Piensa en las citas online por un momento. Imagina que quieres encontrar una pareja romántica a largo plazo. Quieres un compromiso, algo que dure. Quieres a alguien con quien puedas contar y que te cubra las espaldas en los buenos y en los malos momentos. Y lo que es más importante, quieres a alguien con quien puedas planificar tu futuro, un futuro que incluya felicidad y éxito.
¿Empezaría su búsqueda solicitando inmediatamente propuestas de matrimonio a, digamos, 8 o 10 posibles pretendientes? ¿Considerarías la posibilidad de un compromiso serio de unos completos desconocidos con los que nunca has hablado, conocido o incluso salido?
¿Qué tienen que ver las citas casuales y la búsqueda de un compromiso serio con el proceso de solicitud de propuestas? El actual y ampliamente practicado proceso de solicitud de propuestas (RFP) incluye que las empresas (el comprador) soliciten compromisos comerciales formales y por escrito a varios demandantes (vendedores/proveedores) antes de reunirse o hablar. El problema con el proceso de solicitud de propuestas es similar a los problemas que algunos han encontrado con las citas en línea.
Cualquiera puede escribir un perfil de citas increíble, pero hasta que no se conozcan, hablen y/o pasen tiempo juntos, ¿saben realmente en qué se están metiendo? ¿Cómo puede cada persona evaluar un buen ajuste sobre la base de la lectura de perfiles en línea y el intercambio de comunicación escrita? ¿Las palabras escritas proporcionan realmente la información necesaria para determinar si la otra persona es una buena pareja potencial? ¿Son las palabras por sí solas un verdadero y buen reflejo de la otra persona, o en el caso de las RFP - la propuesta escrita proporciona una representación completa y exhaustiva del proveedor potencial? Recuerde que si usted es un comprador, no sólo está comprando un servicio o un producto, sino también un socio comercial que es una extensión de su empresa y que le representa en el mercado. Está comprando una cultura, personalidades y procesos.
La situación actual
El proceso típico de solicitud de propuestas es más o menos así:
- La empresa solicitante emite una invitación de solicitud de propuestas que contiene una media de 50 a 150 preguntas.
- Estas preguntas se distribuyen a 8-10 o más vendedores potenciales, muchos de los cuales nunca han conocido o hablado con ellos.
- Los posibles proveedores responden a la solicitud de propuestas con una propuesta final de entre 50 y 150 páginas, o más.
- La empresa solicitante revisa todas las propuestas y, dependiendo de su tipo de negocio/estructura organizativa, este proceso de revisión puede incluir a varios miembros del personal de una serie de departamentos internos y de varios países.
- La empresa solicitante reduce sus posibles proveedores a una lista corta a la que se invita a hacer presentaciones en persona.
- Después de las reuniones en persona, la empresa solicitante vuelve a reducir su lista a uno o dos posibles proveedores para una mejor y definitiva.
- Estos vendedores están invitados a una segunda ronda de presentaciones en persona.
- La empresa solicitante puede realizar una visita a las oficinas de uno o dos finalistas.
- La empresa finalmente adjudica el negocio.
Los problemas
1. Tiempo = Dinero
¿Qué tiene de malo el proceso de solicitud de propuestas anterior? Para empezar, tiempo = dinero. Según Presidente de WHR Group, Inc. (WHR), Paul DeBoer, "Agradecemos las solicitudes de RFP, pero también creemos que hay una forma más eficiente y rentable". WHR es una empresa global de reubicación de empleados y responder a las solicitudes de RFP es una parte normal de hacer negocios. DeBoer cree que el proceso no es el mejor, dada la cantidad de recursos humanos, tiempo y costes que gastan las empresas clientes no sólo al preparar sus cuestionarios de RFP para la licitación, sino también cuando el personal de las empresas revisa las respuestas de RFP completadas de 50 a 150 páginas de una media de 8 a 10 licitadores.
El proceso actual es largo y costoso, y muchos de los pasos anteriores se realizan incluso antes de que la empresa se haya reunido o haya hablado con los posibles proveedores, explica DeBoer. Es habitual que una empresa utilice su personal interno de muchos departamentos diferentes para preparar las solicitudes de propuestas y revisar las respuestas escritas. "Si pensamos en los costes de un director de recursos humanos, un director de nóminas, un director de compras, un director de impuestos, un director de contabilidad y un director de logística, todos ellos con sus horas totales combinadas dedicadas a la planificación y revisión de las solicitudes de ofertas, esto llega a las decenas de miles de dólares".
