Has your organization strategically aligned your global mobility and talent acquisition stakeholders? Or do your teams feel siloed with different priorities and understandings? Read below to discover 6 ways to align global mobility and talent acquisition teams, including insights from Reda Belabed, GMS, a global mobility and immigration leader previously with Honeywell and General Electric, and WHR Global’s Head of Global Sales, Chris Lagerman.
If you feel your global mobility and talent acquisition teams aren’t working towards the same objectives, you’re not alone! Fortunately, there are several common-sense steps you can take to improve your talent mobility and ensure these stakeholders are working as a cohesive team.
When global mobility and talent acquisition teams are aligned, your highly specialized employees are hired quickly and compliantly.
1. Verteilen Sie "How To" Relocation Guides an Ihre Global Mobility und Talent Acquisition Teams für die Hauptstandorte
Verteilen Sie "How To"-Leitfäden an Ihre Teams für Talentakquisition und globale Mobilität. Dabei sollte es sich um geschäftskritische Dinge handeln, die sie für die Hauptstandorte Ihres Unternehmens wissen müssen, einschließlich Einwanderung, Steuern und empfohlener Umzugsunterstützung. Zum Beispiel:
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- Your company regularly hires executives to work in your Netherlands Global Center of Excellence. Are your teams applying for the Netherlands’ 30% ruling? Is your talent acquisition team responsible for ensuring each applicant meets the 30% ruling’s requirements before presenting the job offer? For example, your talent acquisition representative must ensure the candidate has specific expertise, is recruited greater than 150 km from the Netherlands border, and more.
- Due to the highly specialized nature of your business, you are recruiting internal and external candidates for a position in the U.S. Is your talent acquisition team familiar with U.S. visa types, such as the L-1 visa for intracompany transfers, or the H-1B visa for specialty occupations? Your talent acquisition teams should know the basic requirements for each visa type before attempting to source foreign talent.
- Ihr RMC sollte proaktiv Hinweise zum Umfang der für Ihre Hauptstandorte erforderlichen Umzugsunterstützung nach Land geben. Der 2023 Destination Services Benchmark Report zeigt zum Beispiel das minimale, durchschnittliche und empfohlene Niveau der Zielortunterstützung nach Land, Familiengröße und Mitarbeiterebene. Der Bericht gibt auch an, ob es sich bei den Mietverträgen um Privat- oder Firmenmietverträge handeln sollte, wie lange es dauert, bis man die Kaution zurückerhält, und welche Komponenten die größten Herausforderungen darstellen.
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2. Überprüfung von Metriken zur Talentakquise wie Time-To-Fill
Leider wird die Talentakquise nicht nur am Volumen/an der Qualität der besetzten Stellen gemessen, sondern vor allem an der Zeit bis zur Besetzung, was oft zu einer kritischen Diskrepanz zwischen den Bedürfnissen des Unternehmens, der Erfahrung der Kandidaten und der harten Realität der Einhaltung der Vorschriften führt.
Ich habe ein funktionsübergreifendes Verfahren zur Vorabbewertung der so genannten "Immigration Hire-ability" eingeführt, sofern dies gesetzlich zulässig ist. Dort, wo es angewandt wurde, bin ich recht zufrieden mit dem Grad der Partnerschaft zwischen den beiden Funktionen (und letztlich mit der Minderung des Risikos von "Fehlbesetzungen"). An anderen Stellen schienen Datenschutzbestimmungen und faire Beschäftigungspraktiken Hürden für die Umsetzung zu sein. Es gibt nicht viel Flexibilität, wenn es um Arbeit und Beschäftigung geht, durch Betriebsräte und dergleichen, und das war wirklich eine Herausforderung.
Eines der Pflaster, auf das wir uns in diesen Fällen konzentriert haben, sind verstärkte (und wiederholte) Schulungs- und Aufklärungssitzungen mit den Personalvermittlern, um sie auf den neuesten Stand zu bringen, worauf sie achten müssen bzw. wie sie "rote Fahnen" erkennen können, und um die gesamte Kommunikationsstrategie (bis zur Angebotsannahme) zu überprüfen, damit alle Beteiligten ein besseres Verständnis für die potenziellen Risiken haben, die mit der Einstellung von Kandidaten mit Migrationsstatus und/oder Sponsoring-Anforderungen und -Verantwortlichkeiten verbunden sind (einschließlich Kosten, Fristen, Einwanderungslebenszyklen sowie Talentmanagementstrategien).
