Relocalisation des employés: tout pour vous Besoin à connaître

Qu'est-ce que la réinstallation des employés?

La réinstallation d’employés se produit lorsqu’une entreprise choisit de déplacer un employé nouveau ou existant d’un emplacement à un autre, et les séduira souvent avec certains avantages pour aider à rendre le déménagement plus facile et plus abordable. Les raisons de la relocalisation d’un employé peut inclure l’ouverture d’un nouvel emplacement, pourvoir un poste vacant dans un autre emplacement, le développement de carrière, etc.

La relocalisation des employés, également connue sous le nom de mobilité mondiale et de relocalisation d’entreprise, est une tâche importante qui permet aux employeurs comme vous de rester compétitifs dans votre recherche des meilleurs talents. L’industrie de la délocalisation existe pour vous aider à gérer et à déplacer vos meilleurs et plus brillants talents là où ils doivent être afin d’augmenter les performances personnelles et les revenus de l’entreprise.

Les avantages de déménagement comprennent souvent des conseils avant la décision (c’est-à-dire, est-ce que ce déménagement est bon pour eux?), Une aide au départ et à destination (comme la vente d’une maison, la recherche d’une nouvelle maison) et un déménagement d’articles ménagers (qui peut se faire par camion de location fourgonnette ou fret aérien). Cependant, vous pouvez choisir le niveau d’avantages que chaque employé qui déménage recevra en fonction de critères importants pour vous, tels que le niveau d’emploi, le statut de propriétaire ou tout autre critère que vous jugez essentiel dans la création de ce que nous appelons des politiques de réinstallation. Les politiques de réinstallation sont comme des flux de travail qui déterminent ce que chaque employé recevra en contrepartie des avantages, généralement en fonction du niveau.

Les mythes entourant la délocalisation sont vastes, mais il n’est pas nécessaire d’être un expert ou de travailler pour une société de gestion de déménagement, ou RMC, pour comprend tout . L’industrie est en constante évolution en fonction des tendances actuelles et des meilleures pratiques sur le lieu de travail mondial, c’est pourquoi les entreprises passent généralement des contrats avec un RMC pour gérer les délocalisations à leur place.

Historique de la réinstallation des employés

L’industrie de la relocalisation des employés s’est développée comme un mouvement d’après-guerre après la montée en flèche des affaires et l’augmentation des besoins en personnel à travers les États-Unis. La demande s’est intensifiée dans les années 1960, les entreprises se développant pour aider le «cessionnaire» qui, parfois, devait se trouver dans un nouvel emplacement avec très peu de préavis.

Le Conseil consultatif de l’immobilier sur la relocalisation des employés (ERREAC) (maintenant le ERC® dans le monde ) a été fondée en 1964 à Chicago pour répondre aux besoins croissants d’une nation qui incitait de plus en plus ses employés à se développer et à accroître sa productivité. Les années 80 et 90 ont vu le volume des délocalisations s’accroître alors que les entreprises continuaient de croître et déplaçaient des milliers d’employés chaque année.

Après le tournant du siècle, et en raison de l’amélioration de la technologie et des coûts, les activités de délocalisation se sont atténuées, mais elles constituaient toujours un avantage considérable dans de nombreuses industries, en particulier le gouvernement américain. L’activité internationale s’est considérablement développée avec de nombreux avantages et la nécessité de fournir un service client exceptionnel à ceux qui sont prêts à assumer ces missions uniques.

Aujourd’hui, 45% des employeurs déclarent ne pas trouver les compétences dont ils ont besoin . C’est pourquoi WHR Group soutient ses clients dans l’expansion de la recherche d’emploi au-delà des régions locales, car la meilleure personne pour le poste n’est pas toujours dans votre ville.

Services de réinstallation des employés

Les services de réinstallation des employés, ou avantages, sont généralement décrits dans une politique de réinstallation. Cela élimine les conjectures lors de la gestion de chaque déménagement individuel et permet la cohérence au sein de votre programme.