Una vez que todo el personal revisa las respuestas y la empresa ha reducido la lista e invita a varios posibles proveedores a reuniones en persona, ¿cuántos miembros del personal participan en esas reuniones? ¿Cuáles son sus salarios anuales y cuántas horas dedica cada empleado a la planificación previa de las reuniones internas, a las reuniones de presentación de los proveedores y a las revisiones internas posteriores a la presentación?
Por último, tras las reuniones en las instalaciones del cliente, la lista se reducirá a uno o dos proveedores a los que se suele invitar de nuevo para otra ronda de mejores y últimas reuniones. En función del salario de cada empleado y del tiempo empleado, se puede calcular el coste total por empleado. "Verás que no es un proceso rentable", dice DeBoer.
2. Bailar con extraños
Gran parte del tiempo que se ha explicado anteriormente es antes de que una empresa hable con los posibles proveedores para conocer su misión, valores, metas, objetivos, visión, normas de contratación y personal clave.
Lo mismo ocurre con el proveedor potencial, que sólo tiene una idea del comprador a través de la documentación de la solicitud de propuestas, o al examinar el sitio web o las redes sociales de la empresa. ¿Cómo puede un proveedor posicionarse realmente como un posible socio consultivo antes de tener una buena comprensión y conversación sobre los puntos débiles de la empresa, los retos, los éxitos, las necesidades, los puntos débiles o las razones para buscar un nuevo proveedor?
La vicepresidenta ejecutiva de Powell Relocation Group, Bridget Ritchie, CRP, GMS, dice: "Es bien sabido que la mudanza es uno de los principales factores de estrés en la vida de una persona. Como parte de un proceso de reubicación corporativa, es también una de las partes más personales de la reubicación. Cuando una empresa tiene en cuenta quién entrará en las casas de sus empleados y manejará todos sus objetos personales, no debería ni siquiera invitar a la pista de baile a posibles socios hasta que no conozca lo más básico sobre ellos." Ritchie cree que un comprador debería conocer de antemano la cultura y los antecedentes de un posible socio proveedor. Powell Relocation Group es una empresa de mudanzas con 60 años de antigüedad.
En el ámbito de las mudanzas de artículos domésticos (HHG) de Ritchie, no es raro que las RFP se conviertan en una mercancía. "Aunque no todas, hay muchas empresas que convierten el proceso de RFP en una máquina, cuando en realidad es un proceso final muy personal para la experiencia de los empleados de un cliente. Los proveedores de HHG están tocando físicamente los objetos personales de sus empleados. ¿Realmente quieres tomar una decisión sobre quién lo hace antes de conocerlo, entenderlo y preguntar sobre su cultura?". Ritchie cree que una práctica mejor sería que las empresas se sentaran primero con sus tres proveedores potenciales favoritos y discutieran lo que es más importante para ellos.
Por lo general, ninguna persona lee la RFP en su totalidad, explica Ritchie. Más bien, las respuestas a la RFP se dividen por departamentos de la empresa, como recursos humanos, informática, cumplimiento, etc., y cada uno lee sus propias secciones. Ritchie cree que el proceso es prohibitivo y arcaico para los clientes si se tiene en cuenta el número de preguntas/respuestas y se multiplica por el número de licitadores.
Ritchie comparó el actual proceso de solicitud de propuestas con las aplicaciones de citas: "En las aplicaciones de citas, ya se introducen los criterios necesarios que se buscan en una pareja; lo básico necesario antes de considerarla como tal. Luego aparecen todos los posibles candidatos y empiezas a desplazarte. Tienes que ser dios, juez y jurado sólo basándote en la foto del perfil de alguien y en su breve descripción, antes de decidir si quieres siquiera leer su perfil completo. Aunque puede parecer una pérdida de tiempo conocer a alguien en persona al principio para decidir si quieres considerar una futura relación con ellos, nunca querría empezar una relación basándome simplemente en las palabras que han escrito sobre ellos mismos. Conocer a alguien primero puede ahorrar mucho tiempo invertido en el proceso. Aunque sobre el papel cumplen todos mis criterios, conocerlos me permite verlos de verdad; hacerme una idea de si quiero empezar a salir con ellos, y mucho menos tener una relación."
Si realmente se reduce a quién tiene el precio más bajo, explica DeBoer, "entonces publicar una solicitud de ofertas sin conversaciones o reuniones previas podría tener sentido".
