Gestion de la conformité

Les entreprises continuent d'utiliser la relocalisation des employés comme un outil pour retenir et recruter des talents de qualité. Parallèlement, les règles et réglementations associées à la relocalisation des employés continuent d'évoluer. Les questions complexes de conformité créent des défis quotidiens pour ceux qui gèrent les programmes de relocalisation et les conséquences d'une non-conformité ont des implications énormes pour les entreprises.

La relocalisation d'employés aux États-Unis pose des problèmes différents de ceux qui se posent à l'échelle internationale, mais il est tout aussi important de rester en conformité. Les différents États américains et les pays du monde entier accordent de plus en plus d'attention aux multinationales pour s'assurer que ces dernières respectent leurs lois lorsqu'elles entrent et sortent de leur site. Vous trouverez ci-dessous des explications sur les risques auxquels la plupart des programmes de relocalisation peuvent être confrontés :

Vente à domicile

Souvent, la première pièce du puzzle de la relocalisation des employés consiste à vendre la maison de la personne transférée sur son lieu de départ. De nombreuses entreprises proposent une aide à la vente de la maison pour s'assurer que leurs talents arrivent dans leur nouveau lieu de travail avec le moins de frictions possible. Il existe plusieurs programmes de vente de maison et les entreprises doivent être conscientes de tous les facteurs associés à chaque type de programme de vente de maison. Chaque programme comporte ses propres avantages et risques.

Les entreprises qui proposent un rachat à leurs employés éliminent la charge financière que représente la vente de la maison pour l'employé. Pour ce faire, elles achètent directement la maison de l'employé, puis la vendent à un futur acheteur dans le cadre d'une transaction distincte. En gardant ces transactions séparées et en se conformant aux onze éléments et procédures clés d'un programme de valeur modifiée de Worldwide ERC©, l'employé évite également de payer des impôts fédéraux sur les frais de clôture ou les honoraires d'agent immobilier associés à la vente de la maison. Cependant, l'entreprise doit être consciente de la structure de son programme afin de rester en conformité avec les réglementations de l'IRS.

Les "11 éléments clés et procédures d'une transaction de valeur modifiée" de Worldwide ERC

  1. Tout employé (EMPLOYÉ) qui souhaite bénéficier de l'option de valeur modifiée et qui inscrit sa maison auprès d'un courtier immobilier doit inclure une clause d'exclusion appropriée dans le contrat d'inscription, selon laquelle le contrat d'inscription est résilié en cas de vente de la maison à l'employeur ou à la société de relogement.
  2. L'EMPLOYÉ ne doit en aucun cas accepter un acompte de la part d'un acheteur potentiel.
  3. L'EMPLOYÉ ne doit en aucun cas signer une offre présentée par un acheteur potentiel.
  4. L'EMPLOYÉ conclut un contrat contraignant ("Contrat de vente") avec son employeur ou la société de services de relogement ("ACHETEUR").
  5. Après la signature du contrat de vente avec l'ACHETEUR et après que l'EMPLOYÉ a quitté le logement, toutes les charges et tous les avantages de la propriété sont transférés à l'ACHETEUR.
  6. Le contrat de vente entre l'EMPLOYÉ et l'ACHETEUR au prix le plus élevé est inconditionnel et ne dépend d'aucun événement, y compris l'obtention par l'acheteur potentiel d'un engagement hypothécaire.
  7. Ni l'EMPLOYÉ ni l'employeur dans le cas d'une transaction avec une société de relocalisation n'exerce de pouvoir discrétionnaire sur la vente ultérieure du logement par l'ACHETEUR.
  8. L'ACHETEUR conclut un contrat d'inscription distinct avec un courtier immobilier pour l'aider à revendre la propriété.
  9. L'ACHETEUR conclut un accord séparé pour vendre la maison à un acheteur.
  10. L'ACHETEUR s'occupe du transfert du titre de propriété à l'acheteur.
  11. Le prix d'achat finalement payé par l'acheteur n'a aucun effet sur le prix d'achat payé à l'EMPLOYÉ.