Ich denke, wir machen alle Fortschritte, aber es ist noch ein weiter Weg, bis wir sagen können, dass wir mit dem Niveau der Zusammenarbeit und der Partnerschaft zufrieden sind, mit einer 100-prozentigen Zufriedenheit der Bewerber, einer verbesserten TTF-Kennzahl und einer zufriedenstellenden Bewertung der Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen vor der Einstellung.
3. Einführung von Vorabkontrollen zur Erhöhung der Erfolgsquote
Wie bereits angedeutet, können Mobilitätsprogramme die Akzeptanz- und Erfolgsquoten von Aufträgen erheblich steigern, indem sie verschiedene Kontrollpunkte vor der Annahme einrichten.
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- Retain the services of a reputable tax firm. In addition to country briefings for assignees, they can provide invaluable guidance to talent acquisition teams. At a minimum, ensure your talent acquisition teams are familiar with the concepts of tax assistance and equalization, and totalization agreements. to provide pre-acceptance tax briefings to all foreign applicants.
- For country-specific tax briefings, applicants should be aware of their options before accepting the position as any misunderstandings can greatly increase the risk of a failed relocation or assignment. Assignees (especially those within executive or director-level positions) may have complicated investment portfolios of stocks, stock options, bonds, real estate holdings, precious metals such as gold, and more. The employee’s options will vary greatly depending on the location, citizenship(s), and relocation type (permanent transfer, long-term assignment, short-term assignment, commuter, business traveler).
- Wie bereits in Schritt 2 erwähnt, sollten Sie versuchen, Ihr eigenes funktionsübergreifendes Vorbewertungsverfahren (auch bekannt als Leitfaden für die Einstellungsfähigkeit) zu entwickeln, sofern dies gesetzlich zulässig ist. Dabei sollten Sie jedoch die anspruchsvollen Rechtsordnungen wie die der Vereinigten Staaten und der Europäischen Union berücksichtigen, wie Reda Belabed weiter ausführt:
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Länder wie die USA, in denen sich die Fragen auf die Frage beschränken können, ob Sie oder in Zukunft einen Sponsor benötigen, und andere EU-Länder, in denen die Abfrage persönlicher Informationen/Daten als personenbezogene Daten betrachtet werden kann und ein Hindernis für faire Beschäftigungspraktiken/Diskriminierung bei der Einstellung darstellt. Geografische Regionen wie der Nahe Osten (insbesondere der GCC) sind offener für diese Bewertungen.
Behörden, die schon seit langem ausländische und vielfältige Arbeitskräfte beschäftigen, neigen dazu, den Rückgriff auf Prüfungen der Einstellungsfähigkeit auf der Grundlage der Anforderungen an die Staatsangehörigkeit zuzulassen bzw. zu fördern, setzen sich aber auch für mehr Transparenz in Bezug auf "Quoten" ein. Nicht, dass Nationalitätsquoten etwas wären, was man gutheißen sollte, aber die Transparenz hilft, die Machbarkeit im Voraus zu bestimmen - anstatt mit den Bewerbern in der Angebotsphase zu verhandeln, nur um dann festzustellen, dass es vielleicht nicht möglich ist. Aus organisatorischer Sicht ist das Verfahren recht transparent und schlank.
4. Pre-decision Calls through your Relocation Management Company (RMC)
Your global mobility team and RMC may also choose to implement predecision calls. In relocation management, pre-decision calls ensure that the candidate understands the relocation package they’ll be receiving. However, it’s also an opportunity for your RMC to promote your company, your benefits package, and alleviate any concerns the employee or family may have.
Pre-decision calls also prevent discrepancies or misunderstandings once the employee accepts the offer and begins the relocation process. For example, after the pre-decision call the employee knows exactly which package they will receive, how much each relocation allowance will be, and more. Oftentimes there is a disconnect between the relocation package quoted by a talent acquisition or HR business partner compared to the relocation package actually implemented by the RMC. This may boil down to human error or someone operating on an old/outdated policy. These discrepancies can be minimized when the RMC is both explaining the relocation package pre-decision and implementing the relocation package post acceptance.
