你知道你需要一个员工搬迁管理公司。你接下来应该做什么？

选择一家新的搬迁管理公司（RMC）来管理您的全球流动性和搬迁计划，可能会感觉是一项艰巨的任务。重要的是，你要选择一个最适合你的工作场所文化、员工需求、公司预算和工作风格的RMC。你购买的不仅仅是一项服务或产品；你还在购买一个商业伙伴，它是你公司的延伸，在市场上代表你。你还在购买一种文化、个性和流程。你正在雇用一家公司来管理和/或为你公司最重要的资产--你的员工提供服务。在传统的招标过程中，很多时间是在公司与潜在的供应商交谈之前，了解供应商的使命、价值观、目标、愿景、雇用标准和关键人员。

在选择RMC时，归结为两个选择。公开招标（竞争性采购）或自行选择供应商（协商销售）。在这篇短文中，我们将讨论以下问题。

• 招标的利弊是什么？什么是最有效和最经济的招标方式？
• 与首选供应商谈判，而不是公开招标。
• 需要考虑的事情。

招标的利弊以及什么是最有效和最经济的招标方式？

优点

鼓励竞争，允许比较。你将有更多的RMC可以选择和比较。让RMC遵循一定的格式，各自回答相同的问题，可以让你轻松地比较答案，排除任何不符合你要求的RMC。

新的服务项目。 你可能会了解到你最初没有想到要问的其他服务项目。

充分审查你的选择。创建信息请求（RFI）和建议请求（RFP），让你选择你想了解的响应供应商的情况。这有助于你充分了解每个RMC所能提供的东西，并让你最终选择最适合你需求的公司。

弊端

费时费力：投标过程可能需要几个月，这取决于你的内部决策过程。对于有数百或数千名调职人员的复杂的全球项目来说，这个过程可能包括。

1. 采购部向供应商发出参与你的RFI文件的意向（下面有更多关于RFI的内容）。
2. 制定并向区域管理委员会发布RFI问题。
3. 审查供应商对《索取资料书》的答复，每个答复者的答复可能超过几十页。
4. 缩小RMC的范围，以邀请其参与你的RFP。
5. 制定问题并向区域管理委员会发布RFP问题。
6. 回应RMC关于RFP的问题。
7. 审查RFP答复，每个RMC可能超过80-150页。
8. 缩小RMC的范围，参加最佳和最后的演讲和技术展示。
9. 选择一个RMC。

所花费的组织成本和时间会给你的公司带来巨大的困扰。

- 如果你向8-10个投标人征集招标书，而且每个供应商的答复都在80-150页之间，你的人员必须审查所有完成的答复。如果你考虑到人力资源经理、工资经理、采购经理、税务经理、会计经理和物流经理等人的费用，以及他们在计划和审查招标书上花费的总时数，这可能超过数万美元。

- 一旦所有需要的员工审查了答复，公司缩短了名单并邀请几个潜在的RMC进行面谈，有多少员工参加了这些会议？他们的年薪是多少，每个员工花了多少时间在预先计划的内部会议、供应商演示会议和演示后的内部审查上？即使所有的演讲和技术演示都是以虚拟方式进行的，综合起来的时间也是巨大的。

- 最后，对你的组织来说，机会成本是什么？你的采购经理、搬迁主管和流动负责人在会议上花费的每一个小时，都是占用了你的调职人员的时间。当你的员工被征求意见书的答复和介绍分散注意力时，他们还要同时跟上他们的正常工作量。

淘汰错误的供应商。许多可行的区域医疗中心不参与竞争性投标机会。原因各不相同，有的是相关费用高，有的是定价结构不同，不容易在苹果对苹果的审查过程中进行比较。你可能会错过一个适合你的RMC。

承诺无法实现的价格。对一些区域管理公司来说，在整个长期合作关系中，赢得新业务比满足你的需求更重要。这些RMC可能会竞标你的业务并赢得业务，即使他们提出的定价对他们的底线来说是不可实现的。这可能会在实施过程中造成问题，或导致在第一或第二年要求增加费用。

考虑先发布一个RFI

目前的RFP程序甚至在公司确定是否适合之前就已经进行了。考虑在发布RFP之前先发布信息请求（RFI），以筛选供应商。问的问题不超过10-20个。例如，如果你需要一个在国际上有办事处的人，或者你需要一个高科技的解决方案，或者你想要一个没有语音邮件政策的供应商，你可以立即淘汰不合格的投标人。征求意见书应该要求提供参考资料，你应该在邀请供应商参加正式的征求意见书竞标过程之前检查这些参考资料。在邀请投标人之前进行预筛选，以确保那些投标人符合公司的一般资格。

只认识一些选定的人，邀请他们参加你的投标

选择几个潜在的RMC，首先请他们提供演示或介绍。与三个最喜欢的潜在供应商坐下来，讨论什么对他们最重要。了解他们，然后邀请这几个选定的供应商参与你的RFP。与值得信赖的行业同事交谈，了解该同事目前的供应商是否适合，以及原因。确定潜在供应商的工作风格和文化是否与你公司的工作风格/文化兼容

如果只是看谁的价格最低，那么发布一份完整的RFP可能就没有意义了。考虑一个简略的RFP，它只涉及你的项目的关键方面，更加强调成本方案和RMC的预测。

与首选供应商谈判，而不是公开招标

如果公开招标对你的公司来说听起来不是最好的选择，另一个选择是非竞争性的采购程序。你可以根据你的搬迁要求、你的研究以及你之前与供应商的沟通，选择一个你知道会提供最佳服务的供应商（独家采购）。如果您知道有一两家已经符合您的需求和公司文化的RMC，那么这个过程就很有效。如果你在一个小的时间窗口内工作，这种选择也很有效。你不必审查多个深入的建议--只需审查你选择的RMC的建议。

需要考虑的事项

考虑到时间和成本

对你的公司来说，向8-10个竞标者发出盲标是否有经济意义？你对将被拉入这个过程的内部人力资源的数量（时间和成本）感到满意吗？换句话说，什么是符合你公司的最佳利益？你是否有时间通过竞争性采购程序对RMC进行全面审查，或者你现在就需要一个RMC？你是否已经有了几个RMC，或者你需要更多关于其他选择的信息？选择一个RMC对你的公司来说是一个重要的商业决定。

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