Taxe

Qu'il s'agisse d'un transfert permanent ou d'une affectation à court terme, tous les frais de réinstallation sont susceptibles de soulever des problèmes fiscaux dans les pays de départ et de destination. Pour que les déclarations fiscales soient remplies avec précision dans les deux pays, il faut surveiller de près le risque d'exposition fiscale lié aux remboursements de la réinstallation.

Quel que soit le lieu où le revenu a été gagné, les citoyens américains sont tenus de remplir une déclaration d'impôt fédéral sur leur revenu mondial ; cette déclaration s'ajoute à celle qui est exigée dans le pays d'accueil. Toutefois, les États-Unis accordent un crédit d'impôt étranger qui peut être appliqué à la déclaration de l'employé. Cela signifie que le montant de l'impôt dû aux États-Unis peut être nul ou négligeable, mais que l'employé est quand même tenu de remplir une déclaration.

Il est fortement conseillé aux employeurs de mettre en place une politique de péréquation fiscale pour les employés qui déménagent à l'étranger. Cela permet aux employés de payer des impôts comme ils le feraient dans leur pays d'origine, l'employeur couvrant la différence.

Immigration

Quel est le pays d'origine ? Quel est le pays d'accueil ? Quelle est la nationalité du cessionnaire ? Combien de temps resteront-ils dans le pays d'accueil ? Quel type d'affaires vont-ils mener ? Combien de fois ont-ils séjourné dans le pays d'accueil ? Tous ces facteurs et leurs combinaisons doivent être pris en compte lorsqu'il s'agit des risques d'immigration liés à la relocalisation des employés d'un pays à l'autre. Il est également important de suivre chacun de ces aspects.

En matière d'immigration, il n'existe pas de solution unique. Chaque scénario présente un ensemble unique de défis et la législation semble changer quotidiennement. Disposer d'une expertise de qualité à vos côtés vous permettra non seulement d'éviter les risques, mais aussi de comprendre quels délais sont réalistes. Au final, les missions seront plus fructueuses pour l'employé et l'entreprise.

En outre, il est essentiel de suivre le nombre de jours que l'employé passe dans le pays d'accueil, et il est tout aussi important de suivre les visites de pays qui peuvent avoir lieu lorsqu'ils voyagent pour affaires au-delà des frontières. Vous devez également suivre les dates d'expiration des visas afin de vous assurer que les prolongations appropriées sont déposées, ou que vous avez un plan en place pour rapatrier l'employé.

Sécurité des données

Trop souvent, nous lisons dans les journaux qu'une grande banque ou un détaillant a été piraté et que les informations de ses clients sont en danger. Notre secteur n'est pas plus sûr que la banque ou le commerce de détail. Le processus de relocalisation nécessite la collecte d'informations personnelles identifiables (PII) en raison de la gestion des biens immobiliers, de l'immigration, des impôts, etc. Il n'y a pas de place pour l'erreur en ce qui concerne la protection de ces données et nous devons rester proactifs.

WHR s'appuie sur ses systèmes de technologie de l'information (TI) pour accomplir sa mission consistant à fournir et à gérer de manière rentable des services de relocalisation à l'échelle mondiale et nationale. Pour garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de ses systèmes informatiques et des actifs associés (matériel, logiciels et données), WHR maintient un programme de sécurité de l'information conformément à la loi fédérale sur la gestion de la sécurité de l'information (FISMA) et aux directives d'application de l'Office of Management and Budget (OMB) et du National Institute of Standards and Technology (NIST).

WHR se soumet à un audit annuel SSAE18 Type II/SOC 1® réalisé par un cabinet d'audit externe certifié. Cet audit examine et teste nos contrôles, nos processus, notre efficacité opérationnelle, notre technologie et nos rapports financiers pour en garantir l'exactitude.

Vous êtes prêt à en savoir plus sur la façon dont nous pouvons vous aider avec vos services de relocalisation ?