Código de conducta para socios proveedores
WHR Group, Inc., doing business as WHR Global (“WHR”) through its relocation management activities touch many people’s lives across the globe. Maintaining the trust and confidence of these stakeholders requires WHR to ensure that its values are translated into consistent and appropriate behavior worldwide.
WHR promueve la innovación y se esfuerza por lograr la sostenibilidad económica, social y medioambiental para garantizar el éxito a largo plazo de nuestra empresa y de las partes interesadas. WHR está comprometida con la sostenibilidad en todas sus actividades empresariales y su objetivo es aplicar las normas éticas más estrictas. En apoyo de este objetivo, nuestra empresa exige un estricto cumplimiento de nuestros principios en materia laboral, medioambiental, sanitaria y de seguridad, tal y como se describe en este Código de Conducta. Los proveedores de WHR desempeñan un papel importante como facilitadores del crecimiento sostenible y el éxito general de nuestra empresa.
WHR se compromete a llevar a cabo sus negocios teniendo en cuenta estos principios. En este documento, WHR ha establecido principios que son fundamentales para el trato con los proveedores, además de especificar las normas aplicables. WHR espera que sus proveedores observen y cumplan estrictamente todos los principios aquí expresados, en todas sus actividades y emplazamientos en todo el mundo. La violación del Código de Conducta para Proveedores de WHR puede tener como consecuencia hasta e incluso la terminación inmediata de la relación con WHR.
1. Principios
Todos los tratos de WHR con sus socios comerciales se ejecutan sobre la base de precios competitivos, la mayor idoneidad y la calidad requerida. Se dará preferencia a los proveedores con certificaciones como EcoVadis, Science-Based Target, ISO 14000 o similares y con un compromiso de sostenibilidad comparable al de WHR.
El comportamiento empresarial de los proveedores de WHR debe cumplir todas las leyes internacionales, nacionales y locales aplicables y las condiciones contractuales, así como las normas generalmente aceptadas en relación con el trabajo infantil, la seguridad y la lucha contra el soborno. WHR exige a sus proveedores que actúen de forma socialmente responsable y ética. El proveedor tendrá una política de tolerancia cero para prohibir toda forma de soborno, corrupción, extorsión o malversación.
Los principios del Código de Conducta para Proveedores de WHR también se aplicarán a terceros (subcontratistas) si el proveedor ha externalizado parte de sus obligaciones contractuales.
Los proveedores obtendrán, y mantendrán durante la vigencia de su nombramiento, un seguro que ofrezca una cobertura acorde con el servicio que prestan.
2. Ética
Los proveedores llevarán a cabo sus actividades de forma ética y actuarán con integridad:
a. Competencia leal
Los proveedores se comprometerán a trabajar contra la corrupción, incluidas la extorsión y el soborno. Los proveedores llevarán a cabo sus actividades utilizando prácticas comerciales justas, coherentes con la competencia leal y de conformidad con todas las leyes, normas y reglamentos aplicables.
b. Integridad empresarial
En todas las actividades comerciales, los proveedores se abstendrán de proponer cualquier suma de dinero, regalos, préstamos u objetos de valor, excepto regalos o regalos promocionales de valor nominal que sean conformes a las costumbres locales y a todas las leyes, normas y reglamentos aplicables.
c. Identificación de problemas
Los proveedores deben animar a sus trabajadores a informar de problemas o actividades ilegales en su lugar de trabajo sin amenazas de represalias, intimidación o acoso. Deberán investigar y tomar medidas correctivas cuando sea necesario. Todos los casos denunciados serán registrados oficialmente por los proveedores.
d. Privacidad
Los proveedores protegerán y utilizarán adecuadamente cualquier información confidencial puesta a disposición por WHR, sus clientes y los empleados de sus clientes para garantizar la protección de los derechos de privacidad de WHR, sus clientes y los empleados de sus clientes. El proveedor cumplirá las leyes de privacidad y seguridad de la información y los requisitos normativos cuando se recopile, almacene, procese, transmita y comparta información personal; esto incluye el Reglamento general de protección de datos (GDPR) de la Unión Europea, la Ley de protección de la información personal (PIPL) de China y la Ley de privacidad del consumidor de California de 2018 (CCPA).
e. Registros comerciales
Los Proveedores mantendrán, y harán que sus subcontratistas mantengan, registros contractuales de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados para la jurisdicción aplicable aplicados de forma coherente. Los Proveedores y sus subcontratistas mantendrán todos los libros, documentos, papeles y registros pertinentes para revelar fácilmente la base de cualquier cargo, ordinario o extraordinario, facturado por los servicios (colectivamente, "Registros contractuales") y los pondrán a disposición de WHR y sus agentes para su examen y auditoría antes y durante un periodo de tres años tras la recepción del pago final por cualquier servicio, o durante el tiempo que exija la ley, el que sea más largo.
3. Trabajo
a. Trabajos forzados
No está permitido el trabajo forzado, en régimen de servidumbre (incluida la servidumbre por deudas) o en régimen de servidumbre, el trabajo penitenciario involuntario o en condiciones de explotación, la esclavitud o la trata de personas. Esto incluye transportar, albergar, reclutar, transferir o recibir personas por medio de amenazas, fuerza, coacción, secuestro o fraude por trabajo o servicios. Todos los proveedores deben cumplir las leyes laborales y de empleo definidas por su ubicación (es decir, local, estatal, federal u otra jurisdicción).
b. Trabajo infantil y jóvenes trabajadores
Los proveedores no utilizarán mano de obra infantil menor de 15 años. El empleo de trabajadores jóvenes de entre 15 y 18 años sólo se producirá en trabajos no peligrosos y cuando los trabajadores jóvenes superen la edad legal de empleo de un país. Se apoya el uso de programas legítimos de aprendizaje en el lugar de trabajo, que cumplan con todas las leyes y reglamentos. Los trabajadores menores de 18 años no realizarán trabajos que puedan poner en peligro su salud o seguridad, incluidos los turnos nocturnos y las horas extraordinarias.