5. Optimieren Sie Ihr HRIS für maximale Talentmobilität
Ihr Unternehmen kann seine Talentmobilität maximieren, indem es benutzerdefinierte Felder, Objekte und Berichte in Ihrem HRIS (Human Resources Information System) erstellt. In ADP kann Ihr Unternehmen zum Beispiel einen Talentpool von Bewerbern erstellen und verwalten, die bereit sind, für offene Stellen umzuziehen. Ihr Unternehmen sollte aber auch bestehende Mitarbeiter nicht übersehen, die bereit sind, für einen unternehmensinternen Wechsel umzuziehen. Bestehende Mitarbeiter sollten Ihre Produkte, Dienstleistungen und Erwartungen bereits kennen, wodurch sich die Kosten für Einstellungen und Schulungen verringern.
According to benchmarking by SHRM, the average cost to hire an executive is $28,329 USD. However many employers estimate the total cost to hire a new employee can be three to four times the position’s salary. This is a combination of hard costs, such as recruiters, and soft costs such as the time it takes for department leaders and managers to support the hiring and training process.
Anstatt neue Bewerber von Grund auf zu suchen, sprechen Sie mit Ihrer IT-Abteilung über das Hinzufügen benutzerdefinierter Felder, Objekte und Berichte zu Ihrem HRIS-System. Dann können bestehende Mitarbeiter in ihrem HR-Profil angeben, ob sie bereit sind, für eine neue Stelle umzuziehen. Innerhalb der benutzerdefinierten Berichte können Sie auch Filter hinzufügen, um Ihren Talentpool auf leistungsstarke Mitarbeiter einzugrenzen, die bereit sind, umzuziehen, und zwar in Kombination mit früheren Leistungsbewertungen, die bereits im HRIS gespeichert sind.
6. Regelmäßige Schulungen mit den Teams für die Talentakquise durchführen
Regular training sessions ensure your talent acquisition teams have access to the same systems, resources, and responses to questions that are frequently asked by candidates pre and post-acceptance. Training sessions also provide new talent acquisition team members an opportunity to learn more about the mobility packages your employees are receiving and reinforce the message that all talent acquisition teams should follow the same standardized processes.
Um die Mobilität von Talenten zu verbessern, veranstalten Relocation-Management-Unternehmen regelmäßig Schulungen mit Talent-Akquisitions-Teams und relevanten Interessengruppen. Diese Schulungen können Folgendes umfassen:
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- Vor-Ort-Schulungen durch die Relocation Management Company für Mobilitäts-, TA- und HR-Teams. Je nach Größe Ihres Mobilitätsprogramms kann Ihr RMC diese Schulungen kostenlos durchführen oder Ihr Unternehmen bitten, die Hotel- und Reisekosten zu übernehmen (je nach Entfernung und Dauer).
- Virtuelle Schulungen im Webinar-Stil durch das RMC.
- Länder- oder regionalspezifische Schulungen für die wichtigsten Standorte Ihres Unternehmens oder für Standorte mit besonderen Schwierigkeiten.
- Einblicke von Destination Service Providern (DSPs) und Vermietungsagenturen in Bezug auf Marktaktualisierungen, kulturelle Normen und bewährte Verfahren.
- Ratschläge von Einwanderungsfirmen zu roten Fahnen, Quoten, geschätzten Fristen, Mindestgehältern, Anforderungen an Arbeitsmarkttests und mehr.
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Wir haben bei der Umstellung regionaler Strukturen auf ein zentralisiertes globales Mobilitätsprogramm erhebliche Erfolge erzielt, indem wir regelmäßige Schulungen für die Führungskräfte der Talentakquise durchgeführt haben. In diesen Sitzungen geht es in erster Linie um Reisepläne und wichtige Überlegungen während des gesamten Prozesses. Durch die aktive Einbeziehung regionaler TA-Stakeholder in Diskussionen über die Vorteile der Mobilität und die gewünschten Ergebnisse haben wir eine spürbare Zunahme ihrer Bereitschaft zur Übernahme standardisierter Prozesse beobachtet.
In conclusion, aligning global mobility and talent acquisition teams is crucial for organizations to ensure efficient hiring and successful talent mobility. By distributing relocation guides, reviewing talent acquisition metrics, implementing pre-acceptance checkpoints, conducting pre-decision calls, optimizing HRIS systems, and conducting regular training sessions, organizations can foster collaboration and enhance the effectiveness of these teams. Achieving alignment leads to the swift and compliant hiring of specialized employees, reduces risks, improves time-to-fill metrics, and ultimately enhances overall candidate satisfaction and immigration compliance. Continued efforts and investment in aligning these teams will contribute to a more streamlined and successful talent acquisition process.