Pour les employés qui déménagent aux États-Unis, ces services peuvent inclure une combinaison de l’un des éléments suivants:

Pour ceux qui déménagent à l’étranger, les services peuvent inclure une combinaison de l’un des éléments suivants:

Conformité fiscale internationale

Indépendamment du fait qu’une réinstallation internationale soit permanente ou simplement une affectation à court terme, toutes les dépenses liées à la réinstallation soulèveront probablement des problèmes fiscaux dans les pays de départ et de destination. C’est pourquoi il est essentiel que le risque fiscal potentiel lié aux remboursements de déménagement soit surveillé afin que des déclarations de revenus précises puissent être déposées dans les anciens et les nouveaux pays.

Les citoyens américains sont tenus de déclarer des impôts sur leur revenu global, quel que soit l’endroit où ils ont été gagnés et en plus des déclarations fiscales requises dans le pays d’affectation. Lorsqu’un employé quitte les États-Unis, il doit quand même produire une déclaration de revenus fédérale américaine. Cependant, les États-Unis offrent un crédit pour impôt étranger qui peut être appliqué à la déclaration de l’employé, ce qui signifie que le montant dû aux États-Unis pourrait être nul ou négligeable, mais ils sont toujours tenus de produire une déclaration.

Il est fortement suggéré que l’employeur fournisse péréquation fiscale  pour les salariés déménageant à l’international. Cela permet aux employés de payer les impôts comme ils le feraient dans leur pays d’origine, vous couvrant la différence.

Élaboration d'une politique de réinstallation

Maintenant que vous en savez un peu plus sur l’industrie de la relocalisation, vous pouvez commencer à réfléchir à la manière de structurer ces politiques de relocalisation. Deux des approches les plus courantes pour créer des politiques de réinstallation réussies sont l’approche à plusieurs niveaux et l’approche à la carte.

L’approche à plusieurs niveaux

Une politique définie et échelonnée donne à une entreprise la possibilité de sélectionner facilement quel employé recevra quel ensemble d’avantages. Notre recherche indique une moyenne de quatre niveaux dans toute politique de réinstallation. Cela permet une variation suffisante entre chaque ensemble d’avantages sans créer trop de complexité pour l’administration.

Alors qu’une politique à plusieurs niveaux permet à une entreprise d’être sélective quant aux avantages offerts et à qui, certains avantages peuvent être offerts à tous les forfaits. Par exemple, un déménagement d’articles ménagers peut être proposé à tous les employés qui déménagent, mais seuls certains employés peuvent bénéficier d’un avantage pour la vente à domicile. Vous devrez réfléchir aux avantages les plus pertinents pour vos différents niveaux d’employés.

Les entreprises utilisent également des niveaux de politique pour garder un œil sur les coûts de réinstallation. Certaines entreprises offrent des avantages pour la vente à domicile à tous les propriétaires qui déménagent, tandis que d’autres préfèrent restreindre cette offre aux employés de niveau supérieur, car la vente à domicile est l’une des plus chères et complexes  (mais utiles) avantages que vous pouvez offrir.

Construire vos niveaux

Les entreprises utilisent plusieurs facteurs lors de la création d’une politique à plusieurs niveaux. En fait, la plupart des entreprises utilisent plusieurs facteurs. Le critère le plus courant pour déterminer l’indemnité de réinstallation d’un employé est le niveau de l’emploi. Ceci est en grande partie lié à la rareté de l’ensemble des compétences requises et à l’impact que l’individu aura sur l’organisation dans le nouveau rôle. Le deuxième facteur le plus courant est le statut de propriétaire, car les coûts et les délais pour déplacer les locataires par rapport aux propriétaires diffèrent constamment.

L’approche à la carte

Une autre approche pour avoir une politique à plusieurs niveaux consiste à utiliser une politique à la carte ou à menu. Cela peut être idéal pour les entreprises qui aiment être extrêmement sélectives quant aux avantages accordés sur une base individuelle.

Bâtir des avantages à la carte

Le pouvoir discrétionnaire utilisé pour décider des avantages à offrir vous appartient pour chaque déménagement et peut être basé sur la nécessité pour l’employé de déménager, la distance à laquelle l’employé déménage ou simplement sur le budget.

Les employés eux-mêmes peuvent également être chargés de décider des avantages qu’ils reçoivent. L’entreprise peut offrir à un salarié un montant forfaitaire spécifique ou utiliser un système de «points». L’employé peut alors déterminer, en fonction des dollars ou des points reçus, quels avantages il aimerait recevoir de l’employeur par rapport à ce que l’employé aimerait gérer seul.

