Verhaltenskodex für Lieferantenpartner
WHR Group, Inc., doing business as WHR Global (“WHR”) through its relocation management activities touch many people’s lives across the globe. Maintaining the trust and confidence of these stakeholders requires WHR to ensure that its values are translated into consistent and appropriate behavior worldwide.
WHR fördert Innovationen und strebt nach wirtschaftlicher, sozialer und ökologischer Nachhaltigkeit, um den langfristigen Erfolg des Unternehmens und seiner Stakeholder zu sichern. WHR hat sich bei allen Geschäftsaktivitäten der Nachhaltigkeit verschrieben und ist bestrebt, die höchsten ethischen Standards anzuwenden. Zur Unterstützung dieses Ziels verlangt unser Unternehmen die strikte Einhaltung unserer Grundsätze für Arbeit, Umwelt, Gesundheit und Sicherheit, wie sie in diesem Verhaltenskodex dargelegt sind. Die Lieferanten von WHR spielen eine wichtige Rolle für das nachhaltige Wachstum und den Gesamterfolg unseres Unternehmens.
WHR hat sich verpflichtet, seine Geschäfte unter Berücksichtigung dieser Grundsätze zu führen. In diesem Dokument hat WHR Grundsätze dargelegt, die für den Umgang mit den Lieferanten von Bedeutung sind, sowie die geltenden Normen festgelegt. WHR erwartet von seinen Lieferanten, dass sie alle hierin enthaltenen Grundsätze bei all ihren Aktivitäten und an allen Standorten weltweit strikt beachten und einhalten. Verstöße gegen den WHR-Verhaltenskodex für Lieferanten können bis hin zur sofortigen Beendigung der Geschäftsbeziehung mit WHR führen.
1. Grundsätze
Alle Geschäfte von WHR mit seinen Geschäftspartnern werden auf der Grundlage wettbewerbsfähiger Preise, höchster Eignung und erforderlicher Qualität abgewickelt. Lieferanten mit Zertifizierungen wie EcoVadis, Science-Based Target, ISO 14000 oder ähnlichem und mit einem vergleichbaren Nachhaltigkeitsengagement wie WHR werden bevorzugt.
Das Geschäftsverhalten der Lieferanten von WHR muss allen geltenden internationalen, nationalen und lokalen Gesetzen und Vertragsbedingungen sowie den allgemein anerkannten Standards in Bezug auf Kinderarbeit, Sicherheit und Bestechungsbekämpfung entsprechen. WHR verlangt von seinen Lieferanten, dass sie sozial verantwortlich und ethisch korrekt handeln. Die Lieferanten müssen eine Null-Toleranz-Politik verfolgen, um alle Formen von Bestechung, Korruption, Erpressung oder Veruntreuung zu verbieten.
Die Grundsätze des WHR-Verhaltenskodex für Lieferanten gelten auch für Dritte (Unterauftragnehmer), wenn der Lieferant Teile seiner vertraglichen Verpflichtungen ausgelagert hat.
Die Anbieter müssen eine Versicherung abschließen und während der Dauer ihrer Bestellung aufrechterhalten, die einen der erbrachten Dienstleistung entsprechenden Schutz bietet.
2. Ethik
Die Lieferanten werden ihre Geschäfte auf ethische Weise führen und integer handeln:
a. Fairer Wettbewerb
Die Lieferanten verpflichten sich, gegen Korruption, einschließlich Erpressung und Bestechung, vorzugehen. Die Lieferanten führen ihre Geschäfte unter Anwendung fairer Geschäftspraktiken, im Einklang mit einem fairen Wettbewerb und unter Einhaltung aller geltenden Gesetze, Regeln und Vorschriften.
b. Integrität im Geschäftsleben
Bei allen geschäftlichen Aktivitäten unterlassen es die Lieferanten, Geldbeträge, Geschenke, Darlehen oder Wertgegenstände anzubieten, mit Ausnahme von Geschenken oder Werbegeschenken von geringem Wert, die den örtlichen Gepflogenheiten und allen geltenden Gesetzen, Regeln und Vorschriften entsprechen.
c. Identifizierung von Bedenken
Die Lieferanten sollten ihre Mitarbeiter ermutigen, Bedenken oder illegale Aktivitäten an ihrem Arbeitsplatz zu melden, ohne dass ihnen Repressalien, Einschüchterungen oder Belästigungen drohen. Sie untersuchen die Vorfälle und ergreifen erforderlichenfalls Abhilfemaßnahmen. Alle gemeldeten Fälle werden von den Lieferanten offiziell aufgezeichnet.
d. Datenschutz
Die Lieferanten müssen alle vertraulichen Informationen, die von WHR, seinen Kunden und den Mitarbeitern seiner Kunden zur Verfügung gestellt werden, sichern und ordnungsgemäß verwenden, um sicherzustellen, dass die Datenschutzrechte von WHR, seinen Kunden und den Mitarbeitern seiner Kunden geschützt werden. Der Lieferant muss die Datenschutz- und Informationssicherheitsgesetze und regulatorischen Anforderungen einhalten, wenn personenbezogene Daten erhoben, gespeichert, verarbeitet, übertragen und weitergegeben werden; dazu gehören die Allgemeine Datenschutzverordnung der Europäischen Union (GDPR), das chinesische Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten (PIPL) und das kalifornische Gesetz zum Schutz der Privatsphäre der Verbraucher von 2018 (CCPA).