c. Trato justo
No debe haber ningún trato duro o inhumano de los trabajadores, incluida la violencia, la violencia de género, el acoso sexual, el abuso sexual, el castigo corporal, la coacción mental o física, la intimidación, la vergüenza pública o el abuso verbal de los trabajadores; tampoco debe haber amenaza de ningún trato de este tipo.
d. No discriminación
Los proveedores se comprometerán a mantener un lugar de trabajo libre de acoso y discriminación ilegal. Cualquier discriminación en la contratación, formación, promoción, remuneración, etc., por motivos de raza (incluido el pelo por motivos raciales), color, religión, sexo (incluido el embarazo y la identidad de género), origen nacional, afiliación política, orientación sexual, estado civil, discapacidad, información genética, edad, pertenencia a una organización de empleados, represalias, situación parental, servicio militar u otro factor ajeno al mérito.
e. Salarios y prestaciones complementarias
Las horas de trabajo, los salarios mínimos y las horas extraordinarias pagadas a los empleados, así como las prestaciones complementarias, deben cumplir la normativa aplicable. Los proveedores deben notificar a sus empleados el método utilizado para calcular los salarios. Los salarios deben pagarse a intervalos regulares y con una frecuencia razonable en efectivo, mediante cheque o transferencia bancaria, salvo en casos específicos previstos por la normativa nacional. Están prohibidas las deducciones del salario por motivos disciplinarios. El proveedor ofrecerá vacaciones, periodos de permiso y días festivos de acuerdo con las leyes y reglamentos aplicables.
f. Libertad de asociación
Los proveedores deben animar a sus empleados a comunicarse libremente con sus superiores en relación con sus condiciones de trabajo, remuneración, etc., sin temor a represalias, intimidación o acoso. Los empleados deben ser libres de afiliarse a cualquier sindicato de su elección, buscar representación y unirse a los consejos de trabajadores.
g. Verificación de antecedentes
Los socios proveedores, en la medida en que lo permita la jurisdicción aplicable (i) realizarán comprobaciones de antecedentes, para todos los trabajadores que presten servicios; (ii) dichas comprobaciones de antecedentes incluirán, entre otras cosas, la verificación de la identidad, el historial laboral y los antecedentes penales; (iii) evaluarán los resultados de dichas comprobaciones de antecedentes para determinar si cada trabajador es adecuado para los servicios; (iv) dichas comprobaciones de antecedentes serán realizadas por un servicio de investigación externo; y (v) cumplirá, y dichas comprobaciones de antecedentes se llevarán a cabo y evaluarán de conformidad con todas las leyes, reglamentos, decretos y directrices de aplicación federales, estatales y locales, incluidas, entre otras, la ley de información crediticia justa, las leyes antidiscriminación y todas las demás leyes que rigen el uso de las comprobaciones de antecedentes y/o la información relacionada con los antecedentes penales en el empleo.
4. 4. Salud y seguridad
Los proveedores deben proporcionar un entorno de trabajo seguro y saludable, incluidas las viviendas proporcionadas por la empresa.
a. Salud y protección de los trabajadores
Los proveedores protegerán a los trabajadores de la sobreexposición a peligros químicos, biológicos y físicos en el lugar de trabajo, así como de los riesgos asociados a cualquier infraestructura utilizada por sus empleados.
b. Mantenimiento, preparación y respuesta ante emergencias
Los proveedores dispondrán de programas para operar y mantener todas sus operaciones de forma segura. Los proveedores identificarán y evaluarán las posibles situaciones de emergencia en el lugar de trabajo y minimizarán su impacto aplicando planes y procedimientos adecuados de respuesta ante emergencias.
c. Información y formación sobre peligros
La información sobre seguridad deberá estar disponible para educar, formar y proteger a los trabajadores frente a los peligros. Esto incluye información de seguridad sobre sustancias peligrosas, maquinaria, equipos, etc.
5. Medio ambiente
Los proveedores velarán por que sus actividades tengan un impacto mínimo en el medio ambiente. Los proveedores operarán de la forma más responsable y eficiente posible desde el punto de vista medioambiental. Se anima a los proveedores a hacer todo lo posible por reducir o eliminar las emisiones generadas por sus actividades, preservar los recursos naturales, evitar o minimizar el uso de sustancias peligrosas y, cuando sea posible, promover el reciclaje o la reutilización de residuos.
a. Autorizaciones y políticas medioambientales
Los proveedores garantizarán el cumplimiento de todas las normativas y recomendaciones aplicables relativas a la protección del medio ambiente vigentes en los países en los que desarrollen sus actividades. Se obtendrán todos los permisos, licencias, registros, etc. medioambientales necesarios y se cumplirán sus requisitos operativos y de información. Los proveedores tendrán o crearán una política medioambiental documentada. La política medioambiental establecerá las intenciones y principios del proveedor en relación con su comportamiento medioambiental general, que proporcionará un marco para la acción y para el establecimiento de sus objetivos y metas medioambientales.
b. Contratación sostenible
Los proveedores deben garantizar que adoptan medidas proactivas para atender de forma sostenible sus necesidades empresariales dentro de su propio marco. Medidas proactivas para reducir los residuos, las emisiones y evitar vertidos al medio ambiente. Política y procedimientos en medidas reactivas también para minimizar cualquier impacto medioambiental.
6. Procedimientos internos de medición
El proveedor dispondrá de los procedimientos, herramientas e indicadores de medición internos necesarios para garantizar el cumplimiento de los principios mencionados en esta política.