La culture de votre entreprise, les stratégies de développement des talents et bien plus encore doivent être prises en compte lorsque vous décidez comment développer votre politique de relocalisation des employés. Offrir trop d’avantages peut s’avérer coûteux pour votre organisation, mais ne pas en offrir suffisamment peut avoir un impact négatif sur votre succès dans le recrutement et la rétention de vos employés.

Pourquoi vous devriez externaliser vos efforts de réinstallation des employés

À l’époque du faible volume, les professionnels des ressources humaines géraient confortablement la relocalisation de quelques employés clés sans l’aide d’un spécialiste. Ces déménagements auraient pu être une somme forfaitaire généreuse avec accès à un transporteur d’articles ménagers préféré, mais bien que cela ait fonctionné dans le passé, les meilleures pratiques de réinstallation et le secteur de la main-d’œuvre lui-même ont considérablement changé.

Afin de trouver les meilleurs talents pour le poste, il est devenu essentiel pour les entreprises d’avoir un programme de relocalisation mondial qui adhère aux meilleures pratiques d’aujourd’hui tout en restant à jour sur les exigences fiscales et juridiques.

Création et exécution réussie d’un programme de réinstallation  qui est en concurrence sur le marché mondial actuel est une tâche exigeante qui demande plus de temps et de compréhension que jamais auparavant, c’est pourquoi les départements RH externalisent traditionnellement le processus de relocalisation. L’utilisation d’un RMC allège le fardeau de répondre à la demande des meilleurs talents en offrant ces avantages fondamentaux:

  1. Accès à des experts en réinstallation compétents
  2. Plus de temps pour vous concentrer sur vos autres tâches
  3. Connexion à un vaste réseau de tiers, à des tarifs réduits, pour des services tels que la recherche de logement, le logement temporaire et le déménagement d’articles ménagers
  4. Opportunités de comparer votre programme de relocalisation par rapport à d’autres clients pour garantir les meilleures pratiques et la compétitivité des meilleurs talents
  5. Économies de coûts accrues grâce à l’utilisation de tiers à prix réduit et d’avantages fiscaux
  6. Accès à une technologie dédiée à la réinstallation pour que votre programme fonctionne de manière optimale

Pour mieux comprendre les avantages de l’externalisation de votre programme de relocalisation à un expert en relocation comme WHR Group, consultez notre 7 avantages de l’externalisation de votre programme de réinstallation .

Sélection d'un fournisseur de réinstallation d'employés

Avant même de commencer à chercher une entreprise de relocalisation d’employés, vous et les autres décideurs de votre entreprise devez définir ce que vous recherchez le plus chez un fournisseur.

Faites une liste de vos principaux désirs et besoins, et tenez-vous-en à cette liste tout au long de votre processus de sélection. Commencez par considérer votre propre entreprise: le coût est-il le facteur de motivation le plus important de votre entreprise? La satisfaction du service est-elle? S’agit-il des deux, ou de tout autre chose – comme la structure de gestion du CMR ou des années d’expérience?

Tenez également compte de la taille de votre entreprise et du nombre prévu de déménagements par an. Les RMC varient en taille de milliers d’employés sur plusieurs continents ou d’entreprises situées dans un même bureau pour rationaliser la livraison et les communications. Voulez-vous être un petit poisson dans un grand étang, ou avez-vous besoin d’être un gros poisson dans un petit étang? Vraiment au cœur de ce que votre entreprise valorise le plus chez un fournisseur.

Pour vous aider à démarrer, voici quelques éléments importants à rechercher lors de la sélection d’un RMC:

  1. Si le RMC fonctionne simplement comme un autre fournisseur pour votre entreprise ou un partenaire dans vos efforts de relocalisation
  2. La capacité du RMC à rester flexible et réactif face au changement à mesure que votre entreprise ou les besoins de vos employés évoluent
  3. Efforts pour aller au-delà des attentes en matière de service à la clientèle, car il est plus coûteux d’embaucher un nouvel employé que de déménager un employé exceptionnel
  4. Capacité à marier les efforts de service à la clientèle avec économies de coûts des initiatives pour justifier la dépense d’une ressource aussi importante pour vos employés
  5. Expérience en gestion de la chaîne d’approvisionnement, car les PMR utilisent leur propre réseau de fournisseurs sur le terrain pour des tâches telles que les visites d’appartements, le transport d’animaux de compagnie et la formation linguistique pour vos employés

Pour plus d’aide dans la sélection d’un fournisseur de déménagement, consultez ces 8 choses à rechercher chez un fournisseur de déménagement .