e. Geschäftsunterlagen
Die Lieferanten müssen die Vertragsunterlagen in Übereinstimmung mit den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen der jeweiligen Rechtsordnung führen und ihre Unterauftragnehmer dazu veranlassen, diese auf einer einheitlichen Grundlage zu führen. Die Lieferanten und ihre Unterauftragnehmer haben alle einschlägigen Bücher, Dokumente, Unterlagen und Aufzeichnungen aufzubewahren, aus denen die Grundlage für alle für Dienstleistungen in Rechnung gestellten ordentlichen oder außerordentlichen Kosten ersichtlich ist (zusammenfassend als "Vertragsunterlagen" bezeichnet), und sie sind WHR und ihren Beauftragten vor und für einen Zeitraum von drei Jahren nach Erhalt der Abschlusszahlung für Dienstleistungen oder so lange, wie es gesetzlich vorgeschrieben ist - je nachdem, welcher Zeitraum länger ist - zur Untersuchung und Prüfung zur Verfügung zu stellen.
3. Arbeit
a. Zwangsarbeit
Zwangsarbeit, Schuldknechtschaft (einschließlich Schuldknechtschaft) oder Arbeitsverpflichtung, unfreiwillige oder ausbeuterische Gefängnisarbeit, Sklaverei oder Menschenhandel sind nicht zulässig. Dies umfasst den Transport, die Unterbringung, die Anwerbung, den Transfer oder die Entgegennahme von Personen durch Drohungen, Gewalt, Nötigung, Entführung oder Betrug für Arbeit oder Dienstleistungen. Alle Zulieferer müssen die Arbeits- und Beschäftigungsgesetze einhalten, die für ihren Standort gelten (d. h. auf lokaler, bundesstaatlicher, föderaler oder anderer Ebene).
b. Kinderarbeit und junge Arbeitskräfte
Zulieferer dürfen keine Kinderarbeit unter 15 Jahren einsetzen. Die Beschäftigung von jungen Arbeitnehmern zwischen 15 und 18 Jahren darf nur für ungefährliche Arbeiten erfolgen und wenn die jungen Arbeitnehmer das gesetzliche Mindestalter für die Beschäftigung in einem Land überschritten haben. Der Einsatz von legalen Ausbildungsprogrammen am Arbeitsplatz, die alle Gesetze und Vorschriften erfüllen, wird unterstützt. Arbeitnehmer unter 18 Jahren dürfen keine Arbeit verrichten, die ihre Gesundheit oder Sicherheit gefährden könnte, einschließlich Nachtschichten und Überstunden.
c. Faire Behandlung
Es darf keine harte oder unmenschliche Behandlung von Arbeitnehmern geben, einschließlich Gewalt, geschlechtsspezifischer Gewalt, sexueller Belästigung, sexuellem Missbrauch, körperlicher Bestrafung, psychischer oder physischer Nötigung, Mobbing, öffentlicher Beschämung oder verbaler Beleidigung von Arbeitnehmern, noch darf die Androhung einer solchen Behandlung erfolgen.
d. Nicht-Diskriminierung
Die Lieferanten verpflichten sich zu einem Arbeitsplatz, der frei von Belästigung und ungesetzlicher Diskriminierung ist. Jegliche Diskriminierung bei der Einstellung, Ausbildung, Beförderung, Vergütung usw. aufgrund von Rasse (einschließlich rassistisch bedingter Haare), Hautfarbe, Religion, Geschlecht (einschließlich Schwangerschaft und Geschlechtsidentität), nationaler Herkunft, politischer Zugehörigkeit, sexueller Orientierung, Familienstand, Behinderung, genetischer Informationen, Alter, Mitgliedschaft in einer Arbeitnehmerorganisation, Vergeltungsmaßnahmen, elterlichem Status, Militärdienst oder anderen nicht leistungsbezogenen Faktoren.
e. Löhne und Lohnnebenleistungen
Die Arbeitszeiten, Mindestlöhne und Überstunden, die den Arbeitnehmern gezahlt werden, sowie die Zusatzleistungen müssen den geltenden Vorschriften entsprechen. Die Lieferanten müssen ihre Mitarbeiter über die Methode zur Berechnung der Löhne informieren. Die Löhne sollten in regelmäßigen Abständen und mit angemessener Häufigkeit in bar, per Scheck oder Banküberweisung gezahlt werden, außer in besonderen Fällen, die in den nationalen Vorschriften vorgesehen sind. Abzüge vom Lohn aus disziplinarischen Gründen sind verboten. Der Lieferant bietet Urlaub, Freistellungen und Feiertage im Einklang mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften an.