El actual proceso de solicitud de propuestas tiene lugar antes de que las empresas determinen la idoneidad. O, en comparación con las citas, antes de que se identifiquen los candidatos adecuados. Cuando su empresa contrata, ¿realiza entrevistas con todos los candidatos que envían un currículum, o selecciona primero a los candidatos y determina una lista corta de candidatos viables en función de su idoneidad y de que puedan resolver la necesidad identificada por la vacante de empleo? Una vez identificados esos candidatos viables para el empleo, ¿no suele su empresa iniciar diálogos con esos candidatos? Normalmente, los candidatos tienen la oportunidad de hablar con un posible empleador para discutir cómo podrían encajar el uno con el otro en función de sus objetivos, habilidades, personalidades, valores y experiencia. Es una conversación que incluye reunirse, hablar, hacer y responder preguntas, todo ello para ayudar a determinar la idoneidad.
La socia, vicepresidenta ejecutiva, Heather James, CRP, GMS, y el vicepresidente ejecutivo, Karl Thuge, ambos de Nomad Temporary Housing, opinaron sobre el actual proceso de RFP. "Parte del éxito en el proceso de selección de proveedores es hacer las preguntas adecuadas y, a menudo, muchas empresas no lo hacen", dijo James.
Thuge cree que el proceso de selección debería ser más estricto, y que las empresas deberían emitir primero una solicitud de información (RFI) antes de una RFP, con no más de 10 preguntas. "De este modo, si se necesita a alguien con oficinas en ubicaciones internacionales, o si se necesita una solución de alta tecnología o si se quiere un proveedor con una política de no buzón de voz, se puede eliminar a los licitadores no cualificados desde el principio", dijo Thuge.
Thuge cree firmemente que una solicitud de información debe incluir referencias y que las empresas deben comprobarlas antes de invitar a los proveedores a participar en el proceso formal de licitación. Tanto Thuge como James creen también que las empresas solicitantes deben hablar con colegas de confianza del sector y averiguar si el proveedor actual de ese colega es adecuado o no, y por qué.
Según el consultor independiente de movilidad, John B. Sculley, SCRP, las empresas deben hacer su investigación interna y la debida diligencia antes de pensar en salir al mercado a buscar ofertas. Sculley ayuda a las empresas con sus necesidades de reubicación de empleados, incluyendo las políticas internas, la administración de servicios, la selección de proveedores y la asistencia al equipo comprador en la selección de proveedores.
"Las empresas tienen que hacer sus deberes internos", dijo Sculley. "Tienen que analizar detenidamente a sus usuarios de negocio y las especialidades de las funciones empresariales para que lo que la empresa compre finalmente se anticipe realmente a las necesidades de su entorno empresarial. Algunas empresas piensan que están haciendo un favor a un proveedor potencial lanzándolo al proceso de RFP antes de que la empresa siquiera considere si el proveedor sería realmente un buen ajuste." Sculley recomienda que las empresas realicen una preselección antes de invitar a los licitadores para asegurarse de que los que ofertan cumplen los requisitos generales de la empresa.
Sculley explica que ha visto solicitudes de propuestas con más de 600 preguntas y ocho licitadores. Si hacemos cuentas, eso equivale a casi 5.000 respuestas. Las empresas tienen dificultades para evaluar y puntuar este volumen de respuestas y pueden sentirse abrumadas. "Las empresas sólo deben hacer preguntas que apoyen directamente sus propios criterios y no cortar y pegar preguntas de la RFP de otras fuentes. Un mejor enfoque es decidir qué criterios son los más importantes para la empresa y sólo hacer preguntas relacionadas con esos criterios. Profundice sólo lo necesario. Determine si el estilo de trabajo y la cultura de un proveedor potencial son compatibles con el estilo de trabajo/cultura de su empresa".
Por último, Sculley recomienda a las empresas que separen el precio del resto de la información cualitativa y que analicen los datos de calificación por separado, puntuándolos o clasificándolos antes de mirar el precio. "Elimine a los licitadores antes de mirar el precio, para que su empresa solo vea a los proveedores mejor cualificados", dice Sculley.
"El mayor problema que tengo con las RFP y, en particular, con las RFP ciegas", dice DeBoer, "es que estás contratando a una empresa para que gestione o preste servicios al activo más importante de tu empresa, que es tu gente. ¿No se merecen sus empleados un verdadero socio comercial que vaya a actuar en su beneficio?"
¿Cómo quiere llevar a cabo el proceso de RFP de su organización? ¿Cuánto tiempo y dinero quiere invertir en el proceso? ¿Qué importancia tiene encontrar la solución adecuada para su empresa? Si realmente quiere encontrar un socio colaborador a largo plazo, puede considerar tratar el proceso como un noviazgo y no como una cita casual.
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