios solicitado en el primer o segundo año.
Elección de la contratación no competitiva
Si salir a licitación no parece la mejor opción para su empresa, la otra opción es el proceso de contratación no competitivo.
Puede seleccionar un proveedor que sepa que va a dar el mejor servicio a sus necesidades de reubicación basándose en su investigación y en las comunicaciones previas. Este proceso realmente funciona mejor si conoce a uno o dos RMC que ya se ajustan a sus necesidades y a la cultura de su empresa.
Esta opción también es la más adecuada si se trabaja con un margen de tiempo reducido. No tendrá que revisar varias propuestas en profundidad, sino sólo las propuestas de precios de los RMC que elija.
Próximos pasos
Así que, pregúntate, ¿qué es lo que más te conviene?
La selección de un RMC es una decisión comercial importante para su empresa. Usted quiere encontrar el RMC que mejor se adapte a las necesidades de su empresa, ya sea un apoyo de alta calidad para sus empleados que se trasladan, el menor coste, la tecnología más avanzada o una combinación de los tres.