f. Vereinigungsfreiheit
Die Lieferanten sollten ihre Mitarbeiter ermutigen, mit ihren Vorgesetzten frei über ihre Arbeitsbedingungen, Entlohnung usw. zu kommunizieren, ohne Angst vor Repressalien, Einschüchterung oder Belästigung. Es sollte den Beschäftigten freistehen, einer Gewerkschaft ihrer Wahl beizutreten, sich vertreten zu lassen und Betriebsräten beizutreten.
g. Hintergrundüberprüfungen
Die Partner des Lieferanten müssen, soweit dies in der jeweiligen Rechtsordnung zulässig ist: (i) führen für alle Arbeitnehmer, die Dienstleistungen erbringen, Hintergrundüberprüfungen durch; (ii) solche Hintergrundüberprüfungen umfassen unter anderem die Überprüfung der Identität, des Beschäftigungsverhältnisses und des Vorstrafenregisters; (iii) werten die Ergebnisse solcher Hintergrundüberprüfungen aus, um festzustellen, ob jeder Arbeitnehmer für die Dienstleistungen geeignet ist; (iv) solche Hintergrundüberprüfungen werden von einem externen Ermittlungsdienst durchgeführt; (v) alle geltenden Bundes-, Landes- und Kommunalgesetze, Verordnungen, Durchführungsverordnungen und Durchsetzungsrichtlinien einhalten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf das Gesetz über faire Kreditauskünfte, Antidiskriminierungsgesetze und alle anderen Gesetze, die die Verwendung von Hintergrundüberprüfungen und/oder Informationen über Vorstrafen bei der Beschäftigung regeln, und solche Hintergrundüberprüfungen durchführen und bewerten.
4. Gesundheit und Sicherheit
Die Zulieferer müssen für ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld sorgen, einschließlich der vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Wohnräume.
a. Gesundheit und Schutz der Arbeitnehmer
Die Lieferanten müssen die Arbeitnehmer vor einer übermäßigen Exposition gegenüber chemischen, biologischen und physikalischen Gefahren am Arbeitsplatz sowie vor Risiken im Zusammenhang mit der von ihren Mitarbeitern genutzten Infrastruktur schützen.
b. Wartung, Notfallvorsorge und Reaktion
Die Lieferanten müssen über Programme verfügen, die den Betrieb und die Wartung all ihrer Anlagen auf sichere Weise gewährleisten. Die Lieferanten müssen mögliche Notfallsituationen am Arbeitsplatz erkennen und bewerten und deren Auswirkungen durch die Einführung geeigneter Notfallpläne und -verfahren minimieren.
c. Information und Schulung über die Gefahren
Es müssen Sicherheitsinformationen zur Verfügung stehen, um die Arbeitnehmer zu unterrichten, zu schulen und vor Gefahren zu schützen. Dazu gehören Sicherheitsinformationen über Gefahrstoffe, Maschinen, Ausrüstung und mehr.
5. Umwelt
Die Lieferanten müssen sicherstellen, dass ihre Tätigkeiten nur minimale Auswirkungen auf die Umwelt haben. Die Lieferanten müssen so umweltverträglich und effizient wie möglich arbeiten. Die Lieferanten sind angehalten, sich nach Kräften zu bemühen, die durch ihre Tätigkeit verursachten Emissionen zu reduzieren oder zu beseitigen, die natürlichen Ressourcen zu schonen, die Verwendung gefährlicher Stoffe zu vermeiden oder zu minimieren und, wenn möglich, das Recycling oder die Wiederverwendung von Abfällen zu fördern.
a. Umweltgenehmigungen und -richtlinien
Die Lieferanten müssen sicherstellen, dass alle geltenden Umweltschutzvorschriften und -empfehlungen in den Ländern, in denen sie ihre Tätigkeit ausüben, eingehalten werden. Alle erforderlichen Umweltgenehmigungen, Lizenzen, Registrierungen usw. müssen eingeholt und die entsprechenden Betriebs-/Berichterstattungsanforderungen eingehalten werden. Die Lieferanten müssen über eine dokumentierte Umweltpolitik verfügen oder eine solche erstellen. In der Umweltpolitik sind die eigenen Absichten und Grundsätze des Lieferanten in Bezug auf seine allgemeine Umweltleistung darzulegen, die einen Rahmen für Maßnahmen und die Festlegung seiner Umweltzielsetzungen und -einzelziele bilden.
b. Nachhaltige Beschaffung
Die Lieferanten müssen sicherstellen, dass sie proaktive Schritte unternehmen, um ihre Geschäftsanforderungen in ihrem eigenen Rahmen nachhaltig zu erfüllen. Proaktive Maßnahmen zur Verringerung von Abfällen und Emissionen sowie zur Vermeidung von Freisetzungen in die Umwelt. Richtlinien und Verfahren auch für reaktive Maßnahmen zur Minimierung von Umweltauswirkungen.
6. Interne Messverfahren
Der Lieferant muss über die internen Messverfahren, Instrumente und Indikatoren verfügen, die erforderlich sind, um die Einhaltung der in dieser Politik genannten Grundsätze zu gewährleisten.