Expérience de l'employeur avec la réinstallation

Lors de l’externalisation de votre programme de relocalisation, votre RMC vous affectera un gestionnaire de compte. Cette personne est votre interlocuteur dédié pour la gestion des programmes, le suivi des performances des services, ainsi que le conseil en politique et l’analyse comparative. Avoir ce point de contact ingénieux et compétent est l’un des éléments les plus critiques d’un programme de réinstallation réussi.

Les responsabilités de votre responsable de compte peuvent inclure:

  1. Suivi des comptes et assurance qualité
  2. Connaissance des meilleures pratiques de l’industrie, des tendances, de la fiscalité et du droit
  3. Réunions clients mensuelles, trimestrielles et annuelles
  4. Rapports
  5. Conseil en politique
  6. Analyse comparative des politiques
  7. Surveillance par des tiers (par exemple, agent immobilier des employés ou déménageur d’articles ménagers)

Vous pouvez vous attendre à ce que votre responsable de compte vous fournisse des mises à jour régulières sur les employés VIP / dirigeants qui déménagent, les demandes d’exception à votre politique (par exemple, un employé ayant besoin d’un mois supplémentaire de stockage) et vous aide à coordonner des rapports personnalisés.

Leur objectif principal est d’être proactif et de travailler dans votre meilleur intérêt tout au long de l’expérience de réinstallation.

Expérience des employés avec la réinstallation

Les employés qui relocalisent se voient attribuer un conseiller en réinstallation pour aider à expliquer, gérer et fournir tous les services reçus dans le cadre de la politique de l’employeur. Ce conseiller sert de point de contact principal pour l’employé transféré tout au long du cycle de vie de la réinstallation, et son objectif principal est de fournir des directives cohérentes sur les politiques, une connaissance du programme et de s’assurer que tous les services et les délais sont gérés à la satisfaction de l’employé plus le contrat. conditions. En tirant parti de la technologie de relocalisation, les conseillers sont guidés à travers toutes les tâches et les produits livrables exceptionnels, de l’assistance marketing à domicile à la recherche d’un logement, en passant par l’aide à votre autre significatif pour trouver un emploi dans le nouvel emplacement.

 

Expérience initiale

L’expérience de réinstallation proprement dite commence une fois que vous autorisez un employé à effectuer une réinstallation, généralement via la technologie du RMC ou par e-mail. Dans les 24 heures, le conseiller désigné contactera l’employé, se présentera comme le principal point de contact et fixera une heure pour un premier appel téléphonique approfondi.

Lors de cet appel, le conseiller procède à une évaluation des besoins de l’employé et / ou de la famille tout en expliquant tous les services éligibles. Cela permet au conseiller d’aligner les attentes de l’employé avec votre politique, telles que:

  • Aide à la vente ou à la location d’un logement
  • Marketing et recherche de maison
  • Processus de déménagement d’articles ménagers, que ce soit par la location de camions, une ligne de fourgonnettes à service complet ou un transporteur international
  • Vue d’ensemble des services de destination, y compris le stockage, le logement temporaire et la formation linguistique
  • Financement final en capital le cas échéant
  • Dépenses éligibles au remboursement ou aux exclusions fiscales

Après l’appel téléphonique initial, le conseiller s’assure que toutes les informations sont stockées et sécurisées dans la technologie de relocalisation pour conduire le processus jusqu’à la clôture du dernier service.

Expérience continue

Tout au long de la réinstallation, le conseiller coordonne chaque service en tant que défenseur de l’employé, fixant les rendez-vous, confirmant les mises à jour de statut et s’assurant qu’ils fournissent des mises à jour cohérentes et opportunes sur chaque service en cours de route, telles que:

  • Trouver un logement temporaire
  • Réservation d’un agent immobilier ou de location
  • Approvisionnement en évaluateurs et inspecteurs en bâtiment
  • Réservation et supervision de l’équipage des biens ménagers / transitaires

Technologie de réinstallation

Technologie RMC

La plupart des PMR utilisent une certaine forme de technologie spécifique à la réinstallation. Cela peut être quelque chose que leurs propres développeurs ont créé, ou il existe des produits disponibles à l’achat, qui sont ensuite personnalisés à la marque du RMC.

Le conseiller en réinstallation de l’employé travaille à partir de la technologie, qui déclenche généralement des mesures à prendre pour chaque service autorisé. De l’assistance marketing aux services au conjoint / partenaire, chaque élément est mappé avec des points de contact et des déclencheurs du système tout au long du processus pour assurer un suivi cohérent de la part du conseiller.

Gardez à l’esprit que la technologie de votre RMC ne doit pas remplacer une communication régulière et cohérente avec l’employé. Il devrait plutôt permettre une approche proactive du service plutôt que d’être réactif aux besoins, désirs ou préoccupations des employés. Le facteur sous-jacent de toute technologie de relocalisation est de piloter les services assignés et de fournir des résultats qui évitent tout faux pas ou délai écoulé avant qu’ils ne se produisent.

Technologie des employeurs

Vous et tout autre membre de votre équipe de gestion de la réinstallation devez avoir un accès sécurisé à la technologie client personnalisée. Cette technologie donnera accès à des fonctionnalités telles que:

  • Outil d’autorisation de réinstallation
  • Historique des factures
  • Outil d’estimation des coûts de déplacement
  • Reporting en temps réel
  • Vue d’ensemble de toutes les délocalisations avec capacité d’exploration
  • Cotes de satisfaction des employés
  • Autorisations à ce jour et par type de politique
Technologie des employés
Les employés ont généralement accès à leur propre technologie de réinstallation. Leur accès est personnalisé pour afficher uniquement les services qui leur sont disponibles. Les employés peuvent s’attendre à ce qui suit de leur accès à la technologie de réinstallation:

  • Récapitulatif de tous les services attribués
  • Calendrier des événements et des tâches à accomplir
  • Outil de gestion des dépenses pour soumettre les reçus de voyage applicables et suivre le remboursement
  • Formulaires et documents numériques importants pour leur déménagement
  • Coordonnées de leur conseiller
  • Coordonnées des tiers désignés, tels que leur agent immobilier ou évaluateur
  • Expérience adaptée aux mobiles

Structure des coûts de réinstallation et transparence

Nous sommes assez convaincus que votre entreprise a été structurée de manière à générer des revenus, mais comment l’argent est-il gagné lors de la délocalisation?

Il ne devrait jamais y avoir de surprise lorsque vous examinez une facture de déménagement, c’est pourquoi nous avons créé cette liste de frais communs pour vous aider à mieux comprendre et négocier un contrat raisonnable pour les services de déménagement. Si les frais varient d’une entreprise à l’autre, ils sont en général similaires dans tous les PMR.

Frais de service: Coûts facturés par un CMR pour l’administration globale du programme, y compris les salaires, les frais généraux et les bénéfices
Frais de référence: Revenu reçu par vous ou par le CMR pour des tâches telles que l’achat d’un agent immobilier ou d’une ligne de fourgonnettes spécialisée dans la relocalisation d’entreprise
Frais fixes: Généralement trouvé dans les contrats gouvernementaux, ce type de frais reflète les coûts d’exploitation prévus lors de la revente de la propriété et comprend les coûts liés à l’entretien du déménagement.
Frais de non-conformité: Frais supplémentaires pouvant être facturés lorsqu’une propriété ne respecte pas les stipulations de votre politique de réinstallation ou de votre contrat RMC
Autres frais: Frais de reprise, d’annulation ou de prolongation du temps de marché

La transparence est un élément clé pour comprendre comment la chaîne d’approvisionnement tierce est rémunérée pour les services liés au déplacement de vos employés.

Étude de référence sur la mobilité mondiale

Guide des avantages de la vente à domicile

Boîte à outils Relo

Comparaison des références de déménagement

Générateur de demande de réinstallation

Concepteur de la politique intérieure des États-Unis

Estimateur des coûts de réinstallation aux États-Unis

Papiers blanc

Exemple de lettre de réinstallation aux États-Unis

Exemple de lettre de réinstallation internationale

Exemples de grilles de politique de réinstallation

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